Voor een aangetekende zending moest je tot voor kort bij Bpost aankloppen. Want een zending aangetekend versturen, betekende automatisch dat je die zending fysiek moest versturen – per post dus. Sinds dit jaar kun je echter ook aangetekende zendingen via de digitale weg naar je klanten versturen – per e-mail. Een aangetekende zending die je digitaal verstuurt, heeft dezelfde juridische waarde als een aangetekende zending die je per post verstuurt. En dat is niet het enige voordeel verbonden aan de digitalisering van aangetekende zendingen.
Aangetekende e-mails versturen
Hoe dat in de praktijk precies werkt, zo’n aangetekende e-mail versturen? Heel eenvoudig. Eerst installeer je een specifieke plug-in in je mailprogramma of koop je een software pakket op maat aan, waarmee je vervolgens aan de slag kunt. Klik aan dat je een aangetekende e-mail wil verzenden en voeg al het nodige toe: eventuele bijlage(n), jouw tekstboodschap, het mailadres van de ontvanger etc.
Ziezo, klaar. Vanaf nu kun je je digitaal verstuurde aangetekende zending minutieus opvolgen.
Aangetekende zending per e-mail opvolgen
Een van de grote voordelen van een aangetekende zending digitaal versturen is de mogelijkheid tot nauwkeurige opvolging die deze werkwijze je biedt.
Een goede opvolging van aangetekende zendingen is cruciaal, of dat nu over een digitale dan wel een fysieke aangetekende zending gaat. Een aangetekende brief opvolgen via de post kan met een trackingsysteem, waarbij je een code ontvangt die aan jouw brief of pakketje gekoppeld is. Wanneer je die code online in het opvolgingssysteem ingeeft, kun je op die manier te weten komen waar je aangetekende zending zich bevindt.
Een aangetekende e-mail opvolgen is zo mogelijk nog makkelijker. Via het softwareprogramma kun je bijvoorbeeld instellen dat je een melding ontvangt zodra de e-mail is aangekomen bij de bestemmeling. Een mogelijk extra element dat je aan je aangetekende e-mail kunt toevoegen, is een downloadlink. Dankzij die link kun je eveneens te weten komen of het e-maildocument al dan niet gedownload werd.
Elektronische handtekening plaatsen
Een aangetekende e-mail is veel meer dan ‘gewoon’ een gedigitaliseerde versie van de fysieke aangetekende zending. Dankzij het softwaresysteem voor digitale aangetekende zendingen is het ook mogelijk om documenten te voorzien van een elektronische handtekening. Dat opent mogelijkheden. Zo kun je vanaf nu dus veel makkelijker contracten of overeenkomsten die een handtekening vereisen per mail versturen.
Verstuur alle uitgaande post via één systeem
Integreer je aangetekende e-mails in een breder outputmanagementsysteem waarmee je alle klantencommunicatie makkelijker laat verlopen. Ontdek hoe je deze functie makkelijk opneemt in Impress van Quadient.
Wilt u nog meer informatie of had u vragen? Neem dan hier contact met ons op.