Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Unter diesem Namen hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt, mit dem strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden können. Das ZUGFeRD-Format soll bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ersetzen. 

ZUGFeRD ist eines der Formate für den elektronischen Datenaustausch, das branchenübergreifend Anwendung findet und sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich eingesetzt wird. Als hybrides Datenformat kombiniert es ein PDF-Dokument (PDF/A-3) mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Dies bedeutet, dass die elektronische Rechnung sowohl eine Sichtkomponente sowie ein inhaltlich identisches Mehrstück enthält, das die elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein Vorteil ist außerdem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung von Belegen ermöglicht, ohne dass diese gescannt werden müssen.  

Das hybride E-Rechnungsformat dient dazu, die Rechnungserstellung und -verarbeitung einfacher zu gestalten. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird eine XML-Datei in ein PDF eingebettet. Der Vorteil gegenüber einer originären PDF-Datei: Während hier die Daten mithilfe einer Bilderkennungssoftware (OCR) ausgelesen, überprüft und manuell in ein Buchhaltungssystem übertragen werden müssen, liegen bei der ZUGFeRD-Rechnung maschinenlesbare Daten in Form von XML-Daten vor. Der Rechnungsempfänger kann nun entscheiden, ob er die Rechnung manuell oder digital bearbeiten möchte. 

Jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, kann das ZUGFeRD-Format für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen heranziehen. Hinzu kommt, dass es systemunabhängig einsetzbar ist, sodass ZUGFeRD-Rechnung von modernen Buchhaltungssystemen maschinell ausgelesen werden können und es dennoch möglich ist, die PDF-Datei auf herkömmlichem Weg zu verarbeiten.  

Das E-Rechnungsgesetz greift gegenüber öffentlichen Auftraggebern seit November 2020. Somit ist seitdem die Verwendung eines E-Rechnungsformats für die Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand Pflicht, die Erstellung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format jedoch nicht. Dennoch erfüllt ZUGFeRD alle Kriterien, die sich bei einer Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen erforderlich sind. Darüber hinaus ist seit der ZUGFeRD-Version 2.1.1 die XRechnung in ZUGFeRD integriert. 

Viele ERP-Systeme sind leider nicht in der Lage, ZUGFeRD-Rechnungen in den erforderlichen Standards (CII und PDF/A-3) nativ zu erstellen. Schließlich muss auch sichergestellt werden, dass die Inhalte der visuellen und strukturierten Version der Rechnung in jedem Detail übereinstimmen. Daher wird für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung in den in den meisten Fällen eine eigene Software benötigt. Diese wandelt eine bereits bestehende Rechnung in das ZUGFeRD-Format um oder gibt diese direkt bei der Erstellung als PDF-Datei aus, welche dieselben Daten gleichzeitig auch als XML enthält. 

Wer Ressourcen schonen möchte, beauftragt einen EDI-Dienstleister, der sowohl die Erstellung als auch die Validierung und die Übermittlung von ZUGFeRD-Rechnung übernehmen kann.

Automatisierte Rechnungsprüfungen sind derzeit noch nicht möglich. Allerdings kann die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung über das kostenlose Validierungstool GEFEG erfolgen. 

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht prinzipiell aus einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. Zum einen ist damit gewährleistet, dass Anwender die E-Rechnung ohne Darstellungstools lesen können. Zum anderen kann durch die Einbettung der XML- in die PDF-Datei eine unmissverständliche Zuordnung zwischen Abbild und Datei sichergestellt werden. Während also der Rechnungssteller beide Dateien sendet, hat der Rechnungsempfänger die Wahl, welche der beiden Dateien er verarbeiten möchte.

Das ZUGFeRD-Format ermöglicht den Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprachen zwischen den einzelnen Parteien. Denn können individuelle Absprachen erfolgen. Empfehlenswert ist dies insbesondere bei der Verwendung des Profils Extended, mit dem sich das ZUGFeRD-Format für bestimmte Branchen bzw. Interessengruppen erweitern lässt. 

Das ZUGFeRD-Format legt lediglich den Aufbau und Inhalt einer Rechnungsdatei fest, nicht jedoch Übertragungswege. Somit können ZUGFeRD-Rechnungen prinzipiell sowohl per E-Mail, De-Mail-Dienst oder File-Download zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden. Dies ist dann ein gangbarer Weg, wenn nur selten E-Rechnungen versendet werden. Allerdings sind die Protokolle und Postfächer nicht für den Massenversand geeignet. Hier bietet sich die Verwendung von PEPPOL an.

Wird eine Rechnung, wie es beim ZUGFeRD-Format der Fall ist, als PDF-Anhang einer E-Mail übermittelt, sollten Rechnungsempfänger genau hinsehen. Befindet sich im Menü neben dem PDF-Dokument eine Büroklammer, die auf Anhänge hinweist, unter hinter der sich eine XML-Datei verbirgt, handelt es sich um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format. Während der Inhalt dieser XML-Datei für das menschliche Auge eher unübersichtlich ist, ist eine Software in der Lage, die Rechnungsdaten sicher auszulesen. 

Während der ZUGFeRD-Standard selbst kostenlos heruntergeladen werden kann, benötigen Rechnungssteller ein Programm, das diesen Standard verarbeiten kann. 

Wer ZUGFeRD-Rechnungen erhält, kann auf verschiedene Weise damit umgehen. Am einfachsten ist der Erhalt der ZUGFeRD-Datei als Mail-Anhang. Hier fungiert die E-Mail als Briefumschlag und ist daher unerheblich für die Archivierung. Kommt die Rechnung mit PDF-Datei, lässt sie sich mit einem klassischen PDF-Reader öffnen und lesen, sodass die XML-Daten in diesem Fall auch ohne Rechnungsprogramm sichtbar gemacht werden können. 

Prinzipiell müssen elektronische Rechnungen in dem Format archiviert werden, in den sie empfangen wurden. ZUGFeRD-Rechnungen kommen als PDF-Datei und XML-Anhang und müssen, wie alle elektronischen Rechnungen, digital und in revisionssicherer Form gemäß den aktuell geltenden Rechtsvorschriften aufbewahrt werden. 

ZUGFeRD kann EU-weit und international eingesetzt werden. Dem ZUGFeRD-Format liegen die Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG) zugrunde, die vom Europäischen Standardisierungsgremium CEN entwickelt wurden. Rechtliche Grundlagen sind die Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931. Zur Beliebtheit und Verbreitung des ZUGFeRD-Formats trägt insbesondere das durch den Nutzer unmittelbar lesbare Abbild der Rechnung, das PDF, bei. Denn so können Rechnungsempfänger frei entscheiden, ob das PDF oder die XML-Datei im Unternehmen weiterverarbeitet wird. 

Seit Juli 2020 steht die weiterentwickelte ZUGFeRD-Version 2.1.1 zur Verfügung. Im Unterschied zu den vorangegangenen Format-Versionen enthält ZUGFeRD 2.1.1 das XRechnungs-Profil. Somit erfüllt ZUGFeRD nicht nur die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55EU und der EU-Norm EN 16931, sondern auch die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung des Standards XRechnung. Die neue ZUGFeRD-Version kann daher – im Gegensatz zu ZUGFeRD 1.0 – grundsätzlich im Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung verwendet werden. 

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung bietet für Unternehmen jeder Größe enorme Optimierungspotenziale – gerade in Zeiten fortschreitender Digitalisierung und dezentraler Arbeitsweisen. Doch wie eine aktuelle Studie der Wirtschafts- und Beratungsgesellschaft KPMG zeigt, nutzt noch rund ein Drittel der Betriebe die Möglichkeiten digitaler Rechnungen noch nicht oder nicht vollumfänglich. So werden zwar 50 Prozent der Rechnungen digital verschickt, beispielsweise als PDF-Datei. Da es sich hierbei jedoch nicht um echte elektronische Rechnungen handelt, können diese nicht automatisch verarbeitet werden. Der Anteil echter elektronischer Rechnungen, beispielsweise im ZUGFeRD-Format, liegt hingegen bei nur zwölf Prozent. Um jedoch wettbewerbsfähig zu bleiben und die Digitalisierung weiter voranzutreiben, müssen liegt vor vielen Unternehmen – unabhängig von Größer oder Branche – noch ein gutes Stück Arbeit.