Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Erledigung sich wiederholender Aufgaben. Dabei dauern Prozesse, die eigentlich nur ein paar Tage in Anspruch nehmen sollten, oft Wochen. Wenn Ihr kleines oder mittleres Unternehmen noch immer manuell arbeitet, ist es an der Zeit für eine Modernisierung Ihrer Prozesse. 

Hier kommt die Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) ins Spiel. BPA ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen und ermöglicht die Optimierung von Abläufen und Steigerung der Effizienz.

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Die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse bietet eine Fülle von Vorteilen, darunter:

• Verbesserung des Kundenerlebnisses: Das Kundenerlebnis ist für den Erhalt und den Ausbau Ihres Unternehmens unerlässlich. Wenn Sie Ihre Kommunikation personalisieren und an die Vorlieben Ihrer Kundschaft anpassen, können Sie das Gesamterlebnis für Ihre Kunden verbessern. 

• Senkung der Betriebskosten: Durch die Reduzierung oder Eliminierung der papierbasierten Kommunikation sparen Sie Portokosten sowie Kosten für Versandmaterial. 

• Optimierung der Sicherheit und Compliance: Durch automatische Zustellung von Dokumenten wird das Risiko menschlicher Fehler verringert und sichergestellt, dass der richtige Kunden das richtige Dokument erhält. 

• Steigerung des Engagements und der Produktivität von Mitarbeitern: Durch die Beseitigung zeitraubender manueller Aufgaben können sich die Mitarbeitenden ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren. 

• Weniger Zeitaufwand: Durch Automatisierung kann der Zeitaufwand für die Vorbereitung wichtiger ausgehender Kommunikationsmaßnahmen erheblich reduziert werden. 

Die Geschäftsprozessautomatisierung bietet unzählige Anwendungsmöglichkeiten für verschiedene Branchen und Funktionen.

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Beispielprojekte von Kunden vor, die mithilfe der Impress-Plattform von Quadient ihre ausgehenden Kommunikationsprozesse optimiert und starke Kundenbeziehungen aufgebaut haben.

Die ONTO Group automatisiert die Kommunikation im Bereich der Schulstundenpläne mit Quadient Impress

Die ONTO Group ist ein Unternehmen aus dem Bereich Bildungstechnologie, das Schulen in ganz Großbritannien sowie in Dubai, Malawi und Südafrika bei der Nutzung von Daten unterstützt. Im Jahr 2020 wollte das Unternehmen laut eigener Aussage die beste Lösung finden, um einen unvorhergesehenen Bedarf so schnell und effektiv wie möglich zu decken. 

Die ONTO Group setzte auf Quadient Impress, um maßgeschneiderte Stundenpläne zu erstellen, die den geänderten Zeitplan der Schulen während dieser außergewöhnlichen Zeiten widerspiegelten, und um die entsprechenden Dokumente schnell an die Eltern zu versenden. Diese maßgeschneiderten Stundenpläne wurden professionell präsentiert, schnell erstellt und in weniger als zwei Stunden herausgegeben, was den Mitarbeitenden mehrere Tage Zeit sparte. Dabei unterstützt die automatische Datenerfassung den Prozess für eine genaue und effiziente Informationseingabe.

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Software und Hardware von Quadient revolutionieren die Dokumentenprozesse von Automated HealthCare Solutions

Automated HealthCare Solutions (AHCS) bearbeitet wöchentlich Ansprüche im Umfang von 2 Millionen US-Dollar und verschickt durchschnittlich 100.000 Mitteilungen pro Monat. Da der Cashflow des Unternehmens von den Ansprüchen abhängt, ist es unerlässlich, dass die Ansprüche zeitnah bearbeitet werden. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde die Menge an Papier und Unterlagen, die organisiert, zusammengestellt und verschickt werden mussten, immer schwieriger manuell zu verwalten. Als Folge sah sich AHCS mit höheren Arbeits- und Portokosten konfrontiert.

Durch die Automatisierung von Prozessen mit den Hardware- und Softwarelösungen von Quadient konnte AHCS den zeitaufwändigen manuellen Prozess der Dokumentenerstellung eliminieren und die Personalressourcen optimieren. Der manuelle Prozess, der bei AHCS 6 bis 8 Stunden dauerte, konnte auf weniger als 2 Stunden reduziert werden, was zu Einsparungen bei Wochenend- und Überstunden führte. Innerhalb des ersten Jahres konnte AHCS allein bei den Portokosten über 250.000 US-Dollar einsparen und erreichte in weniger als 10 Monaten einen Return on Investment. 

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Immobilienunternehmen erzielt mit Quadient Impress ein neues Maß an Effizienz, Kosteneinsparungen und Sicherheit

Das Immobilienunternehmen Tri-Hill war wegen der hohen Anzahl manueller Arbeitsstunden, die für die monatliche Erstellung der Mietabrechnungen erforderlich waren, frustriert und unzufrieden. Die Führungskräfte von Tri-Hill wollten diesen zeitraubenden Verwaltungsaufwand auf Aktivitäten verlagern, die das Immobiliengeschäft voranbringen. Sie wollten eine Lösung, um den Prozess der Mietabrechnung zu optimieren und ein effizientes und sicheres Verfahren für den Postversand zu gewährleisten. Quadient Impress Distribute war die Antwort.

Die webbasierte Software ermöglichte es Tri-Hill, von jedem beliebigen Computer aus seine Mietrechnungen zu drucken, Umschläge zu sortieren, zu kuvertieren, zu versiegeln, zu bemessen und zu stempeln und Hunderte von Poststücken über den United States Postal Service® zuzustellen – und das alles von einem dezentralen Standort aus. Außerdem erhielt das Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente elektronisch per E-Mail, Fax oder SMS zu versenden.

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In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Beispiele von Kunden vor, die mithilfe der AR-Plattform von YayPay by Quadient ihre Prozesse in der Debitorenbuchhaltung optimiert haben, um schneller bezahlt zu werden – und das von überall aus.

StackAdapt erreicht mit YayPay eine durchschnittliche Zeitersparnis von 10–15 Stunden pro Woche

Vor der Implementierung der AR-Lösung von YayPay hatte StackAdapt mit zwei wesentlichen Herausforderungen zu kämpfen: der Gewährleistung eines nahtlosen und effizienten Kundenerlebnisses und der genauen Prognose von Zahlungseingängen und Cashflow. 

Das Unternehmen verzeichnete nach der Einführung von YayPay enorme Vorteile:

• Zeitersparnis von 10 bis 15 Stunden pro Woche
• Zufriedenere Kunden
• Volle Transparenz hinsichtlich der Erfahrungen seiner Kunden
• Verbesserter Self-Service für Kunden, was zu einer höheren Kundenbindung führt

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Cheetah Digital reduziert überfällige Forderungen um 35 %

Cheetah Digital hatte kein automatisiertes Mahnverfahren. So erhielten die Kunden eine Rechnung und hörten dann nie wieder etwas vom Unternehmen – oder erst dann, wenn die Rechnung bereits stark überfällig war. Die Inkassobüros, die allesamt neu waren, gingen ihr Portfolio auf unterschiedliche Weise an, mit Tabellen, Systemberichten usw. Es gab also keine einheitliche Vorgehensweise und keinen Einblick in das gesamte Unternehmen.

Mit der Implementierung der YayPay AR-Lösung erreichte das Unternehmen:

• Globale Reduzierung der Forderungslaufzeiten um 20 Tage
• Reduzierung der überfälligen Forderungen um 35 %
• Automatisierte Workflows, die den Vertrieb und die Buchhaltung integrieren
• Internes Reporting für globale Transparenz über das gesamte Forderungsportfolio

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ServiceRocket konnte seinen Inkasso-Workflow mit YayPay automatisieren und wesentlich ausbauen

ServiceRocket ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Softwareeinführung für Großunternehmen. Mit einem kleinen Team und mehreren Niederlassungen gab es nur wenig Überblick über die Prozesse. 

Ziel war eine Skalierung der Aktivitäten im Bereich Forderungsmanagement, um das Unternehmen besser unterstützen zu können. Außerdem wollte man den mit dem Forderungsmanagement betrauten Teams, die auch die Kundenbeziehungen betreuten, mehr Einblick in die Kundenkonten außerhalb der NetSuite-Plattform geben. Auf diese Weise konnte ServiceRocket einen ganzheitlicheren Ansatz zur Steuerung der Kundenerfahrung entwickeln. 

Mit der Einführung von YayPay konnte das Unternehmen unmittelbar profitieren:

• Es half ServiceRocket, mehr aus seiner Investition in Net-Suite ERP herauszuholen und mehr Liquidität in das Unternehmen einzubringen.
• Es wurde eine Verbesserung der Einzugsgeschwindigkeit festgestellt.
• Verbesserung der Forderungslaufzeiten um 10 % nach Automatisierung der Abläufe im Forderungsmanagement von ServiceRocket.
• Das Finanzteam von ServiceRocket hat mehr Zeit, um „an Dingen zu arbeiten, die eine Nettoverbesserung für das Unternehmen darstellen, statt lediglich die operative Abwicklung zu übernehmen“. Die interne Kommunikation rund um die Kundenkonten ist nun transparenter und besser abgestimmt.

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Die Geschäftsprozessautomatisierung kann dazu verwendet werden, nahezu jeden Geschäftsprozess zu optimieren, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken, Zeit zu gewinnen und einen besseren Service für Ihre Kunden zu bieten. Für KMUs ist es jetzt an der Zeit, in eine BPA-Software zu investieren, um ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.