Bei der Einführung von E-Rechnungen haben Unternehmen verschiedene Hürden zu überwinden. Umso wichtiger ist es, den Umstieg als strategischen Prozess zu betrachten. Eine sorgfältige Planung, die Einbeziehung aller betroffenen Abteilungen, regelmäßige Trainings und die Unterstützung erfahrener Experten können dabei helfen, alle Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Die Hürden
Der Umstieg auf E-Rechnungen stellt für viele Unternehmen eine bedeutende Veränderung dar, bietet jedoch auch zahlreiche Chancen zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Entgegen vieler Befürchtungen erfordert die Integration von E-Rechnungslösungen in der Regel nur geringfügige Anpassungen der bestehenden IT-Infrastruktur. Moderne E-Invoicing-Systeme sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in vorhandene ERP- und Buchhaltungssysteme einzufügen. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Anbietern wie Quadient können Unternehmen von vorgefertigten Schnittstellen und bewährten Implementierungsstrategien profitieren, was den Integrationsaufwand erheblich reduziert.
Die Umstellung bietet zudem eine hervorragende Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu optimieren. Obwohl Mitarbeiterschulungen notwendig sind, führen diese zu einer Steigerung der Effizienz und Genauigkeit in der Rechnungsverarbeitung. Viele Anbieter von E-Rechnungslösungen bieten umfassende Schulungsprogramme an, die den Übergang für alle Beteiligten erleichtern.
Ein wichtiger Aspekt ist die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, die mit den richtigen Tools und Partnern gut zu bewältigen ist. Spezialisierte E-Invoicing-Lösungen sind so konzipiert, dass sie automatisch die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen und regelmäßig aktualisiert werden. Dies entlastet Unternehmen und minimiert das Risiko von Compliance-Verstößen.
Der Umstieg auf E-Rechnungen bietet erhebliche Einsparpotenziale, darunter die Reduzierung von Prozesskosten um bis zu 80 Prozent, die Verkürzung der Bearbeitungszeiten um durchschnittlich 50 Prozent, eine verbesserte Datenqualität und die Minimierung von Fehlerquoten. Zudem führt es zu einer Beschleunigung des Zahlungseingangs und einer Verbesserung der Liquidität. Erfahrene Anbieter können Unternehmen dabei unterstützen, einen klaren ROI zu ermitteln und die Amortisationszeit der Investition zu berechnen.
Mit einem strukturierten Ansatz und der richtigen Unterstützung ist die Umstellung auf E-Rechnungen also durchaus machbar. Eine sorgfältige Planung, die Auswahl eines geeigneten E-Invoicing-Anbieters und eine schrittweise Implementierung sind dabei entscheidend. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Providern können Unternehmen von deren Expertise und bewährten Best Practices profitieren und so die Transformation erfolgreich meistern und sich für die digitale Zukunft rüsten.
Ab dem 1. Januar 2025 greift die E-Rechnungspflicht! Ab dann müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Sie benötigen Hilfe bei dem Thema E-Rechnung? Unsere Spezialisten helfen Ihnen gerne weiter.
Sind Sie bereit?
Das ist jetzt zu tun:
Die Vorbereitung
- Gesetzliche Anforderungen verstehen
Informieren Sie sich über die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht und die relevanten Fristen für Ihr Unternehmen.
Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen der E-Rechnung.
- Interne Prozesse analysieren
Analysieren Sie die bestehenden Rechnungsprozesse – von der Erstellung über den Versand und Empfang bis hin zur Verarbeitung – und ermitteln Sie notwendige Anpassungen für den Umstieg auf E-Rechnungen.
- Technische Voraussetzungen prüfen
Überprüfen Sie die Kompatibilität bestehender IT-Systeme, um auf Basis dessen festzustellen, wo Software benötigt wird.
Die Umsetzung
- E-Rechnungssoftware auswählen
Unterziehen Sie die verschiedenen Anbieter und Lösungen am Markt einer eingehenden Prüfung unter Einbeziehung Ihrer individuellen Anforderungen. Wählen Sie eine Software, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und zu Ihren Prozessen passt.
Hier finden Sie weitere Informationen zu den wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer geeigneten E-Rechnungssoftware.
- Systeme integrieren
Implementieren Sie die E-Rechnungslösung in Ihre bestehenden ERP- oder Buchhaltungssysteme und stellen Sie außerdem die Kompatibilität mit anderen relevanten Systemen sicher.
- Mitarbeiter schulen
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter zu den unterschiedlichen Formaten der elektronischen Rechnungsstellung, erklären Sie die Vorteile, die der Umstieg auf E-Rechnungen mit sich bringt und schulen Sie zu veränderten Geschäftsprozessen und neuen Tools, um die Akzeptanz der gewählten Lösung zu gewährleisten. Benennen Sie im Zuge dessen auch Ansprechpartner, die für auftretende Fragen während der Umstellungsphase zur Verfügung stehen.
- Geschäftspartner informieren
Vereinbaren Sie mit Lieferanten und Kunden, in welchem Format die E-Rechnungen ausgetauscht werden sollen.
Testphase und Go-Live
- Testlauf durchführen
Testen Sie die E-Rechnungsprozesse mit ausgewählten Partnern, um auftretende Probleme identifizieren und beheben zu können.
- Umstellungsphase
Stellen Sie schrittweise auf E-Rechnungen um und überwachen Sie die Prozesse, um bei Bedarf Optimierungen oder Anpassungen vornehmen zu können.
Die Post-Migrationsphase
- Compliance sicherstellen
Implementieren Sie Kontrollmechanismen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Hierunter fällt auch die revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen.
- Kontinuierliche Optimierung
Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern und Geschäftspartnern, um die eingeführten Prozesse basierend auf den gewonnenen Erfahrungen optimieren zu können.
Fazit
Der Umstieg auf E-Rechnungen ist ein kontinuierlicher Prozess, der über die initiale Implementierung hinausgeht und eine fortlaufende Anpassung erfordert, um Effizienzgewinne zu maximieren. Hinzu kommt, dass die eingesetzten Lösungen an neue Entwicklungen und Standards angepasst werden müssen. Ein geeigneter Anbieter kann den Umstieg auf E-Rechnungen wesentlich erleichtern. Er bietet eine umfassende Unterstützung, beginnend mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Prozesse und der Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung. Darüber hinaus kann er die technische Implementierung, einschließlich der Integration in vorhandene Systeme und der Einrichtung notwendiger Schnittstellen, übernehmen. Zudem stellt er Schulungen für Mitarbeiter bereit, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten. Wichtig ist auch die Sicherstellung der Compliance mit rechtlichen Vorgaben und Standards. Nach der Einführung bietet ein Anbieter fortlaufenden Support und hilft bei der kontinuierlichen Prozessoptimierung. Durch seine Erfahrung kann er wertvolle Einblicke und Best Practices einbringen, potenzielle Probleme antizipieren und effiziente Lösungen vorschlagen. Dies ermöglicht einen strukturierten und risikominimierten Übergang zur E-Rechnung, sodass Unternehmen schnell von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren können.
