De factuur is het centrale document voor Belgische bedrijven, zoals voor bedrijven overal: jaarlijks worden er in België meer dan een miljard facturen uitgewisseld. Enerzijds wil Europa van elektronische facturatie een standaard maken, anderzijds heeft de Belgische overheid er alle belang bij om belastingfraude te bestrijden. Volgens een recente studie van het Internationaal Monetair Fonds gaapt er een kloof van 11 miljard euro tussen de belastinginkomsten en wat er effectief geïnd zou kunnen worden. Het is dus niet moeilijk om te begrijpen dat er enorm veel op het spel staat bij deze hervorming!
De wens om over te stappen op elektronische facturatie is niet nieuw in Europa, met de eerste verordening die binnenkort haar 10e verjaardag viert... De Europese richtlijn die e-facturatie "inluidde" is 2014/55/EU en dateert van 16 april 2014. De richtlijn had alleen betrekking op uitwisselingen met overheden (B2G). Eenmaal geratificeerd, moest elk land de richtlijn omzetten in nationale wetgeving en een uitrolschema opstellen. België heeft besloten om elektronische facturering B2G uit te rollen vanaf 2022. Deze uitrol, die nog aan de gang is, verloopt in fasen, afhankelijk van de omvang van de overheidsopdrachten:
- 1 november 2022: verplicht voor overheidsopdrachten van € 214.000 of meer.
- 1 mei 2023: verplicht voor overheidsopdrachten met een waarde van 30 000 euro of meer.
- 1 maart 2024: verplicht voor opdrachten van minder dan € 30.000 en meer dan € 3.000*.
*Budgetten van minder dan €3.000 zijn voorlopig vrijgesteld, maar elke regering kan op een later tijdstip beslissen of ze de verplichting op deze uitgavenpost toepast en een deadline vastleggen.
Europa werkt aan de uitbreiding van e-facturering en e-melding (verzending van factuurgegevens naar de belastingdienst voordat de btw wordt geïnd) voor intracommunautaire B2B-transacties. Dit is de VIDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Het doel van deze richtlijn is om van elektronische facturering een standaard te maken!
De omzetting van deze toekomstige richtlijn zal binnenkort van kracht zijn in België. E-facturatie wordt verplicht voor alle bedrijven vanaf 1 januari 2026 (een beslissing genomen door minister van Financiën Vincent Van Peteghem op 2 oktober 2023). Er zijn nog een paar stappen te gaan voordat deze beslissing wordt bekrachtigd die je hier kunt vinden. Net na Kerstmis heeft de minister van Financiën het voorstel ingediend bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers, wat een nieuwe stap is, en volgens Aurélie Soldai, een advocaat gespecialiseerd in btw, zou het voorstel snel moeten worden goedgekeurd.
Er lijkt nog een lange weg te gaan voordat e-facturatie verplicht wordt, maar dat valt tegen gezien de tijd die nodig is om dit soort projecten te implementeren. Laten we even naar de belangrijkste voorwaarden kijken. Een elektronische factuur wordt als conform erkend wanneer deze is aangemaakt in factureringssoftware die de verwerking ervan automatiseert. Bovendien heeft een elektronische factuur 3 basiskenmerken: authenticiteit, leesbaarheid en integriteit van de inhoud.
In het kader van de regelgeving voor e-facturering (B2G-uitwisselingen en toekomstige B2B-uitwisselingen) moet de factuur kunnen worden verwerkt via het PEPPOL-toegangsnetwerk, dat door de Belgische overheid is gekozen, zoals we later zullen zien.
Aan de andere kant moet je weten dat een PDF-factuur die is gemaakt door te scannen, niet langer geldig is. Alleen een PDF-factuur die automatisch wordt gegenereerd door je boekhoud- of ERP-software, omgezet in een gestructureerd formaat dat compatibel is met PEPPOL, zal geldig zijn.
De toekomstige regelgeving omvat 2 nieuwe verplichte verklaringen voor alle facturen:
- Gelijkwaardigheid tussen de datum van uitreiking van een factuur en de datum van levering van het verkochte product of de verkochte dienst (einde facturatie gegroepeerd op het einde van de maand).
- Het IBAN (unieke bankidentificatiecode) van de leverancier.
Er wordt veel gepraat over PEPPOL, maar wat is het eigenlijk?
Dit is het gekozen model voor elektronische facturering. Het staat ook bekend als het 4-hoekenmodel.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees project om de uitwisseling van elektronische factureringsgegevens te standaardiseren dat in 2008 van start ging. Het is zowel een transmissienetwerk met service level criteria (SLA) als een standaard (PEPPOL BIS) die voldoet aan de Europese norm EN16931 (semantisch gegevensmodel voor elektronische facturen). PEPPOL BIS BILLING 3.0 is de nieuwste versie van de PEPPOL standaard.
Daarnaast zijn de uitgevers van de facturen verantwoordelijk voor de technische nauwkeurigheid van documenten die worden ingediend bij het PEPPOL-netwerk. Automatische verificatie en validatie van uw uitgaande documenten is daarom een essentiële stap. Zorg ervoor dat de dienstverlener die u kiest dit aanbiedt.
Wat gebeurt er als een onjuiste factuur is gevalideerd? De serviceprovider van de ontvanger zal de factuur weigeren en een retourbericht sturen naar de verzender. Weten hoe je met dit soort berichten moet omgaan is dus ook een must!
Wat B2G betreft, centraliseert het Mercurius-platform de aankopen van openbare entiteiten (zoals Chorus Pro in Frankrijk) in België en is het verbonden met PEPPOL om elektronische facturen te kunnen ontvangen. Concreet betekent dit dat wanneer u een dienst of de levering van een goed wilt betalen en ontvangen, ofwel uw leverancier via PEPPOL met Mercurius is verbonden en alles automatisch verloopt, ofwel u uw facturen rechtstreeks op Mercurius invoert.
