Im Gesundheitswesen machen externe Faktoren wie steigende Patientenerwartungen, behördliche Auflagen wie HIPAA und aus der Ferne arbeitende Mitarbeiter Ihre Dokumentenprozesse noch komplexer.
Viele Gesundheitsorganisationen verlassen sich auf manuelle und arbeitsintensive Prozesse, um kritische patientenbezogene Mitteilungen zu versenden, wie Stellungnahmen, Einverständniserklärungen, Auskünfte zu Informationsanfragen und Versicherungsdokumente. Heute setzen Organisationen im Gesundheitswesen mehr denn je auf die Automatisierung von Dokumenten für die Verwaltung und den Versand kritischer Patientenkommunikation.
Organisationen im Gesundheitswesen müssen in der Lage sein, schnell auf die Anforderungen von Patienten und Behörden sowie auf geschäftliche Erfordernisse zu reagieren und sich an diese anzupassen. Durch den Einsatz einer Dokumentenverwaltungssoftware für das Gesundheitswesen wird Ihr gesamter Workflow für die Patientenkommunikation automatisiert. Sie bietet Ihnen die Flexibilität, wichtige Mitteilungen über verschiedene Kanäle zu versenden – gedruckt, digital oder outgesourct.
Die Dokumentenautomatisierung für das Gesundheitswesen ermöglicht Effizienzsteigerungen, die bei manuellen Prozessen nicht erreichbar sind, und sorgt für eine bessere Patientenerfahrung.
Der Alltag von Gesundheitsfachkräften war bereits vor der Pandemie kompliziert. Das Management von Organisationen im Gesundheitswesen sah sich mit verschiedenen strukturellen Entwicklungen konfrontiert. So hat beispielsweise der Personalabbau zu einem Anstieg der Arbeitsbelastung der Beschäftigten geführt, der zum Teil auf den exponentiellen Anstieg von Verwaltungsaufgaben zurückzuführen ist.
Zu den häufigsten Problembereichen, die von Leitern von Krankenhäusern und Kliniken genannt werden, gehören:
- Mangelnde Transparenz der Dokumentenprozesse
- Zufriedenstellen vieler Stakeholder
- Eine veränderte Geschäftspraxis mit einer stärkeren Ausrichtung auf Gewinn und Kostensenkung aufgrund des verschärften Wettbewerbs und anspruchsvollerer Patienten
Eine der wichtigsten Herausforderungen für die Gesundheitsbranche ist die Einführung neuer Technologien. Die Pandemie hat die Bedeutung der Digitalisierung und insbesondere der Digitalisierung von Dokumentenprozessen gezeigt.
Laut einer von Forrester Consulting durchgeführten Studie unter 450 leitenden IT- und Business-Experten hat sich die Einstellung der Entscheidungsträger zu digitalen Tools für die Dokumentenverarbeitung seit Beginn der COVID-19-Pandemie verändert. Während sie die Digitalisierung schon immer als eine wesentliche operative Strategie zur Kostensenkung betrachtet hatten, sehen sie digitale Tools jetzt als strategisches Mittel für die Fortführung ihrer Geschäftstätigkeit an.
Die Einführung digitaler Dokumentenprozesse im Gesundheitswesen ermöglicht es ihnen nicht nur, alle oben genannten Probleme zu lösen, sondern schafft auch einen erheblichen Mehrwert für das gesamte Unternehmen. Organisationen, die ausschließlich digitale Dokumentenprozesse verwenden, verzeichnen eine fünfmal höhere Verbesserung bei der Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität als Unternehmen mit minimalen oder gar keinen digitalen Dokumentenprozessen.
Zu den in der Forrester-Studie genannten fünf wichtigsten Vorteilen gehören:
- Effizienzgewinne durch schnellere Dokumentenverarbeitung
- Höhere Mitarbeiterproduktivität und Zeitersparnis
- Höhere Patientenzufriedenheit
- Verbesserte Zusammenarbeit der Mitarbeiter und einfacherer Zugriff auf und gemeinsame Nutzung von Dokumenten während der Arbeit aus der Ferne
Quellen: Bericht Global Health Outlook 2020, Frost and Sullivan; Thought Leadership Paper von Forrester Consulting „How Digital document processes are shifting from best practice to business necessity“, August 2020
Moderne Software zur Dokumentenautomatisierung für das Gesundheitswesen wie die Impress-Plattform von Quadient kann Ihren gesamten Workflow für die Patientenkommunikation automatisieren und verschafft Ihnen die Flexibilität, wichtige Mitteilungen über verschiedene Kanäle zu versenden – gedruckt, digital oder outgesourct.
Gedruckt: Konsolidieren Sie Post von Ihrem Schreibtisch aus und schicken Sie sie von überall an Ihre zentrale Briefproduktionsstätte
Digital: Versenden Sie Kommunikation digital über ein sicheres, gebrandetes Dokumentenportal
Outgesourct: Drucken, sortieren, kuvertieren, frankieren und versenden Sie Briefe, ohne Ihren Schreibtisch zu verlassen: mit einer Lösung für Hybrid Mail (Briefpost-Outsourcing)
Die erstklassigen Hardware- und Softwarelösungen von Quadient wurden speziell für die Bedürfnisse von Organisationen im Gesundheitswesen entwickelt, bei denen es auf die Unterstützung bestehender Systeme und Prozesse ankommt. Sie bieten Organisationen im Gesundheitswesen die nötige Flexibilität, um schnell auf die Anforderungen von Kunden und Behörden sowie auf geschäftliche Erfordernisse zu reagieren und sich an diese anzupassen.
The benefits of document automation in healthcare are clear, but how do you get started with automation?
Die Vorteile der Dokumentenautomatisierung im Gesundheitswesen liegen auf der Hand, aber wie beginnen Sie mit der Automatisierung?
Wir empfehlen die folgenden Schritte für den Einstieg in die Dokumentenautomatisierung im Gesundheitswesen:
- Führen Sie ein Audit durch, um den Automatisierungsbedarf zu bestimmen
Zuerst sollten Sie ermitteln, welche Dokumente am kritischsten, am kostspieligsten und am arbeitsintensivsten in der Erstellung sind. In der Regel handelt es sich dabei um Dokumente, die die Patientenerfahrung stark beeinflussen.
Unter anderem eignen sich folgende Dokumente im Gesundheitswesen zur Automatisierung:
- Patientenrechnungen/Inkasso
- Genehmigungen und Ablehnungen von Forderungen
- Gesundheits-/Krankenakten und Laborergebnisse
- Antragsformulare
- Mitteilungen zu überfälligen Zahlungen und Säumnisgebühren
- Terminbestätigungen
- Schecks (zahlbar und Gehaltsabrechnung)
- Wählen Sie die richtige Technologie
Achten Sie darauf, eine Technologie zur Dokumentenautomatisierung zu wählen, die über umfangreiche Integrationsmöglichkeiten verfügt, damit sie mit Ihrer vorhandenen Technologie kompatibel ist. Wählen Sie eine benutzerfreundliche Plattform für die Dokumentenautomatisierung mit einer einfachen Benutzeroberfläche, damit sich Ihr Team schnell zurechtfindet und nicht zur alten Arbeitsweise zurückkehrt.
Entscheiden Sie sich für einen Technologiepartner, der sich für den Erfolg seiner Kunden einsetzt. Lesen Sie Analystenberichte, erkundigen Sie sich bei potenziellen Anbietern nach den Zufriedenheitswerten ihrer Kunden und durchstöbern Sie Bewertungsportale, um eine ungefilterte Einschätzung der Nutzer zu erhalten.
- Berücksichtigen Sie aktuelle und künftige Anforderungen
Ihre aktuellen Anforderungen werden sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Ziehen Sie daher Ihre zukünftigen Anforderungen in Betracht und wählen Sie eine Plattform aus, die mit Ihnen wächst.
Die Umstellung Ihrer Gesundheitsorganisation von papierbasierter auf automatisierte Dokumentenverarbeitung steigert die Effizienz, verbessert die Produktivität der Mitarbeiter und entlastet das medizinische Fachpersonal, sodass es sich auf die Patienten und positive Ergebnisse konzentrieren kann. Intelligente Dokumentenautomatisierung verringert das Risiko von Fehlern, die sich auf die Erfahrung und die Gesundheit der Patienten sowie auf den Cashflow der Einrichtung auswirken können.