Bereits seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, E-Rechnungen für ihre Leistungen auszustellen. Diese Regelung geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zurück. Doch auch für die freie Wirtschaft hat die elektronische Rechnungsstellung prozessuale Vorteile – so lassen sich Dokumente einfacher und schneller verarbeiten. Darüber hinaus können durch die zentrale Archivierung Kosten gespart werden. Die Europäische Union prognostiziert Einsparungen von bis zu 40 Milliarden Euro pro Jahr im europäischen B2B-Bereich. Dennoch scheinen noch nicht alle das E-Invoicing für sich entdeckt zu haben. Den Recherchen von Quadient zufolge setzen 43 Prozent der Unternehmen in Deutschland noch keine E-Rechnungsformate ein. Einer der Gründe hierfür ist nicht zuletzt das Formate-Chaos und der mangelnde Transparenz im Wissenstransfer.
Die Ablösung papiergebundener Rechnungsprozesse scheint angesichts der fortschreitenden Digitalisierung nur folgerichtig. Dennoch stellt sie für alle Beteiligten eine große Herausforderung dar, erfordert sie ja nicht zuletzt auch eine grundlegende Anpassung der Arbeitsmethoden. Damit ist die Akzeptanz der elektronischen Rechnungsstellung nicht nur eine Frage der Definition einzelner Datenformate, wenn auch diesbezüglich viele Fragen die Diskussion noch immer dominieren.
Die Europäische Kommission tritt derweil weiterhin als Treiber der E-Rechnung in Erscheinung und hat mit „VAT in the Digital Age (ViDA)“ Ende 2022 einen Richtlinien-Entwurf vorgestellt, der eine E-Rechnungspflicht weiter forciert. Im Prinzip möchte man über eine Modernisierung der Umsatzsteuer-Richtlinie, die eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing im einheitlichen Standard erfordert, Mehrwertsteuerbetrugsfälle minimieren. Bedeutet konkret, dass ab 2028 alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen. Dies soll unabhängig von der Zustimmung des Leistungsempfängers der Fall sein.
Noch gelten in den EU-Mitgliedsstaaten unterschiedliche Normen, was vielerorts für Rechtsunsicherheit und damit auch Mehrkosten sorgt. Darüber hinaus könnte dies einige Unternehmen hemmen, sich an internationalen Ausschreibungen zu beteiligen. Umso wichtiger ist es, die Herausforderungen zu kennen, die mit der elektronischen Rechnungsstellung einhergehen.
Interoperabilität, Compliance und das neue Meldesystem CTC
Die Vorteile und Einsparpotenziale, die mit der elektronischen Rechnungsstellung einhergehen, lassen sich am besten ausschöpfen, wenn der gesamte Prozess – von der Erstellung und Übermittlung, über die Entgegennahme und Weiterverarbeitung einer Rechnung – vollständig automatisiert ist. Bedingung hierfür ist allerdings, dass sich alle Beteiligten auf rechtliche, semantische, organisatorische und technische Standards einigen. Die Interoperabilität, also die Schaffung durchgängiger, elektronisch vernetzter, medienbruchfreier Prozesswelten über Verwaltungsebenen und -grenzen hinaus, setzt voraus, dass die IT-Systeme und Anwendungen, die dabei zum Einsatz kommen, reibungslos und zuverlässig miteinander kommunizieren können. Das Problem: In den Mitgliedsstaaten der EU existiert eine große Vielfalt an Standards, Formaten und Plattformen, was ein großes Hindernis in Hinsicht auf die Interoperabilität darstellt.
Ein weiterer Hemmschuh ist das Thema Compliance, das insbesondere beim B2B-Rechnungsversand wichtig wird. Hier rückt ein neues Modell für die Einhaltung von Steuervorschriften und die elektronische Rechnungsstellung immer mehr in den Fokus: Die kontinuierliche Transaktionskontrolle (Continuous Transaction Control, CTC) soll maßgeblich dazu dienen, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Der Rechnungsaustausch in einem solchen Meldesystem spielt dabei eine wichtige Rolle, sodass sich die Finanzverwaltung in diesen Prozess zwischen Versender und Empfänger einschaltet. Technisch betrachtet bedeutet dies, dass eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat vorliegen muss. Mit CTC findet eine fortlaufende automatisierte Kontrolle der Rechnungen bei der Finanzverwaltung statt – und zwar in Echtzeit. Wie im Koalitionsvertrag verankert, soll das elektronische Meldesystem so schnell wie möglich eingeführt werden, sodass damit gerechnet werden kann, dass die elektronische Rechnungsstellung auch für privatunternehmerische Geschäftspartner verpflichtend wird.
Vor dem Hintergrund des bereits erwähnten Richtlinienentwurfs der Europäischen Kommission, der sich auch als de facto-Entwurf der Umsetzung einer E-Rechnungspflicht lesen lässt, könnte die Akzeptanz des E-Invoicings und der Digitalisierungsgrad vieler Unternehmen schon bald steigen. Dennoch wird eine E-Rechnungspflicht in jedem Fall eine nicht zu verachtende Herausforderung darstellen – sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht.
Wer sorgt für Zukunfts-, Investitions- und Datensicherheit?
Mit den ambitionierten Plänen von Regierung und EU-Kommission auf der einen und der (immer noch) hohen Komplexität der E-Rechnungsthematik auf der anderen Seite, benötigen Unternehmen Ratgeber und Orientierungshilfen, um einerseits zwischen den national sowie international gängigen Formaten, Standards und Systemen für den elektronischen Rechnungs- und Dokumentenaustausch ihre individuell passende Strategie zu erarbeiten, und um andererseits zukunfts- und investitionssichere Lösungen zu wählen, die sie die Prozess- und Kostenoptimierungen voll ausschöpfen lassen. Spezialisierte E-Invoicing-Provider wie Quadient sorgen neben einem reibungslosen elektronischen Austausch und der Verarbeitung von Dokumenten und E-Rechnungen auch dafür, dass wichtige nationale und internationale Datenschutz- und steuerrechtliche Aspekte erfüllt werden. Darüber hinaus dient Quadient als kompetenter Partner in allen Fragen des elektronischen Rechnungs- und Dokumentenaustauschs.
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