Manche Dinge kommen für einen kurzen Zeitraum ohne Betreuung aus. Zum Beispiel würde Sie sich höchstwahrscheinlich nicht die Mühe machen, einen Pflanzensitter zu engagieren, wenn Sie eine Woche in den Urlaub fahren. Wenn Sie zurückkehren und ein paar welke Blätter vorfinden, dann können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Pflanze mit etwas Wasser wieder aufpäppeln können. Eine CCM-Software (Customer Communications Management) hingegen ist keine Zimmerpflanze, sondern eher eine tickende Zeitbombe.
Bedauerlicherweise sind manche CCM-Softwareanbieter permanent im Urlaub und bieten keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Und anstatt in den Sonnenuntergang zu jetten, ist das Einzige, was untergeht, das Produkt bzw. die Dienstleistung, auf die Ihr Unternehmen sich verlässt. Wenn eine Software vom Anbieter nicht mehr unterstützt wird, stagniert sie. Es gibt keine neuen Funktionen, keine Sicherheitspatches und keine routinemäßigen Updates.
Und im schlimmsten Fall kündigt ein Anbieter an, dass eine Software bald nicht mehr unterstützt wird, bietet aber keinen klaren Migrationspfad auf eine neue Lösung. Dadurch wird Ihr Unternehmen gezwungen, in großem Umfang in die Migration auf eine unterstützte Software zu investieren. Wie Sie wissen, ist die Durchführung einer CCM-Migration ein umfangreiches Projekt, für das Sie viel Zeit aufwenden müssen und das die Ressourcen Ihres Unternehmens in Anspruch nimmt - kein fairer Deal mit einem Anbieter, der bislang von Ihrem Unternehmen profitiert hat. Darüber hinaus müssen Sie diesen Prozess „nebenbei“ durchführen, während Sie im Tagesgeschäft weiterhin geschäftskritische Kommunikation für Ihre Kunden erstellen und bereitstellen müssen.
Der Weg des geringsten Widerstands besteht darin, bei Ihrer aktuellen Lösung zu bleiben. Allerdings werden Sie rasch feststellen, welche negativen Auswirkungen Ihr Nichthandeln hat - und eine Behebung des Problems wird wesentlich kostspieliger und zeitaufwändiger sein als das Besprühen einer Pflanze mit etwas Wasser.
Die Gefahr von Ausfallzeiten
Je länger Sie eine nicht mehr supportete Software einsetzen, desto mehr Möglichkeiten haben Hacker, Schwachstellen zu finden und zu missbrauchen, da keine regelmäßigen Updates zum Schutz des Systems mehr durchgeführt werden. Hacker können dieses Wissen nutzen, um Cyberangriffe durchzuführen um Ihre Software zum Absturz zu bringen und sie für Ihr Unternehmen unbrauchbar zu machen.
Darüber hinaus ist eine veraltete Software nicht mehr mit neueren Betriebssystemen kompatibel, was zu Leistungsengpässen führt, die die Systemverfügbarkeit gefährden. Diese beiden Herausforderungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Ausfallzeiten.
Wir alle wissen, dass Ausfallzeiten nicht gut sind. Der globale IT-Ausfall im Juli 2024 ist ein Extrembeispiel für den Schaden, der hierdurch entstehen kann, einschließlich finanzieller Verluste und des Risikos, verklagt zu werden. Im CCM-Bereich verzögern Ausfallzeiten die Generierung und Bereitstellung wichtiger Kundenkommunikation, was zu Verzögerungen, Unterbrechungen und Frustration bei den Kunden führt. Dies hat negative Auswirkungen auf den Ruf Ihres Unternehmens und erhöht das Risiko, dass Kunden verloren gehen.
Möglicherweise kam es auch in Ihrem Unternehmen zu Ausfallzeiten, selbst wenn unterstützte Software verwendet wurde. In diesem Fall hätten Sie Anspruch auf den von Ihrem Anbieter bereitgestellten technischen Support gehabt, den Sie wahrscheinlich vertraglich vereinbart haben. Ein Ansprechpartner hätte Ihnen erklären können, was passiert ist, und Ihnen helfen können, potenzielle Risiken zu minimieren, und den Betrieb schnell wieder herzustellen. Wenn es aber keinen Support für Ihre Software mehr gibt, dann gibt es keine Anlaufstelle und Sie sind auf sich allein gestellt.
Ein Compliance-Albtraum
Ausfallrisiken sind nicht die einzige Gefahr, mit der Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie sich auf eine veraltete, nicht mehr unterstützte CCM-Software verlassen.
In vielen Ländern und Branchen werden immer mehr Gesetze und Vorschriften erlassen, die Unternehmen zu beachten haben. Gleichzeitig wird die Art und Weise, wie Kommunikation erstellt und bereitgestellt wird, immer vielfältiger und komplexer, wobei KI, Integrationen, Personalisierung und neue digitale Kanäle einen immer größeren Teil des Prozesses ausmachen. Dies führt zu einer größeren Anzahl von Touchpoints in Ihren Kommunikationsprozessen, die den Vorschriften unterworfen sind. Regulatorische Änderungen – wie der EU Artificial Intelligence Act und der Media Act 2024 – können dazu führen, dass Ihre aktuellen Kommunikationspraktiken auf einmal nicht mehr rechtskonform sind.
Die integrierten Workflows moderner, unterstützter CCM-Software helfen Ihren Mitarbeitern, Compliance-Verstöße zu vermeiden, indem sie das Erstellen von Regeln ermöglichen, die verhindern, dass nicht konforme Mitteilungen versendet werden. Features wie Content Blocks, Freigabe-Workflows und die automatische Zurückweisung von Inhalten, die gegen die Regeln verstoßen, sorgen für einen klaren und umfassenden Schutz vor Compliance-Verstößen.
Wenn Ihre CCM-Software jedoch nicht mehr regelmäßig aktualisiert wird, sind diese Funktionen nicht mehr ausreichend flexibel und zuverlässig. Eine einst zuverlässige Technologie führt bald zu langsamen und fehlerhaften Prozessen, da die nicht unterstützte Software mit dem täglichen Datenvolumen und den komplexen Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen nicht mehr Schritt halten kann. Und eine langsame und fehlerhafte Software bietet keinen wirksamen Schutz vor Compliance-Risiken.
Reibungslose Arbeitsabläufe
Ihre Mitarbeiter verfügen möglicherweise über die notwendigen Fähigkeiten, die Zeit und die Geduld, um Kundenkommunikation mit nicht unterstützter Software zu gestalten und bereitzustellen. Doch mit jeder Woche und jedem Monat, der vergeht, nehmen die Reibungsverluste in ihren Arbeitsabläufen zu.
Solange eine nicht unterstützte Legacy-Software noch verwendet werden kann, wird es Ihren Mitarbeitern schwerer fallen, Kundendaten aus der Customer Relationship Management (CRM)-Software Ihres Unternehmens zu erfassen. Es wird immer schwieriger, große Mengen an Kommunikation über mehrere digitale Plattformen zu senden.
Wenn Software nicht mehr unterstützt wird, erhält sie keine Updates oder Verbesserungen. Das macht sie inkompatibel mit neueren Technologien oder Systemen und führt zu Problemen bei der Integration mit anderen Anwendungen in Ihrem Technologie-Stack. Die mangelnde Kompatibilität kann zu Unterbrechungen, Ineffizienzen und sogar vollständigen Ausfällen in Ihren Workflows führen. Ihr Team wird Schwierigkeiten haben, produktiv zu arbeiten, und Ihr Kundenkommunikationsprozess wird darunter leiden.
Dieses mangelnde Vertrauen in die Unternehmenstools wird das Arbeitsengagement und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verringern. Und wenn Ihr Unternehmen sich nicht intensiv darum bemüht, diese Probleme zu mildern, kann die Unzufriedenheit der Mitarbeiter schnell zur Fluktuation führen. Entwickelt Ihr Unternehmen keine CCM-Software, die Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, effektiv zu arbeiten, droht bald eine weitaus größere Herausforderung: die erhöhte Abwanderung von Mitarbeitern.
Was sollten Sie tun, wenn Ihre CCM-Software bald nicht mehr unterstützt wird?
Das Festhalten an einem nicht unterstützten CCM ist ein Risiko. Doch welche Möglichkeiten haben Sie?
- Halten Sie an Ihrem nicht mehr supporteten CCM fest und drücken Sie die Daumen (und hoffen Sie, dass Sie nicht auf CrowdStrike-Ebene erwischt werden).
- Investieren Sie Zeit und Geld in die Migration auf eine andere CCM-Lösung beim selben Anbieter (und hoffen Sie, dass Ihr Provider bei der nächsten Software, in die Sie investiert haben, mehr Engagement zeigt).
Wir sind uns darüber im Klaren, dass diese Optionen nicht besonders attraktiv sind. Zum Glück gibt es noch eine dritte Möglichkeit, die Sie nutzen können.
Migrieren Sie zu Quadient Inspire – einer innovativen CCM-Lösung, die von einem Unternehmen entwickelt wurde, das sich um seine Kunden kümmert – und profitieren Sie von:
- Einer, dank KI-Technolgie, um 50 % schnelleren Migration.
- Einem bewährten Migrationsprozess, mit dem bereits Zehntausende von Templates aus anderen CCM-Lösungen erfolgreich migriert wurden.
- Einer Lösung, die alle 2 Monate aktualisiert wird und somit kontinuierliche Innovationen bietet.
- Einem kundenorientierten Service.
- Einer CCM-Lösung mit einer Customer Renewal Rate von 99 %, die von 98 % unsere Kunden weiterempfohlen wird.
- Einem engagierten technischer Support, einschließlich regionaler technischer Unterstützung.
- Einer nachgewiesene Kompetenz im CCM-Bereich, die von etablierten Branchenanalysten, darunter IDC und Aspire, ausgezeichnet wurde.
Möchten Sie etwas verändern, bevor eine nicht mehr unterstützte CCM-Software eine Lücke in Ihr Unternehmen reißt? Erfahren Sie, wie Inspire Xpress Ihnen helfen kann, schnell etwas zu verändern.
