Elektronische Rechnungen sollen den Rechnungsaustausch vereinfachen und zudem Kostenersparnisse und Produktivitätsgewinne mit sich bringen. Grundlage hierfür ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes, das alle Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Die beiden gängigsten Formate für E-Rechnungen sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Während für beide Formate dieselben rechtlichen Vorgaben gelten wie für papierbasierte Rechnungen, unterscheiden sie sich dennoch.
Gemäß der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) werden nur noch Rechnungen akzeptiert, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. So müssen Rechnungen automatisiert auswertbar sein. Reine PDF-Dateien werden hingegen nicht mehr als gültig erachtet.
Um die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger zu vereinfachen, ist es jedoch möglich, wie es beim ZUGFeRD-Format der Fall ist, zusätzlich zu den strukturierten Daten ein für den Anwender visuell erfassbares Format mitzusenden. Allerdings müssen hier die Vorschriften im Hinblick auf die parallele Rechnungsstellung eingehalten werden.
Das gewünschte Format zur elektronischen Rechnungsstellung muss außerdem die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 erfüllen. Dies gilt sowohl für das Format XRechnung 2.0 als auch für ZUGFeRD 2.1.1.
Bei beiden Formaten ist eine XML-Datei verpflichtend, deren Struktur und Feldinhalte klar definiert sind. Daher ist es auf Empfängerseite einfach und fehlerfrei möglich, Informationen aus dieser Datei zu extrahieren. Können Sender und Empfänger diese Informationen verstehen, wird kein weiteres Medium benötigt.
Sie haben Fragen zum Format ZUGFeRD oder XRechnung? Kontaktieren Sie einen Experten von Quadient.
Wie bereits erwähnt, ist die ZUGFeRD-Version 2.1.1 inhaltlich identisch mit der XRechnung. Somit erfüllen beide die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. Dennoch gibt es Unterschiede:
Dateiformat und -endung
Da es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Datenformat handelt, bestehend aus einem für den Anwender lesbaren PDF-Teil (PDF/A-3) und einem eingebetteten, maschinell lesbare XML-Datei, unterscheidet sich dieses Format von der XRechnung als reine XML-Datei. Während ZUGFeRD-Rechnung als PDF-Datei mit der Endung .pdf empfangen werden, welche über einen Anhang verfügen, der als zugferd-invoice.xml benannt ist, sind ist die XRechnung an der Endung .xml zu erkennen.
Syntax
Unterschiede zwischen der XRechnung und ZUGFeRD bestehen außerdem im Bereich der Syntax: Laut EU-Norm sind die XML-Schemata UB (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) für elektronische Rechnungen zulässig. Die XRechnung kann in beiden Syntaxen umgesetzt werden, die ZUGFeRD-Rechnung nur im Syntax CII.
Nutzergruppe
Für den Rechnungsversand an deutsche Behörden (B2G) wurde das Rechnungsformat XRechnung vorgegeben, während sich parallel das ZUGFeRD-Format für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) etablierte. Dessen Nutzung ist jedoch freiwillig.
Hinzu kommt, dass die Entwickler zwar das Format ZUGFeRD mit der Version 2.1.1 an die XRechnung anpassten, sodass sie alle Anforderungen der EN 16931 erfüllt. Dennoch ergänzt der Standard XRechnung auf nationaler Ebene die EU-Norm noch um 21 nationale Geschäftsregeln und wird somit auch den deutschen Gesetzgebungen an die elektronische Rechnungsstellung gerecht.
Das ZUGFeRD-Format wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt und nimmt mit der Version 2.1.1 dennoch die Anforderungen der öffentlichen Hand in sich auf. Hintergrund und Ziel ist es gleichermaßen, die Bearbeitung wichtiger Rechnungsdaten so einfach wie möglich zu halten und dennoch den Umstieg auf eine digitale Rechnungsstellung voranzutreiben. So entscheidet der Empfänger, ob er eine ZUGFeRD-Rechnung elektronisch weiterverarbeiten oder klassisch bearbeiten möchte.
Daraus ergeben sich weitere Vorteile:
Investitionssicherheit
Die ZUGFeRD-Version 2.1 ist ein branchenübergreifendes und europaweit einheitliches Rechnungsformat und bietet damit ein hohes Maß an Investitionssicherheit. Zudem ist es kompatibel mit dem französischen Rechnungsstandard Factur-X 1.0.
Hohe Kompatibilität
Die im Jahr 2020 veröffentlichte ZUGFeRD-Version 2.1 entspricht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931. Dies bedeutet, dass die maschinenlesbare XML-Komponente identisch mit der XRechnung ist. ZUGFeRD-2.1-konforme Rechnungen können daher nicht nur zwischen Unternehmen, sondern auch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung ausgetauscht werden. Übermittelt werden kann die ZUGFeRD-Rechnung über diverse Wege: via E-Mail, Datenaustausch und über Up- oder Download.
Beschleunigte Prozesse
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein medienbruchfreies Datenformat. Indem E-Rechnungen auf diese Weise nicht nur klassisch weiterverarbeitet, sondern auch elektronisch erstellt, direkt übermittelt und elektronisch bearbeitet werden können, lassen sich Prozesse in der Rechnungsstellung beschleunigen und eine zügige Rechnungsbegleichung fördern.
Ist ZUGFeRD das richtige Format für Sie? Fragen Sie einen Quadient-Experten.
Die XRechnung wurde entwickelt, um deutschlandweit elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Format an alle öffentlichen Auftraggeber zu versenden. Ziel war und ist es, einen technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für den Versand, die Prüfung und Weiterverarbeitung zu etablieren – und dies bestenfalls europaweit. Die XRechnung ist ein rein digitales, XML-basiertes Datenformat, das dedizierte Rechnungsprogramme für die Weiterverarbeitung verlangt.
Das sind die Vorteile:
Automatisierung
Die XRechnung ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung im Unternehmen und reduziert damit Fehlerquellen.
Ressourcen schonen und Prozesse straffen
Der Einsatz der XRechnung verringert den personellen und finanziellen Aufwand, sorgt für schnellere Rechnungsprozesse und einen rascheren Zahlungseingang.
Fehlerprüfung
XRechnungen werden nach vorheriger Registrierung durch den Rechnungssteller über eine zentrale Rechnungseingangsplattform eingereicht. Dort werden sie automatisch auf Fehler geprüft. Besteht Nachbesserungsbedarf, wird der Rechnungssteller umgehend informiert. Dadurch beschleunigen sich die Rechnungsprozesse.
Ist XRechnung das richtige Format für Sie? Fragen Sie einen Quadient-Experten.
Die XRechnung erfüllt zwar die notwendigen Anforderungen des öffentlichen Sektors, kommt jedoch mit dem Nachteil, dass sie als reine XML-Datei nur von einer entsprechenden Software ausgelesen werden kann. Somit ist sie, im Hinblick auf den B2B-Rechnungsaustausch, etwas eingeschränkter in den Anwendungsbereichen. Allerdings ist der öffentliche Sektor verpflichtet, alle eingehenden Rechnungen als XRechnungen zu empfangen.
Für das ZUGFeRD-Format spricht, dass es erhöhte Informationsanforderungen unterstützt und somit flexibel für die Erstellung von Rechnungen für unterschiedliche Kunden im B2B-Bereich genutzt werden kann. Dank der für den Rechnungsempfänger visuell erfassbaren PDF-Dabei benötigt dieser keine automatisierte Verarbeitungssoftware, um die Rechnung auslesen zu können.
Als Entscheidungshilfe dient Unternehmen ein Blick auf ihre Rechnungsempfänger: Sind es primär öffentliche deutsche Behörden, empfiehlt sich das Format XRechnung. Sind es hingegen öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Europa, könnten sie ebenso auf das mit dem Factur-X 1.0-kompatible ZUGFeRD-Format setzen.
In jedem Fall sollten Unternehmen die akzeptierten Rechnungsformate sowie die fachlichen Anforderungen klären, bevor sie elektronische Rechnungen stellen. Denn eine nachträgliche Umwandlung ist mühsam und oftmals nicht möglich.
Sowohl die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), von der die XRechnung gepflegt wird, als auch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), welchem das ZUGFeRD-Format unterliegt, arbeiten stetig daran, beide Standards zu verbessern und diese an neue Anforderungen oder spezifische Branchen anzupassen. Bis dato ist die XRechnung auf Bundesebene verbindlich als Standard festgelegt. Auf Länderebene wurden teilweise noch keine endgültigen Entscheidungen getroffen.