PDFs (Portable Document Format) sind ein fester Bestandteil der digitalen Landschaft, und es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Dieses vielseitige Dateiformat bietet uns eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, Dokumente auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen zu präsentieren und auszutauschen. Für Menschen, die auf assistive Technologien angewiesen sind, stellt eine nicht barrierefreie PDF-Datei jedoch nicht nur eine Herausforderung dar. Sie führt mitunter auch zu erheblichen Einschränkungen.
Es gibt verschiedene Behinderungen, die den Zugriff auf Informationen in PDF-Dokumenten erschweren können. Menschen mit einer Sehbehinderung können Schwierigkeiten haben, einen Text zu lesen, der zu klein geschrieben oder nicht richtig formatiert ist. Für Menschen mit Hörbehinderungen hingegen ist es schwierig, sich mit Audioinhalten zu beschäftigen, die keine Untertitel oder Transkripte enthalten. Darüber hinaus können Menschen mit eingeschränkter Mobilität Schwierigkeiten haben, sich in komplexen Dokumenten zurechtzufinden, die nicht ausreichend strukturiert sind. Diese Beispiele unterstreichen die Notwendigkeit gut gestalteter, barrierefreier PDFs, um sicherzustellen, dass jeder effektiv auf Informationen zugreifen kann.
In diesem Blog gehen wir der Frage nach, was Dokumente mit den PDF/UA (Universal Accessibility)-Richtlinien konform macht. Wir zeigen auf, was dies in der Praxis bedeutet, warum es wichtig ist, auf Barrierefreiheit zu achten und wie wir Ihnen bei der Umsetzung barrierefreier Dokumente helfen können.
Was macht eine PDF-Datei barrierefrei?
Ein barrierefreies Dokument bedeutet, dass assistive Technologien in der Lage sind, die verschiedenen Teile eines Dokuments - wie beispielsweise Überschriften, Listen, Tabellen, Links, Bilder und den gesamten Dokumentfluss - zu erkennen und darin zu navigieren. Dies hilft dem Leser, den Inhalt selbstständig besser zu verstehen und stellt sicher, dass er so gelesen wird, wie es der Ersteller beabsichtigt hat. Schauen wir uns jedes dieser Elemente etwas genauer an:
- Überschriften: Tags zur Kennzeichnung von Überschriften ermöglichen es Lesegeräten, Abschnitte eines Dokuments zu scannen, sodass der Leser problemlos zu den Abschnitten navigieren kann, die für ihn von Interesse sind. Darüber hinaus helfen sie ihm zu verstehen, ob ein Abschnitt ein Unterthema innerhalb eines größeren Abschnitts ist.
- Listen: Die korrekte Kennzeichnung von Listen stellt sicher, dass assistive Technologien die in einer Liste enthaltenen Wörter als eine Gruppe erkennen und sie in einer bestimmten Reihenfolge darstellen anstatt als eine Reihe von unzusammenhängenden Wörtern ohne Kontext.
- Tabellen: Diese müssen auf eine bestimmte Art und Weise formatiert werden, damit die Reader-Software den Zusammenhang zwischen den Zeilen und Spalten erkennen kann. Jede Tabellenzelle muss daher spezifiziert werden, um den erforderlichen Kontext zu liefern. Das Tagging des Dokumentenflusses (siehe unten) sollte auch beim Tagging von Tabellen berücksichtigt werden.
- Bilder: „Alt-Text“-Tags (oder auch „Alt-Beschreibung“ oder „Alt-Attribut“) auf Bildern helfen Nutzern von assistiven Technologien, die Bedeutung und den Kontext eines Bildes zu verstehen, das sie nicht ohne weiteres sehen können. Diese Tags sorgen zudem dafür, dass ein Bild nicht als reines Schmuckbild wahrgenommen wird, während es in Wirklichkeit eine wichtige Ergänzung zum zugehörigen Text darstellt. Auch Suchmaschinen verwenden den Alt-Text, um die Relevanz eines Bildes in einer PDF-Datei besser zu verstehen, wodurch Ihre Inhalte besser für Suchmaschinen optimiert werden (SEO).
- Links: Assistive Technologien müssen in der Lage sein, einen Link als Link zu erkennen und nicht nur als Text auf der Seite. Nur so wird der Leser darauf aufmerksam gemacht, dass er das aktuelle Dokument verlässt, um den Inhalt einer anderen Seite zu besuchen, und wohin er weitergeleitet wird.
- Dokumentenfluss: PDFs können unterschiedlich aufgebaut sein. Daher ist es wichtig, dass das Dokument beispielsweise einem Screenreader mitteilt, in welcher Reihenfolge der Inhalt zu lesen ist. So wird sichergestellt, dass die Seite korrekt durchlaufen wird und der Nutzer das gewünschte Leseerlebnis genießt.
Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur Barrierefreiheit von Dokumenten – European Accessibility Act (EAA)
Während immer mehr Unternehmen damit begonnen hat, sich mit der digitalen Barrierefreiheit zu befassen, wird die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten nicht immer priorisiert. Möglicherweise sind sich viele Unternehmen auch gar nicht bewusst, wie viele ihrer Kunden nicht in der Lage sind, auf die von ihnen erstellten PDF-Dateien zuzugreifen. Angesichts der Tatsache, dass jeder sechste Mensch weltweit eine Einschränkung hat, sollten Unternehmen ihre PDF-Inhalte jedoch unbedingt neu bewerten. Adobe schätzt, dass weltweit Billionen von Adobe PDF-Dateien im Umlauf sind, von denen mehr als 90 Prozent in irgendeiner Form nicht barrierefrei sind. Für Menschen mit Behinderungen können sie daher unleserlich, verschwommen oder gar wie ein komplexer Code wirken, was nicht nur unnötige Barrieren schafft, sondern auch die Zielgruppe einschränkt, die Sie mit Ihrer Botschaft erreichen können.
Nicht jeder Mensch mit einer Behinderung, der assistive Technologien zum Lesen von PDFs nutzt, wird sich beschweren, wenn Ihre Dokumente nicht lesbar sind. Auch wenn beispielsweise die Zahl der Klagen zum Thema digitale Barrierefreiheit in den Vereinigten Staaten aktuell zunimmt, ist die Einreichung einer Klage nicht die häufigste Reaktion auf nicht barrierefrei gestaltete PDF-Dateien. Oft wechseln Nutzer einfach zur nächsten Informationsquelle – in Ihrem Fall möglicherweise zu einem Ihrer Konkurrenten – in der Hoffnung auf ein besseres Erlebnis.
Mit dem Inkrafttreten des European Accessibility Act (EAA) im Juni 2025 erfolgt nun eine strengere Regulierung zur Schaffung von Barrierefreiheit – einschließlich der Androhung von Strafen und Bußgeldern bei Nichteinhaltung. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die PDFs, die sich auf Ihrer Unternehmenswebsite befinden bzw. per E-Mail an Ihre Kunden versendet werden, einer Bestandsaufnahme zu unterziehen. Denn alle Dateien, die nicht „universell zugänglich“ (Universally Accessible, UA), sprich barrierefrei, sind, stellen zukünftig ein Rechts- und Compliance-Risiko dar. Und auch Unternehmen außerhalb der Europäischen Union (EU) müssen den EAA einhalten, wenn sie innerhalb der EU mit relevanten Waren und Dienstleistungen handeln.
Es geht um mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die barrierefreie Gestaltung Ihrer PDF-Dokumente bringt Ihnen eine ganze Reihe weiterer Vorteile, die über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinausgehen. So sind barrierefreie Dokumente für alle Benutzer einfacher zu lesen, nicht nur für Menschen mit Behinderungen. Richtig formatierter Text, gut beschriebene Bilder und eine strukturierte Navigation können es allen Benutzern erleichtern, die benötigten Informationen zu finden und zu verstehen.
Das Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten kann Unternehmen dabei helfen, ein breiteres Publikum zu erreichen. Indem sie Informationen für alle zugänglich machen, können Unternehmen einen großen und wachsenden Markt von Kunden erschließen, die bislang möglicherweise noch keinen Zugang zu ihren Inhalten hatten. Der wichtigste Punkt ist jedoch, dass es einfach das Richtige ist, Inhalte für alle Menschen zugänglich zu machen.
Skalierbare „PDF-Sanierung“ - Inspire Adapt
Angesichts von möglicherweise Tausenden von Dokumenten, die bereinigt werden müssen, stellt sich Ihnen nun die Frage, wie Sie es schaffen, eine zeitaufwändige manuelle Überarbeitung zu vermeiden. Glücklicherweise gibt es automatisierte Lösungen, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell und effizient compliant machen können.
Während Quadient Inspire von Haus aus viele Möglichkeiten bietet, barrierefreie Dokumente und E-Mails bereits bei der initialen Erstellung zu erzeugen, freuen wir uns, Ihnen nun eine weitere Lösung vorstellen zu dürfen, die sich der Herausforderung annimmt, bereits existierende PDFs in barrierefreie Dokumente umzuwandeln. Inspire Adapt ist eine automatisierte PDF Accessibility-Lösung, die Dokumente sowohl on-demand als auch per Batch-Verfahren in hohen Stückzahlen mit einer Geschwindigkeit von bis zu 100.000 Seiten pro Stunde in das PDF/UA-Format konvertiert.
Barrierefreiheit verbessert die Benutzerfreundlichkeit, erhöht die Reichweite und unterstreicht das Engagement eines Unternehmens für die Inklusion. Dank einer leistungsstarken PDF/UA Automatisierung können Sie Ihren Dokumentenanpassungsprozess beschleunigen, die Standards für Barrierefreiheit einhalten und eine integrative und barrierefreie digitale Kommunikation gewährleisten.
Sind Sie bereit, Ihre PDFs barrierefrei zu machen? Dann sprechen Sie noch heute mit einem unserer Inspire-Experten!
