Software-as-a-Service-Angebote (SaaS) bieten sowohl für Unternehmen als auch für Benutzer zahlreiche Vorteile, und es ist keine Überraschung, dass ihre Nutzung rasant zunimmt. Laut Gartner wenden Unternehmen dieses Jahr mehr als 40 % ihrer IT-Budgets für SaaS-Lösungen auf und 51 % im Jahr 2025. Dieser Trend gilt auch im Bereich der Dokumentenmanagementdienste und ermöglicht die Erstellung und Zustellung von Dokumenten und Mitteilungen an Kunden, einschließlich Verträgen, Kontoauszügen, Rechnungen, Benachrichtigungen und personalisierten Briefen.
Hier sind 13 Vorteile von SaaS für das Dokumentenmanagement in Unternehmen
SaaS-Software erfreut sich zunehmender Beliebtheit, da sie mehrere entscheidende Vorteile bietet:
Maximale Zugänglichkeit
Auf SaaS-Software kann von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät über einen Webbrowser zugegriffen werden. Dadurch können Benutzer jederzeit von überall aus arbeiten, was Mobilität und Remote-Arbeit fördert. Außerdem entfällt die Komplexität von Updates und Problemen im Zusammenhang mit älteren Versionen. Quadient bietet eine in internen Browsern laufende Lösung für Unternehmen zum Entwerfen, Aktualisieren, Personalisieren und Versenden von Dokumenten und Mitteilungen.
Benutzerfreundlicher Service
SaaS-Dienste werden häufig in Paketen angeboten und bieten vorgefertigte Geschäftslösungen. Dadurch können Benutzer die von ihnen benötigten Lösungen unabhängiger und effizienter implementieren, ohne sich auf ihre IT-Abteilung verlassen zu müssen. Quadient bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Teams ermöglicht, das Design und die Erstellung von Dokumenten unabhängig zu verwalten.
Geschäftsskalierbarkeit
SaaS-Lösungen sind auf das Geschäftswachstum ausgelegt und bieten integrierte Flexibilität hinsichtlich des verwalteten Volumens. Sie können je nach Bedarf ganz einfach Benutzer hinzufügen oder entfernen. SaaS-Dokumentenmanagementlösungen sind auch für die Bewältigung großer Dokumentenmengen konzipiert, ohne dass Unternehmen ihre technischen Kapazitäten erhöhen müssen. Auf diese Weise können Millionen von Dokumenten erstellt werden, ohne dass die IT-Infrastruktur des Unternehmens beeinträchtigt wird.
Automatische Updates
SaaS-Softwareanbieter kümmern sich in der Regel um Wartung, Sicherheitsupdates und Funktionsverbesserungen. Benutzer profitieren automatisch und ohne Aufwand von den neuesten Funktionen. Im Fall von Quadient Evolve, der weltweit führenden SaaS-Dokumentenmanagementlösung, erfolgen alle zwei Monate Updates, was Innovationen, Produktanpassungen an Trends und ein verbessertes Kundenerlebnis ermöglicht.
Reduzierte Anschaffungskosten
SaaS-Lösungen machen häufig Investitionen in teure Server, Hardware und Software überflüssig. Die Anschaffungskosten sind im Allgemeinen niedriger, was für kleine Unternehmen von Vorteil sein kann. Quadient bietet mittelständischen Unternehmen Zugang zu einer professionellen Dokumentenmanagementlösung zu einer auf ihre Größe abgestimmten Preisgestaltung.
Einfache Bereitstellung
Die Implementierung von SaaS-Software erfolgt in der Regel schnell und unkompliziert, sodass Unternehmen die Tools umgehend nutzen können. Die Infrastruktur von Quadient ist für eine nahezu sofortige Bereitstellung in Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen ausgelegt.
Vereinfachte Verwaltung
SaaS-Anbieter kümmern sich um Infrastrukturmanagement, Sicherheitspatches, Backups und Verfügbarkeit. Dadurch werden Unternehmen von vielen technischen Aufgaben entlastet und die damit verbundenen Kosten deutlich reduziert. Beispielsweise arbeiten die Betriebsteams von Quadient rund um die Uhr an der Verwaltung der Plattform und gewährleisten so deren Sicherheit und Stabilität. Dies ist besonders wichtig, wenn Unternehmen Stapel- oder On-Demand-Dokumente erstellen.
Verbesserte Zusammenarbeit
SaaS-Lösungen sind häufig darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern, mit Funktionen wie der Dokumentenfreigabe in Echtzeit und integrierten Kommunikationstools. Im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung ist dies für Geschäftsanwender von entscheidender Bedeutung, die direkt bei der Erstellung und Aktualisierung behördlicher oder administrativer Dokumente zusammenarbeiten können. Beispielsweise kann das Marketingteam Werbetexte in einem Dokument bearbeiten, während die Rechtsabteilung rechtliche Haftungsausschlüsse hinzufügen kann. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Interaktionen mit der IT-Abteilung.
Anpassung
Viele SaaS-Softwareoptionen bieten Anpassungsfunktionen, um den spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden. Beispielsweise kann die SaaS-Lösung von Quadient Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumente und Kommunikation mithilfe von Schriftarten und Stilen anzupassen, die zu ihrem Branding passen.
Verbesserte Sicherheit
Anbieter von SaaS-Software tätigen häufig erhebliche Investitionen in die Sicherheit, um Unternehmensdaten vor Online-Bedrohungen zu schützen. Quadient verfügt über ein engagiertes Team, das die Sicherheit seiner Infrastruktur verwaltet und sich an internationale Best Practices für Cybersicherheit hält.
Langfristige Einsparungen
Während sich die monatlichen Kosten ansammeln können, erzielen viele Unternehmen langfristige Einsparungen durch geringere Wartungs- und IT-Verwaltungsausgaben. Auch wenn die Quantifizierung schwierig ist, ist es allgemein anerkannt, dass SaaS-Lösungen im Allgemeinen kosteneffektiver sind, da SaaS-Anbieter von Skaleneffekten profitieren und fairere Preise anbieten können.
Testversionen
Viele SaaS-Softwareanbieter bieten kostenlose Testzeiträume oder Testversionen an, sodass Unternehmen eine Lösung testen können, bevor sie sich verpflichten. Andere, wie Quadient, ermöglichen Unternehmen den Start mit begrenztem finanziellen Risiko und Engagement.
Technische Skalierbarkeit
SaaS-Lösungen können sich an die Größe Ihres Unternehmens anpassen und ermöglichen es Ihnen, Ressourcen je nach Bedarf zu erhöhen oder zu reduzieren, ohne neue Software oder Hardware kaufen zu müssen. Quadient bietet eine Dokumentenmanagementplattform, die sich an die Dokumentenvolumenanforderungen seiner Kunden anpasst.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Software-as-a-Service-Angebote (SaaS) Flexibilität und Zugänglichkeit mit wirtschaftlichen Vorteilen kombinieren und gleichzeitig die Komplexität des IT-Managements für Unternehmen reduzieren, was sie für viele Organisationen zu einer attraktiven Option macht. Es ist jedoch wichtig, einen zuverlässigen Anbieter auszuwählen und die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, bevor Sie eine Verpflichtung eingehen.
Quadient ist ein weltweit führender Anbieter im Bereich Kundenkommunikationsmanagement und bietet die weltweit führende SaaS-Dokumentenmanagementlösung.
