Seit November 2020 stehen Auftragnehmer, die mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte machen, in der Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen zu erstellen. Papierbasierte Rechnungen oder PDF-Dateien ohne strukturierte Informationen sind seitdem nicht mehr zulässig. Dabei müssen sich Unternehmen für ein E-Rechnungs-Format entscheiden.  

Für das hybride Format ZUGFeRD spricht in erster Linie, dass Absprachen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger nicht nötig sind. Ziel ist es, eine reibungslose und effiziente Kommunikation zu fördern. 

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist die Bezeichnung für ein einheitliches branchenübergreifendes Datenformat für elektronische Rechnungen. Konkret handelt es sich hierbei um eine PDF-Datei, welche maschinell auswertbare Informationen, eingebettet als XML-Datei, enthält. 

Zielsetzung

Das ZUGFeRD-Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit dem Ziel gegründet, die Kommunikation zwischen Unternehmen bzw. Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung unkomplizierter zu gestalten. So soll nicht nur – wie beim E-Invoicing üblich – Material und Porto eingespart werden. Dadurch, dass Formatabsprachen zwischen den Parteien überflüssig werden, lassen sich auch der Rechnungslauf optimieren und Prozessschritte ablösen. 

Ein Format als Antwort auf viele unternehmerische Herausforderungen

Insbesondere kleine Unternehmen sehen sich, angesichts der seit November 2020 geltenden Regelung, ausschließlich E-Rechnungen an die öffentliche Hand stellen zu dürfen, mit diversen Hürden konfrontiert. Als hybrides Format konzipiert, soll ZUGFeRD das Thema E-Invoicing für Unternehmen aller Größen zugänglicher machen.  

Das Datenformat integriert in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Dies bedeutet, dass der Rechnungsversand in Form eines PDF-Dokuments erfolgt, welches für den Anwender lesbar ist. Mitversandt wird außerdem ein inhaltlich identisches Mehrstück, eine XML-Datei, sodass die elektronische Verarbeitung über die strukturierten Rechnungsdaten möglich ist. Je nach seinen technischen Möglichkeiten, hat der Rechnungsempfänger auch die Möglichkeit, die PDF-Datei einzusehen und weiterzuverarbeiten. 

Die Zielgruppe

Zielgruppe sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie die öffentliche Verwaltung insbesondere auch kleine Unternehmen, die nur selten Rechnungen an unterschiedliche Geschäftspartner stellen und eventuell noch nicht auf hochgradige Automatisierungsprozesse setzen. Denn sie könnten dann die PDF-Datei zur manuellen Bearbeitung heranziehen. 

Rechnungserstellung mit ZUGFeRD

ZUGFeRD stellt keine Anwendungssoftware dar, sondern ist vielmehr eine Art Strukturbeschreibung eines Datensatzes, die wiederum in eine Software implementiert werden muss. Dies kann über Standardsoftwaresysteme, wie ERP- oder EDI-Systeme, erfolgen. Einige dieser Buchhaltungs- oder Softwaresysteme unterstützen das ZUGFeRD-Format bereits. 

ZUGFeRD-Rechnungen kommen als PDF-Anhang einer E-Mail beim Auftraggeber an. Während dieser bei einer reinen PDF-Datei eine OCR-Software benötigt, um die Informationen zu verarbeiten oder andernfalls alle Rechnungsdaten manuell übertragen muss, ist die ZUGFeRD-Rechnung doppelt lesbar: Denn sie kommt in einem für den Anwender lesbaren PDF-Dokument und enthält zusätzlich eine XML-Datei, sodass eine Rechnungsdatensoftware die darin eingebetteten strukturierten Daten aufnehmen kann. 

• Freie Zugänglichkeit: Bei der Nutzung des ZUGFeRD-Formats gibt es keinerlei Hürden oder Einschränkungen im Hinblick auf Branche oder Unternehmensgröße. 
• International anerkannt: ZUGFeRD ist sowohl für den europäischen als auch für den internationalen Zahlungsverkehr geeignet, da alle Standardisierungsanforderungen erfüllt werden und das Format im Hinblick auf internationale Kompatibilität entwickelt wurde. Zudem handelt es sich hierbei um einen branchenunabhängigen Standard. 
• Einfaches Handling: Für den Rechnungsaustausch ist weder eine vertragliche Vereinbarung zwischen den Parteien erforderlich, noch ist ein eigenes technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben. ZUGFeRD-Rechnungen können auf unterschiedlichen elektronischen Wegen übermittelt werden. 
• Vereinfachte Rechnungsverarbeitung: Mit ZUGFeRD lassen sich Zahlungsabläufe automatisieren und vereinfachen, wodurch Prozesse verschlankt werden können. Eine fehleranfällige manuelle Daten- und Belegerfassung entfällt. 
• Kluft der Digitalisierungsgrade verringert sich: Viele kleinere Unternehmen verfügen noch nicht über einen digitalen Rechnungsworkflow. Jedoch ist diese Kluft der Digitalisierungsgrade bei der Nutzung des ZUGFeRD-Formats unerheblich. Dank der beiden kombinierten Formate – PDF/A-3- und XML-Datei – weicht die Rechnung optisch nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung ab. Darüber hinaus hat der Rechnungsempfänger die Wahl, ob er die ZUGFeRD-Rechnung manuell erfasst oder direkt in einem kompatiblen System weiterverarbeitet. 
• Rechtlich auf der sicheren Seite: ZUGFeRD enthält alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs, die sowohl in einer für den Anwender lesbaren als auch in einer maschinell verwertbaren Form vorliegen. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich mit ein paar wenigen Handgriffen erfassen, erstellen, buchen, für die Zahlung vorbereiten und archivieren. Zudem erfüllt die neue Format-Version 2.0 alle Anforderungen öffentlicher Auftraggeber. 

Noch bevor Unternehmen ZUGFeRD einrichten, lohnt ein Blick auf die steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Aspekte: 

Die steuerlichen Aspekte

• Elektronische Rechnungen müssen sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. 
• Der Archivierungszeit beträgt zehn Jahre. Über diesen Zeitraum müssen Unternehmen über die entsprechende Soft- und Hardware für die Archivierung verfügen. 

Die betriebswirtschaftlichen Aspekte

• Die Geschäftspartner müssen dem elektronischen Rechnungsaustausch zustimmen. 
• Das Format zur elektronischen Rechnungserstellung muss für internationale Geschäfte kompatibel sein. 
• Schulung der Mitarbeiter 
• Anpassungen der Prozesse und neue Kostenkalkulation 

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FAQ aufrufen

Als hybrides und dennoch klar definiertes Datenformat ist das ZUGFeRD-Format insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ein guter Einstieg in das Thema E-Invoicing und eine ebenso kostengünstige wie unkomplizierte Alternative zu anderen E-Rechnungsformaten. So können mit ZUGFeRD Unternehmen jeder Größe ohne Umstellungsprobleme in die elektronische Rechnungsstellung eingebunden werden. 

Dennoch sollten Betriebe, die bislang noch ausschließlich auf Post- und Papierversand setzen, in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse investieren. Sowohl ausgangs- als auch eingangsseitig kann das E-Rechnungsformat ZUGFeRD diverse Prozessschritte ablösen und die Rechnungserstellung und -verarbeitung optimieren. Eines ist klar: Je mehr Unternehmen den elektronischen Datenaustausch nutzen, desto höher sind die Effizienz- und Kostenvorteile.  

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