In den letzten Jahren ist die Nachfrage nach Geschäftsprozessautomatisierungslösungen in Unternehmen jeder Größe stark gestiegen. Da kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft über kompaktere Teams und begrenzte Ressourcen verfügen, können gerade sie von der Automatisierung ihrer Prozesse erheblich profitieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 10 wichtigsten Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung (GPA) für kleine und mittlere Unternehmen vor.
Geschäftsprozessautomatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Aufgaben, die normalerweise von Menschen erledigt werden. Durch die GPA wird die Verantwortung für die Durchführung von Routinearbeiten vom Menschen auf Maschinen verlagert.
GPA verwendet regelbasierte Logik, um ohne menschliches Eingreifen eine Reihe automatisierter Prozesse zu initiieren. GPA wird manchmal auch als Geschäftsautomatisierung oder digitale Transformation bezeichnet und beschreibt nicht nur den Einsatz von Technologie, sondern eine vollumfängliche Veränderung der geschäftlichen Abläufe.
GPA-Lösungen können fast jeder Funktion in Ihrem Unternehmen zugutekommen: Marketing, Vertrieb, die Personalabteilung, das Finanzwesen und viele andere können durch die Automatisierung ihrer Prozesse mehr leisten, indem sie intelligenter arbeiten (statt härter). GPA eignet sich besonders gut für Prozesse, die wiederholbar sind, ein einheitliches Vorgehen erfordern und fehlerfrei sein müssen.
Unternehmen implementieren GPA-Lösungen üblicherweise als Teil ihrer Strategie zur digitalen Transformation.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen beseitigt Engpässe, die zu Zeit- und Umsatzverlusten führen. Diese Effizienzsteigerungen wirken sich positiv auf alle Unternehmensaspekte aus. So profitieren Unternehmen beispielsweise von Produktivitätssteigerungen, einer reibungsloseren Compliance oder auch einer besseren Kundenerfahrung und Performance.
Dies sind die 10 wichtigsten Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung:
1. Sie sparen Zeit
Durch die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse müssen Sie weniger Zeit und Aufwand in manuelle Arbeiten investieren. Dies ermöglicht Ihnen wiederum, mit geringeren Ressourcen mehr zu erreichen, sodass Ihre Teams mehr Zeit haben, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Selbst wenn Sie nur einen einzigen Prozess automatisieren, können Sie täglich mehrere Stunden sparen.
2. Sie steigern Ihre operative Effizienz
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen eine Vielzahl betrieblicher Vorteile. Beispielsweise müssen Sie sich nicht mehr selbst darum kümmern, die reibungslose Abfolge sukzessiver Prozessschritte zu kontrollieren und zu gewährleisten.
GPA-Lösungen helfen Ihnen zudem bei der Identifizierung von Problemen und Engpässen in Ihren Prozessabläufen. Indem Sie diese Probleme gezielt lösen, arbeiten Sie bald noch effizienter.
3. Sie verbessern Ihre Produktivität
GPA-Lösungen beschleunigen Ihre Prozesse, sodass Sie Aufgaben schneller abschließen und eine erheblich verbesserte Produktivität erzielen.
4. Sie standardisieren Ihre Abläufe
Mit GPA-Lösungen können Sie Ihre Prozesse standardisieren, sodass Sie einheitlichere Ergebnisse erzielen. GPA-Software
erhöht die Transparenz und fördert die Durchsetzung der Rechenschaftspflicht. Da jede Aufgabe in einem Prozess protokolliert wird, entsteht ein robuster Audit-Trail, der Ihnen ganz genau zeigt, wer wann was getan hat.
5. Sie senken Ihre Kosten
Manuelle Geschäftsprozesse können eine erhebliche Ressourcenverschwendung mit sich bringen. Durch die Automatisierung von Aufgaben minimieren Sie hingegen die Betriebskosten und erhöhen dadurch Ihre Gewinnmargen. Mit GPA-Lösungen sorgen Sie für eine optimale Ressourcennutzung und beugen Verschwendung vor.
Forrester berichtet, dass Unternehmen ihre Betriebskosten durch GPA-Lösungen um bis zu 90 % senken können.
6. Sie reduzieren das Risiko menschlicher Fehler
Selbst Ihre besten MitarbeiterInnen machen manchmal Fehler – besonders bei monotonen, repetitiven Aufgaben. Sie sind schließlich auch nur Menschen. Im Gegensatz zum Menschen werden Computer nicht müde und sie lassen sich nicht ablenken. Durch die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe minimieren Sie daher erheblich das Risiko menschlicher Fehler.
7. Sie verbessern die Arbeitsmoral
Repetitive, manuelle Aufgaben wirken sich negativ auf die Arbeitsmoral Ihres Teams aus. Dadurch, dass Sie ihnen diese Aufgaben mithilfe von Automatisierungstools abnehmen, können sich Ihre Mitarbeitenden auf höherwertige Projekte konzentrieren, sodass sie motivierter und eigenständiger arbeiten können. Das Ergebnis? Glücklichere, engagiertere Teams.
8. Sie vereinfachen die Dokumentenverwaltung
Manuelle Prozesse machen die Pflege von Dokumenten zu einer Herausforderung. Die manuelle Bewegung von Daten ist zeitaufwändig und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Dokumentenautomatisierungslösungen wie Quadient Impress rationalisieren den gesamten Dokumentenmanagementprozess. Durch die Automatisierung werden die Organisation und der Abruf von Daten vereinfacht, während durch einen rollenbasierten Zugriff vertrauliche Informationen geschützt werden. Fehlerfreie Informationen können problemlos zwischen Prozessen übermittelt werden.
9. Sie senken die Compliance-Risiken
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird es für Unternehmen einfacher, die für sie geltenden Vorschriften einzuhalten, sodass Strafzahlungen vermieden werden.
GPA-Software zeichnet jedes Detail eines Prozesses auf. Diese Informationen können später verwendet werden, um während eines Audits die Compliance des Unternehmens nachzuweisen.
10. Erstklassiges Kundenerlebnis
Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse müssen Ihre Mitarbeitenden keine Zeit mehr für monotone Aufgaben aufwenden. Dadurch haben sie mehr Zeit und Energie, um sich auf aktuelle Kundenanforderungen zu konzentrieren.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen, schneller zu reagieren und personalisierte, einheitliche Erlebnisse über alle Kanäle hinweg zu schaffen. Dies verbessert das allgemeine Kundenerlebnis erheblich und hilft Unternehmen, sich von ihrer Konkurrenz abzuheben.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird für erfolgsorientierte Unternehmen jeder Größe zunehmend zu einer Notwendigkeit. Wie wir hier bereits erläutert haben, bietet die Geschäftsprozessautomatisierung eine Fülle von Vorteilen für Unternehmen. Für KMU ist es daher jetzt an der Zeit, GPA-Lösungen zu implementieren, um ihre mannigfaltigen Vorteile zu nutzen und sich in der heutigen Wettbewerbslandschaft besser behaupten zu können.
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