Sinds 1 januari 2017 verwachten zowel de Vlaamse overheid als de Nederlandse rijksoverheid dat hun leveranciers aan e-invoicing doen. Hieronder lees je wat dat precies inhoudt, welke uitzonderingen er bestaan en hoe je met succes overschakelt op e-facturatie.
Waarom elektronisch factureren?
Elektronisch factureren of e-invoicing biedt tal van voordelen voor zowel de verzender als de ontvanger die uiteindelijk een grote kostenbesparing opleveren. Om te beginnen vergroot je met e-invoicing de efficiëntie in je onderneming. Er is sprake van een administratieve lastenvermindering, een grotere transparantie en een eenvoudiger factuurbeheer bij beide organisaties. Die voordelen vertalen zich in een aanzienlijke kostenbesparing. Voor uitgaande facturen realiseer je dankzij digitale factuurverwerking een besparing van 3,24 euro per factuur (ten opzichte van papieren facturatie). Voor inkomende facturen bedraagt de besparing 5,77 euro per factuur (data afkomstig van de Universiteit Hasselt, faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen). Dat zijn indrukwekkende cijfers die elk bedrijf kunnen helpen om hun kapitaal en groeipotentieel veilig te stellen.
E-invoicing leidt over het algemeen ook tot een snellere verwerking en betaling. Tegelijkertijd is het een prima manier om kortingen te vragen en te krijgen. Niet alleen de overheid is gesteld op e-invoicing, ook kmo’s en multinationals zien er de voordelen van in en zijn bereid leveranciers met een korting te belonen als ze aan gestandaardiseerde e-invoicing doen.
E-invoicing naar de Vlaamse overheid: verplicht sinds 1 januari 2017
Was e-invoicing tot voor kort vooral een ‘nice-to-have’, dan wordt het nu een ‘must-have’. Want de Vlaamse overheid verwacht sinds 1 januari 2017 van al zijn leveranciers e-facturen volgens een standaard format. Inderdaad, je factuur als een pdf-bestand naar de Vlaamse overheid sturen is niet langer een optie. Vlaanderen wil e-facturen in het XML-format die voldoen aan de Europese standaard UBL-CENBII.
Uitzonderingen
Moet elke leverancier aan de Vlaamse overheid hieraan voldoen? Dat nu ook weer niet. Kleine partijen, zoals privépersonen en zogenaamde micro-ondernemingen (alle bedrijfjes die níét op deze lijst staan), mogen nog altijd papieren facturen of pdf-bestanden doorsturen. Declaraties en schuldvorderingen vallen evenmin onder de nieuwe regeling. En ten slotte is er een uitzondering voor wat men G2G-facturen noemt: betalingen van de ene overheidsinstelling aan de andere. Voor G2G-facturen wordt e-invoicing vermoedelijk eind 2017 ingevoerd.
Hoe e-factureren?
Doet jouw onderneming weleens zaken met de Vlaamse overheid (of de Nederlandse, want ook die hanteert sinds 1 januari 2017 e-invoicing voor alle leveranciers)? Dan is het hoog tijd dat je kennismaakt met het PEPPOL-model. PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement OnLine’. In PEPPOL verloopt de e-facturatie volgens een vierhoekstenen-model waarbij de ‘Access Points’ (AP) de rol van dienstverlener opnemen. Verzenders en ontvangers wisselen via die AP’s dus e-facturen uit volgens een duidelijk afsprakenkader. Een PEPPOL-factuur is gestandaardiseerd en ziet er dus altijd hetzelfde uit. Maatwerk wordt overbodig, al kun je wel nog zakelijke afspraken aan je facturen toevoegen. Op de website van de Vlaamse overheid kun je alles lezen over de e-facturatie-eisen voor leveranciers. Voor de versturing van de facturen moet het Mercurius-platform van de overheid gebruikt worden.
Natuurlijk schakel je niet zomaar over van het ene systeem op het andere louter en alleen om aan de Vlaamse overheid te kunnen factureren. En da’s ook het grote voordeel van overstappen op PEPPOL: het is eveneens bijzonder handig voor B2B-facturen. Je kunt het ook met je ERP integreren, zodat alles naadloos op elkaar aansluit.
OMS-500 van Quadient is een zinvol hulpmiddel voor bedrijven die hun documentenoutput op een uniforme en professionele manier willen stroomlijnen. Je kunt er facturen mee versturen via verschillende kanalen, van de klassieke postbedeling tot e-mail. Ook e-invoicing volgens de Vlaamse en Nederlandse normen behoort tot de mogelijkheden die Quadient voorstelt.
Elektronische facturen: slechts één element in je digitale strategie
Wanneer je investeert in nieuwe technologie, opleidingen en dergelijke meer, wil je natuurlijk een return on investment. E-facturatie kan die ook bieden, maar dan moet je wel de juiste randvoorwaarden creëren. Zo moet je vooraleerst een boekhoudpakket hebben dat je toelaat om PEPPOL-facturen te versturen. Verder vergroot de kans op succes als je een systeem hebt om de verzending te automatiseren en als je inkomende facturen ook meteen digitaliseert.