Geschäftsprozessautomatisierung

Die COVID-19-Pandemie hatte massive Auswirkungen darauf, wie und wo Unternehmen arbeiten. Unternehmen jeder Größe mussten ihr Personal schnell auf effiziente Homeoffice-Arbeit umstellen. 

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) war diese personaldynamische Veränderung eine besondere Herausforderung. KMU mussten ihre Geschäftsmodelle schnell adaptieren, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Viele setzen Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ein, um manche der aktuellen Herausforderungen hinsichtlich der Geschäftskontinuität zu bewältigen.

Geschäftsprozessautomatisierung bzw. Business Process Automation (BPA) ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung wiederholbarer, komplexer Geschäftstransaktionen. BPA rationalisiert und verändert die Verwaltung interner Workflows in Unternehmen, um Einsparungen zu realisieren, die Effizienz zu steigern und Ressourcen zu optimieren. 

Viele Unternehmen automatisieren nur Teile eines bestimmten geschäftlichen Vorgangs. Andere zukunftsorientierte Unternehmen haben bestimmte Aufgaben durchgängig automatisiert. 

Die Erwartungen der Kunden entwickeln sich weiter und passen sich an die ständige Erreichbarkeit an. Kunden wünschen sich Unmittelbarkeit und Einfachheit. Unabhängig vom Berührungspunkt sind konsistente, personalisierte, unkomplizierte und sichere Erlebnisse gefragt. 

Kunden haben kein Verständnis für die vielen komplexen Vorgänge, denen sich Unternehmen gegenübersehen, um ihre Erwartungen zu erfüllen. Zu den Herausforderungen zählen beispielsweise Branchenvorschriften, sich ständig ändernde Anforderungen, betriebliche Silos, technologische Infrastruktur, Konkurrenzdruck, die Wirtschaftslage und neue Kanäle. 

Kunden erwarten jedoch, dass Marken ihnen Verständnis entgegenbringen, und sehen über schlechte Erfahrungen nicht einfach hinweg. Sie möchten als Individuen behandelt werden, nicht als eine Geschäftstransaktion unter vielen.

Wie können Unternehmen also mit diesen sich schnell entwickelnden Anforderungen umgehen und ein positives Kundenerlebnis bieten? 

Es gilt, neue Kommunikationswege zu finden und Kunden zu binden. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, das Potenzial der Technologie voll auszuschöpfen und sie als den Motor der digitalen Revolution zu betrachten. 

Technologische Innovationen lassen heutzutage fast keine Facette des menschlichen Lebens unberührt, und Unternehmen müssen ihren Kundenstamm kennen. Sie müssen die Bedürfnisse ihrer Kunden verstehen. Sie müssen Möglichkeiten für die Integration von Technologie schaffen, um mit ihren Kunden enger und wirksamer in Kontakt zu treten. 

Im Bankwesen möchten Sie einfache Zahlungsoptionen anbieten, im Gesundheitswesen greifen Sie auf Krankenakten zu. In beiden Szenarien ist Technologie in Ihr tägliches Leben eingebunden.

Da das Potenzial technologischer Innovation noch ungenutzt ist, ist eine neue Denkweise erforderlich, die stärker in Richtung Digitalisierung geht. Aber wie können Sie den Fokus auf Digitalisierung erhöhen? Wie unterstützen Sie ein auf die neue digitale Realität ausgerichtetes Denken bei Ihrem Personal? Wie bewältigen Sie den Übergang zur Digitalisierung, wenn Sie Ihre derzeitigen Geschäftsziele ohnehin erreichen und gefühlt keine Notwendigkeit besteht, bestehende Prozesse abzuändern? 

Es ist ganz einfach: Fragen Sie Ihre Kunden, was sie wirklich wollen – und auf welche Weise. Nur wenige einfache Schritte sind notwendig, um einen Workflow zu automatisieren, einen manuellen Prozess zu automatisieren oder Ihre Ressourcen effizienter für wichtige Aufgaben einzusetzen, und schon erzielen Sie großartige Ergebnisse und können sich noch ehrgeizigeren langfristigen Geschäftszielen widmen. 

In jedem Fall kann sich ein Unternehmen erst einmal die Frage stellen, wie die Kommunikation mit seinen Kunden aussieht. Ist Ihre Kommunikation leicht auffindbar? Benutzen Sie dafür die Kanäle, die Ihre Kundschaft bevorzugt? 

Die Priorisierung von Digitalisierung hat einen weiteren, weniger offensichtlichen, aber ebenso wichtigen Vorteil. Die Einführung neuer Technologien und die Bereitschaft zu Veränderungen bieten einen enormen Wettbewerbsvorteil. Beispielsweise können sich Kleinunternehmen viel besser an den geschäftlichen Wandel anpassen als große Unternehmen, wenn sie auf Digitalisierung umstellen und schnell auf Veränderungen reagieren können. 

Laut Gartner sagen 87 % der leitenden Führungskräfte, dass die Digitalisierung eine Priorität für ihr Unternehmen darstellt. 79 % der Unternehmensstrategen geben an, dass sie dafür sorgt, dass sich ihr Unternehmen neu erfindet, und neue Einnahmequellen schafft.

Mit Hilfe der Business Process Automation (BPA) können sich kleine und mittelständische Unternehmen ganz auf die Beziehung zu ihren Kunden konzentrieren. 

Laut Prognosen von Forrester hat die Automatisierung die Geschichte der Menschheit auf tiefgreifende und radikale Weise beeinflusst. Das Thema beschäftigt Entscheidungsträger zunehmend und viele Unternehmen überlegen, welche Aufgaben automatisiert werden könnten.

In einem Bericht von Forbes insights in Zusammenarbeit mit IBM heißt es, dass fast jede Branche aufgrund der Einführung intelligenter Automatisierung in Unternehmen von einer neuen Dynamik erfasst wird. KPMG sagt eine Beschleunigung der Investition in intelligente Automatisierung voraus. Die Gesamtausgaben sollen bis 2025 voraussichtlich 232 Milliarden US-Dollar erreichen. Heute liegt der Wert bei geschätzten 12,4 Milliarden US-Dollar.

Aber selbst dieses massive Wachstum ist noch nicht die ganze Geschichte. Die Geschäftsprozessautomatisierung bedeutet nicht einfach eine Technologiebereitstellung – vielmehr handelt es sich um eine grundlegende Änderung der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. 

Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Evaluierung der zu automatisierenden Prozesse berücksichtigen sollten:

• Welche Geschäftsprozesse bringen eine große Anzahl an Aufgaben mit sich?
• Für welche Geschäftsprozesse sind mehrere Personen erforderlich?
• Welche Geschäftsprozesse sind zeitkritisch?
• Welche Geschäftsprozesse wirken sich stark auf andere Systeme und Prozesse aus?
• Welche Geschäftsprozesse erfordern Compliance und eine Prüfkette?

Prozesse, die diese Kriterien erfüllen, sind gute Kandidaten für die Geschäftsprozessautomatisierung.

Bei der Prozessautomatisierung geht es darum, mithilfe von Technologie manuelle Aufgaben zu eliminieren und den Betrieb zu verbessern. Eine einfache Überprüfung der vorhandenen Methoden, die zur Vorbereitung und zum Senden entscheidender Kundenkommunikation verwendet werden, kann Unternehmen dabei helfen, den potenziellen Nutzen zu ermitteln, den das Ersetzen ineffizienter manueller Prozesse durch automatisierte Workflows für ausgehende Dokumente bringt. 

Die folgenden Bereiche sind spezifische Anwendungsfälle und ideale Kandidaten für die Prozessautomatisierung. 

Verwaltung der ausgehenden Kundenkommunikation

In vielen Unternehmen werden Kundenmitteilungen verzögert versendet. In Spitzenzeiten müssen daher oft Mitarbeiter aus anderen Bereichen des Unternehmens für die Vorbereitung der Post herangezogen werden. Die Dokumente müssen von Hand sortiert und doppelt oder dreifach geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Umschläge die richtigen Blätter enthalten. 

Durch die Automatisierung der Prozesse für ausgehende Dokumente können KMU den Zeit- und Arbeitsaufwand für umfangreiche Mailings von wenigen Stunden auf wenige Klicks reduzieren.

Automatisierung der Rechnungszustellung 

Die Debitorenbuchhaltung (Order-to-Cash-Prozesse) ist in allen Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen Zahlungen erhalten und ihrerseits ihre Lieferanten und Mitarbeiter bezahlen. 

Viele KMU verschicken ihre Rechnungen viel zu spät, weil die damit zusammenhängenden Arbeitsabläufe entweder verfahrenstechnisch oder aus Kapazitätsgründen nicht funktionieren. Das Erstellen, Vorbereiten, Verarbeiten und Senden von Rechnungen ist ziemlich aufwendig und möglicherweise ineffizient gestaltet. Die Rechnungsautomatisierung kann diesen Prozess rationalisieren.

Optimierung der Zahlungseingänge 

Der Cashflow muss stabil bleiben, damit es im Unternehmen nicht zum Stillstand kommt. Viele Finanzabteilungen haben Probleme, genaue Berichte über den Kassenstand und Kennzahlen zu Zahlungseingängen, z. B. Fälligkeitsberichte und Forderungslaufzeiten, zu erstellen. 

Die Daten kommen aus mehreren Quellen und werden in Excel-Dateien gespeichert, die ständig aktualisiert und intern weitergeleitet werden müssen. Die tagtägliche Verwaltung der Zahlungseingänge schluckt viel Zeit und erhebliche Ressourcen für E-Mail-Versand, Anrufe, das erneute Versenden von Rechnungen und Streitschlichtung. 

Moderne Output-Management- und AR-Softwarelösungen können KMU dabei helfen, den Cashflow besser vorherzusagen. Diese Lösungen identifizieren Kunden, die möglicherweise zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen, damit Rechnungen bezahlt werden, und bieten alternative Zahlungsmöglichkeiten zur Beschleunigung von Forderungen an.

BPA-Software einfach zu implementieren ist allein noch keine Erfolgsgarantie. Es empfiehlt sich vielmehr ein pragmatischer Ansatz für die Automatisierung. 

Hier sind ein paar Best Practices, um das Potenzial von BPA zu nutzen:

• Am Anfang sollten Sie sich einen guten Überblick über die zu automatisierenden Prozesse verschaffen. Welche Aufgaben gehören dazu? Wer ist dafür verantwortlich? Und wann müssen die einzelnen Aufgaben erledigt werden?
• Definieren Sie klare Ziele in Bezug auf die Automatisierung eines Geschäftsprozesses. 
• Messen Sie die Ergebnisse über einen gewissen Zeitraum. Ihre Erwartungen werden möglicherweise nicht sofort erfüllt.
• Halten Sie umfassende Schulungen für Mitarbeitende ab und berücksichtigen Sie, dass die Umstellung einige Zeit dauern wird.
• Seien Sie sich bewusst, dass BPA ein iterativer Prozess ist, der eine langfristige Vision erfordert.

Durch die Optimierung von Dokumenten-Workflows können KMU wichtige Geschäftsanforderungen erfüllen, Betriebskosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen, Compliance gewährleisten, für Sicherheit sorgen und interne Ressourcen für andere, strategische wichtigere Bereiche innerhalb des Unternehmens einsetzen. Egal, ob Sie hybrid arbeitendes Personal verwalten, die Kundenerfahrung optimieren oder die finanzielle Situation Ihres Unternehmens verbessern wollen: Die Geschäftsprozessautomatisierung macht all dies möglich.