Optimaal data- en documentbeheer levert talloze verbeteringen op … en wie weet zelfs nieuwe klanten. Lees hieronder hoe een goed documentbeheersysteem – ofwel OMS-software – je onderneming helpt groeien.
Goede service = tevreden klant
Dankzij software voor documentbeheer wordt jouw service op verschillende manieren verbeterd:
Gecentraliseerd en geautomatiseerd
Om te beginnen komen met OMS-software alle documenten handig samen op één online locatie. Je hoeft niet langer te sukkelen met verschillende cloudlocaties of softwarepakketten: één goed softwarepakket voor documentbeheer brengt alle documenten samen in één handige gebruikersomgeving, van waaruit je alle documentstromen efficiënt kunt aansturen, beheren en opvolgen. Dat betekent ook dat je je bestaande software, zoals je boekhoudsysteem, niet hoeft aan te passen. Een systeem als Neotrax sluit bijvoorbeeld naadloos aan op je ERP- of CRM-systeem.
Omnichannel-communicatie op maat van de klant
Software voor documentbeheer is daarnaast onmisbaar als je aan multi- of omnichannel-communicatie wil doen. Zowel voor B2C- als voor B2B-bedrijven geldt dat je moet inzetten op meerdere communicatiekanalen als je van mogelijke nieuwe klanten tevreden en trouwe klanten wil maken. Bepaalde boodschappen werken nu eenmaal beter – zowel voor jou als voor die klant – via mail, terwijl je andere boodschappen effectiever overbrengt via telefoon of in de winkel zelf. Met OMS-software wordt omnichannel communiceren een stuk makkelijker. Je kiest zelf hoe documenten en berichten worden verstuurd: via e-mail, per post of met een sms’je. Het kan allemaal. Je personaliseert moeiteloos de ‘journey’ die elke klant aflegt.
Minder kosten, minder fouten
Net zo belangrijk is de financiële besparing die een outputmanagementsysteem of gelijkaardig softwarepakket oplevert. Een voorbeeld? OMS-500 van Quadient bespaart de administratie veel tijd en maakt het versturen van direct mailings en de facturatie een stuk efficiënter. Doordat je verschillende documenten veel makkelijker kunt bundelen in een envelop, bespaar je ook makkelijk op verzendkosten. Met het systeem kun je workflows in realtime bijsturen, zonder tussenkomst van IT. En tot slot maak je veel minder fouten: vertragingen en foute leveringen behoren tot zo het verleden.
Betere klantenbinding dankzij OMS-software
De kostenbesparing is mooi meegenomen, maar dé reden om over te stappen op gecentraliseerd documentbeheer met OMS-software is het groeipotentieel. Hoe vlotter je klantencommunicatie verloopt, hoe groter de tevredenheid van je klanten. Via word-of-mouth levert je dat uiteindelijk méér klanten op, die bovendien langer trouw blijven aan je merk.
Overstappen op digitaal documentbeheer
Veel bedrijven onderzoeken hoe zij de juiste digitale strategie kunnen ontwikkelen. Goede software helpt daarbij. Wie slim is, kiest voor één centraal systeem waarmee je op de klassieke manier kunt communiceren (via briefpost) én waarmee je je digitale communicatie naar een hoger niveau kunt tillen (dus inclusief e-mail, e-facturen, sms, sociale media, …). Zolang je een beroep moet doen op twee systemen, is er sprake van inefficiëntie, en als je overschakelt op een ‘digital-only’-systeem, verlies je een communicatiekanaal dat nog altijd erg belangrijk is..
Software voor klassieke én digitale klantcommunicatie levert je meerdere voordelen op:
- Je klanten krijgen een gepersonaliseerde service
- Je firma produceert minder papierafval
- De kans op fouten wordt een stuk kleiner
- Je data wordt veilig afgehandeld
- Je bespaart kosten