Der Sammelbegriff EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch strukturierter Daten auf Basis definierter Standards. Damit ist die Datenverarbeitung ohne manuelle Erfassung möglich. EDI-Software erleichtert den Austausch geschäftlicher Dokumente und Daten über eine Vielzahl von Plattformen und Programmen. 

Elektronische Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor, weisen aber die gleichen Inhalte auf wie papierbasierte Rechnungen. Um den EDI-Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen heranziehen zu können, müssen vorab EDI-Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern getroffen werden. Hierbei handelt es sich um einen Rahmenvertrag, der die Regeln für den elektronischen Datenaustausch festlegt. Damit der Prozess den gültigen Richtlinien entspricht, bedarf es nicht nur der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Er muss auch gewährleisten, dass die Weiterverarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt.  

Mit EDI erfolgt die Datenübertragung schneller, da die Daten sofort für die Weiterverarbeitung im System zur Verfügung stehen. Ohne eine manuelle Dateneingabe wird das Fehlerrisiko minimiert – Kontrollen sind überflüssig. So lassen sich Geschäftsprozesse erheblich beschleunigen, da diverse Aufgaben entfallen. Damit ist EDI ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung unternehmensübergreifender Prozesse. 

Darüber hinaus sorgt der Standard dafür, dass auch Kunden oder Lieferanten im Ausland Nachrichten unkompliziert und schnell verarbeiten können. 

Noch vor 30 Jahren war EDI auf die Anwendung in Großunternehmen ausgelegt. Heute nutzen allerdings auch immer mehr mittelständische Unternehmen EDI für den Beleg-Austausch mit Lieferanten. Hinzu kommt, dass EDI-Lösungen auch aus der Cloud bezogen werden können.

Eine weitere Möglichkeit, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, ist eine WebEDI-Lösung: EDI-basierte Nachrichten können so teilautomatisiert über elektronische Formulare mittels Web-Browser empfangen, erfasst und versendet werden.  

Das EDI-Verfahren lässt sich in wenigen Schritten skizzieren:  

1. Belege werden im ERP-System angelegt, wo die Daten für den EDI-Transfer vorbereitet werden. 
2. Die EDI-Software übernimmt die Konvertierung und transformiert die Informationen in den gewählten EDI-Standard. 
3. Mittels bestimmter Übertragungsprotokolle wird das EDI-Dokument an den Empfänger übermittelt. 
4. Nach Entgegennahme der Nachricht durch den Empfänger, wird diese validiert und in das Zielformat konvertiert. Im Anschluss daran lässt sie sich verarbeiten. 

Eine EDI-Software ist auch für das sichere Senden und Empfangen von Nachrichten zuständig. Hierfür braucht es sichere Netzwerke und Kommunikationsprotokolle. Ein Beispiel für sichere Netzwerke ist das Value Added Network (VAN), mit dessen Hilfe Nachrichten abgeschirmt und sicher ausgetauscht werden können. Gleichzeitig vereinfacht das VAN den Kommunikationsprozess, indem es die Anzahl der Parteien, mit denen Unternehmen kommunizieren müssen, reduziert. 

Eine Standardsprache 

Der elektronische Datenaustausch erforderte eine einheitliche Sprache, sodass die EDI-Nachricht von Sender und Empfänger verstanden wird. Hierfür stehen verschiedene Standards, wie EDIFACT, X12 oder XML, zur Verfügung.    

Eine EDI-Software 

Sowohl Sender als auch Empfänger müssen über eine EDI-Software verfügen, um Nachrichten entsprechend der vereinbarten Norm erstellen und verarbeiten zu können.   

Ein Kommunikationsnetzwerk 

Der elektronische Datenaustausch über EDI verlangt sichere Kommunikationssysteme. Am verbreitetsten sind Mehrwertnetzwerke (VANs). Hierbei handelt es sich um private Kommunikationsnetzwerke mit hohen Sicherheits-, Kontroll- und Überwachungsniveaus. 

Bei EDIFACT handelt es sich um einen weit verbreiteten, internationalen Nachrichtenstandard für den elektronischen Datenaustausch, der von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinigten Nationen definiert wurde. EDIFACT ermöglicht den branchen- und länderübergreifenden Austausch aller gängigen kaufmännischen Dokumente. 

Um Belege mittels EDI austauschen zu können, muss das ERP- oder Warenwirtschaftssystem mithilfe der ERP-Lösung die Daten zum Empfänger schicken können. Je nach eingesetzter Lösung werden die Daten aus dem System eines Unternehmens jedoch nicht in einem standardisierten EDI-Format exportiert, sondern müssen zuerst in das festgelegte spezifische Datenformat des Empfängers umgewandelt werden. Hier kommt die EDI-Schnittstelle ins Spiel: Sie dient dazu, das ERP-System an das EDI Clearing Center mit dem EDI-Konverter anzubinden, welches die Transformation der Daten sowie das reibungslose Übertragen der Daten zwischen den Geschäftspartnern ermöglicht. 

Der Nachrichtenverkehr in EDI folgt immer einem Standard, um eine nahtlose Kommunikation zwischen Unternehmen sicherstellen zu können. Der verbreitetste ist der in den 80er-Jahren entwickelte Standard für den elektronischen Datenaustausch EDIFACT. In der Zwischenzeit haben sich jedoch auch weitere EDI-Standards entwickelt, wie XML, EANCOM, JSON und X12. Darüber hinaus gibt es diverse branchenspezifische EDI-Standards, wie HL7 für das Gesundheitswesen, der Kettenstandard Bau und Installation (SALES) für das Bauwesen und die Industrie, EDINE für Energieunternehmen, VDA und ODETTE für die Automobilindustrie oder auch SWIFT für Banken. 

Die beiden wichtigsten Faktoren, die für den Austausch elektronischer Daten beachtet werden müssen, sind die Dokumentenstandards und die EDI-Protokolle, die zum Einsatz kommen sollen. Zu den am meisten genutzten EDI-Protokollen zählen HTTP, AS2, OFTP2 und RESTful APIs. Das entsprechende Protokoll bestimmt die Verschlüsselungsart der Nachrichten, welche Software benötigt wird und wie einfach die Informationen ausgetauscht werden können. 

Eigene EDI-Netzwerke zu installieren, ist die kostspieligste Option: Hier fließen Gelder in EDI-Software, Kommunikationssoftware, Übertragungsverfahren sowie Mapping- und Konvertierungssoftware, IT-Experten, Support, Upgrades und Wartung.

Maximale Kostentransparenz verspricht EDI als Cloud-Service. Hierbei entfällt die Investition in EDI-Software. Insbesondere dann, wenn Unternehmen, wie es beispielsweise im Mittelstand oftmals der Fall ist, nicht über das nötige Know-how verfügen, Personalengpässe drohen könnten oder die Gesamtkosten des Eigenbetriebs die Kosten eines kalkulierbaren Cloud-Services übersteigen könnten, bietet es sich an, den Dienst an einen externen Dienstleister auszulagern. 

Besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen ist auch der elektronische Datenaustausch über WebEDI. Hierfür ist keine lokale Installation von EDI-Software nötig. Die Kommunikation erfolgt sicher und einfach über den Browser. 

Eine EDI-Lösung bietet enorme Vorteile im täglichen operativen Geschäft. Doch auch für die Unternehmensführung ergeben sich Vorteile, da relevante Informationen nicht nur schneller, sondern auch strukturierter vorliegen. Deren Auswertung mittels Business-Intelligence-Lösungen ermöglicht wiederum eine Optimierung der Prozesssteuerung, wie beispielsweise einfachere Soll-/Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, erfolgversprechendere Prognoseverfahren und ein verbessertes Cash-Management. 

Weitere Antworten zu den häufigsten Fragen finden Sie auch in den FAQ XRechnung und FAQ ZUGFeRD.