Die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung ist ein weiterer Schritt hin zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Erklärtes Ziel ist es, die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) so umzusetzen, dass Unternehmen in der Lage sind, elektronische Rechnungen an Behörden sowie Einrichtungen der Bundesverwaltung zu stellen. 

Inhalte und Formate des Datensatzes für E-Rechnungen wurden mit der EU-Norm EN 16931 europaweit festgelegt. Der E-RechV gemäß ist die XRechnung (in der gültigen aktuellen Fassung) der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert jedoch auch andere, der EU-Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen. Darüber hinaus darf jeder andere Standard verwendet werden, sofern dieser sowohl den Anforderungen der EU-Norm EN 16931, als auch jenen der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Mit dem Standard XRechnung wurde die EU-Norm EN 16931 in ein nationales Format übertragen, die sowohl vom Bund als auch von den Ländern getragen wird. Der Standard ist als reines Datenformat konzipiert und ermöglicht, dass Rechnungsdaten unmittelbar und ohne Medienbrüche in die verarbeitenden Systeme importiert werden können.  

Der zugrundeliegende strukturierte XML-Datensatz dient der maschinellen Lesbarkeit. Mittels Visualisierungsprogrammen lassen lässt sich der Datensatz jedoch auch für den Menschen lesbar darstellen.  

Die XRechnung ist ein offener und zukunftssicherer Standard, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben wird. Ziel ist es, den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der der öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen. 

Die Pflicht zur XRechnung betrifft alle Unternehmen, die Aufträge für die öffentliche Verwaltung ausführen. Während die Abrechnung solcher Aufträge bei den obersten Bundesbehörden bereits seit November 2018 und bei allen anderen Bundesbehörden seit November 2019 elektronisch erfolgt, sind seit Ende November 2020 alle Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, verpflichtet, XRechnungen zu erstellen und zu versenden.  

Rechnungen, die seit diesem Zeitpunkt nicht im vorgeschriebenen elektronischen Format erstellt beim Rechnungsempfänger eingehen, werden zurückgewiesen und nicht beglichen. Ausnahmen gelten für Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro netto sowie für Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder speziellen Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.   

Bei der Auftragserteilung wird dem Rechnungssteller mitgeteilt, über welche Plattform und welche Eingangskanäle die E-Rechnungen empfangen werden können. Hierbei sind die jeweiligen Nutzungsbedingungen zu beachten.   

Die Zentrale Rechungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) fungieren als Bindeglied zwischen den Rechnungsstellern und der Bundesverwaltung. 

Während die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) lediglich den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und den Lieferanten regelt, setzen die einzelnen Bundesländer die EU-Richtlinie 2014/55/EU eigenständig um. Dies bedeutet, dass es abweichende und teils sehr unterschiedliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch geben kann. Sie ergeben sich aus den gesetzlichen Bestimmungen der einzelnen Bundesländer.   

Die Vorgaben der einzelnen Bundesländer und Kommunen in Bezug auf die Umsetzung und Übermittlung der XRechnung unterscheiden sich daher sowohl in inhaltlicher Hinsicht als auch im Hinblick auf den Zeitpunkt der verpflichtenden Umsetzung.  

Bei den Einzelregelungen spielt für betroffene Unternehmen insbesondere der Zeitpunkt, zu dem die Verpflichtung greift, eine wichtige Rolle.  

Diesbezüglich haben bis dato noch nicht alle Bundesländer verbindliche Termine genannt. In Bremen beispielsweise ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit dem 27.11.2020 verpflichtend, in Baden-Württemberg und Hamburg seit dem 01.01.2022. In Mecklenburg-Vorpommern greift die Regelung ab dem 01.04.2023, in Hessen zum 18.04.2024. Rheinland-Pfalz hat zwar noch keine E-Rechnungsverordnung veröffentlicht, geplant ist hier allerdings der 01.01.2024. Alle anderen Bundesländer haben sich noch nicht festgelegt. 

Weiterhin müssen Unternehmen die unterschiedlichen Regelungen bezüglich der Zulässigkeit der diversen Übermittlungswege und Datenformate für die E-Rechnungen im Blick behalten.  

Hier bieten die meisten Bundesländer mehrere Optionen zur Übertragung von elektronischen Rechnungen. So setzt die öffentliche Hand maßgeblich auf die öffentlichen Portale, wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), sowie auf E-Mail und PEPPOL für die Direktübertragung der E-Rechnungen. Länder und Bund weisen außerdem darauf hin, dass prinzipiell der Standard XRechnung genutzt werden soll.  

Allerdings kann es sein, dass bisweilen Rechnungsangaben gefordert werden, die über die gesetzlichen Anforderungen gemäß der EU-Norm EN 16931 hinausgehen.  

Zusätzlich zu den unterschiedlichen Regelungen der Bundesländer können Landes- und Kommunalverwaltungen ebenfalls eigene Anordnungen erlassen. Daher sollten sich Unternehmen ins Bewusstsein rufen, dass sie, je nach Kundengruppe, mehr oder weniger individualisierte Rechnungsstellungsprozesse für die öffentliche Hand installieren müssen.  

Eine gute Wissensgrundlage sind die Bund- und Länderübersichten des Forums elektronische Rechnung, des Verbands elektronische Rechnung (VeR) oder der Direktkontakt zum jeweiligen Auftraggeber.

Zum 01.08.2022 tritt die neue Version 2.2.0 der XRechnung und Extension XRechnung in Kraft, welche die bis dato gültige Version 2.1.1. ersetzt. Die Veränderungen sind, wie es auch bei den vorangegangenen Versionen der Fall war, relativ gering. Hier sind die Erweiterungen zur Herstellung der Kompatibilität mit dem Fachverfahren der digitalen Gesundheitsanwendung (DiGA) und die angekündigten Regelerweiterungen für die Prüfung der Kontaktdaten des Verkäufers zu nennen. 

Um die Kompatibilität mit dem DiGA-Fachverfahren herzustellen, mussten Code-Listen erweitert werden. Hier gab es bislang Probleme mit der Validierung einer XRechnung.  

Was die Kontaktdaten des Verkäufers betrifft, war es bislang so, dass diese zwar zwingend angegeben werden mussten, jedoch nicht einer Prüfung unterzogen wurden. So konnten beispielsweise auch Angaben gemacht werden, die „sind bekannt“ lauteten, ohne dass eine gültige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingegeben wurde. Um dies künftig zu verhindern, wurden in der Version 2.2.0 neue Prüfregeln eingeführt. 

Zur Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten an die ZRE stehen dem Rechnungssteller neben dem Format XRechnung auch andere Formate zur Verfügung, sofern sie die Normen erfüllen. Hierunter fällt beispielsweise das Datenformat ZUGFeRD 2.0. 

Unter dem Namen ZUGFeRD hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Datenaustausch entwickelt. Der Vorteil gegenüber der XRechnung: ZUGFeRD ist auf deutsche Behörden optimiert und orientiert sich maßgeblich an den Anforderungen der Wirtschaft. Gleichzeitig wurden mit der Version 2.0 sämtliche Vorgaben der XRechnung integriert. 

International wird im Zusammenhang mit E-Rechnungen jedoch häufig der Begriff Factur-X verwendet. Hierbei handelt es sich um den in Frankreich gängigen Namen für hybride elektronische Rechnungen. Factur-X ist kompatibel und technisch identisch mit der Version ZUGFeRD 2.1.  

Experten gehen derzeit davon aus, dass das Format ZUGFeRD 2.1, das alle Normen der XRechnung erfüllt, gegenüber der XRechnung in Deutschland dennoch eine eher untergeordnete Rolle spielen wird. Öffentliche Einrichtungen sind daran interessiert, den Standard XRechnung einheitlich zu verwenden.  

Noch kann es im elektronischen Rechnungsaustausch, ebenso wie bei der traditionellen papiergebundenen Rechnungsstellung, zum Umsatzsteuerbetrug kommen. Denn die Einführung der E-Rechnungspflicht mit öffentlichen Auftraggebern war lediglich der erste Schritt hin zu einer Digitalisierung der Rechnungs- und Bezahlprozesse in Deutschland. Sie bringt mehr Transparenz und außerdem Kosteneinsparungen mit sich und sorgt für mehr Sicherheit – auch hinsichtlich der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs in Krisenzeiten.  

Doch es hakt noch bei der Nachnutzung von Rechnungsdaten für Steuerprüfungen. Hier greift nach wie vor das Post-Audit-Modell. Bedeutet: Die Steuerbehörde führt erst nach Abschluss des gesamten Rechnungsprozesses eine entsprechende Prüfung durch. Der Koalitionsvertrag der Ampelparteien will dem Umsatzbetrug mit der Einführung eines einheitlichen und elektronischen Meldesystems schon bald einen Riegel vorschieben und gleichzeitig die Schnittstelle zwischen Verwaltung und Unternehmen modernisieren.  

Wie es geht, zeigen Italien und Frankreich heute schon: So gibt es in Italien ein verpflichtendes zentrales System für die Übermittlung und fiskalischen Prüfung von Rechnungen. In Frankreich werden zusätzlich zur zentralen Rechnungsplattform Serviceprovider eingebunden, welche die relevanten Steuerdaten über zertifizierte private Plattformen an den Staat übermitteln. 

Mehr Informationen zur XRechnung finden Sie auch hier: FAQ XRechnung