Software-as-a-Service (SaaS)-aanbiedingen bieden tal van voordelen voor zowel bedrijven als gebruikers, en het is geen verrassing dat het gebruik ervan enorm toeneemt. Bedrijven besteden dit jaar meer dan 40% van hun IT-budgetten aan SaaS-oplossingen en 51% in 2025, zegt Gartner. Deze trend geldt ook op het gebied van documentbeheerdiensten, waardoor documenten en communicatie aan klanten kunnen worden gemaakt en geleverd, waaronder contracten, afschriften, facturen, kennisgevingen en gepersonaliseerde brieven.
Hier zijn 13 voordelen van SaaS voor documentbeheer in het bedrijfsleven
SaaS-software wint aan populariteit omdat het een aantal belangrijke voordelen biedt:
Maximale toegankelijkheid
SaaS-software is toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding via een webbrowser. Dit stelt gebruikers in staat om overal en altijd te werken, wat mobiliteit en werken op afstand bevordert. Het elimineert ook de complexiteit van updates en problemen die verband houden met oudere versies. Quadient biedt een oplossing die draait in interne browsers voor ondernemingen voor het ontwerpen, updaten, personaliseren en verzenden van documenten en communicatie.
Gebruiksvriendelijke service
SaaS-diensten zijn vaak verpakt en bieden kant-en-klare bedrijfsoplossingen. Hierdoor kunnen gebruikers zelfredzamer en efficiënter zijn in het implementeren van de oplossingen die ze nodig hebben, zonder afhankelijk te zijn van hun IT-afdeling. Quadient biedt een gebruiksvriendelijke interface, waarmee teams het ontwerp en de creatie van documenten zelfstandig kunnen beheren.
Schaalbaarheid van het bedrijf
SaaS-oplossingen zijn ontworpen om de groei van het bedrijf op te vangen en bieden geïntegreerde flexibiliteit op het gebied van beheerd volume. U kunt eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen op basis van uw behoeften. SaaS-oplossingen voor documentbeheer zijn ook ontworpen om grote documentvolumes te verwerken zonder dat bedrijven hun technische capaciteit hoeven te vergroten. Op deze manier kunnen miljoenen documenten worden gemaakt zonder dat dit gevolgen heeft voor de IT-infrastructuur van de onderneming.
Automatische updates
SaaS-softwareleveranciers zorgen doorgaans voor onderhoud, beveiligingsupdates en functionele verbeteringen. Gebruikers profiteren automatisch van de nieuwste functies zonder enige moeite. In het geval van Inspire Evolve van Quadient, 's werelds nummer één SaaS-oplossing voor documentbeheer, vinden er elke twee maanden updates plaats, waardoor innovatie, productaanpassing aan trends en een verbeterde klantervaring mogelijk worden.
Lagere initiële kosten
SaaS-oplossingen elimineren vaak de noodzaak om te investeren in dure servers, hardware en software. De initiële kosten zijn over het algemeen lager, wat voordelig kan zijn voor kleine bedrijven. Quadient biedt middelgrote bedrijven toegang tot een professionele oplossing voor documentbeheer met prijzen die zijn afgestemd op hun omvang.
Eenvoudige implementatie
Het implementeren van SaaS-software is doorgaans snel en eenvoudig, waardoor bedrijven de tools snel kunnen gaan gebruiken. De infrastructuur van Quadient is ontworpen voor vrijwel onmiddellijke implementatie in ontwikkel-, test- en productieomgevingen.
Vereenvoudigd beheer
SaaS-providers zorgen voor infrastructuurbeheer, beveiligingspatches, back-ups en beschikbaarheid. Dit ontlast bedrijven van veel technische taken en verlaagt de bijbehorende kosten aanzienlijk. De operationele teams van Quadient werken bijvoorbeeld 24/7 om het platform te beheren en de veiligheid en stabiliteit ervan te waarborgen. Dit is vooral belangrijk wanneer bedrijven batch- of on-demand documenten genereren.
Verbeterde samenwerking
SaaS-oplossingen zijn vaak ontworpen om teamsamenwerking te vergemakkelijken, met functies zoals het realtime delen van documenten en geïntegreerde communicatietools. In de context van documentbeheer is dit van cruciaal belang voor zakelijke gebruikers die rechtstreeks kunnen samenwerken aan het maken en bijwerken van regelgevende of administratieve documenten. Het marketingteam kan bijvoorbeeld promotionele tekst op een document bewerken, terwijl de juridische afdeling juridische disclaimers kan toevoegen. Dit voorkomt de noodzaak van interacties met de IT-afdeling.
Aanpassing
Veel SaaS-software-opties bieden aanpassingsfuncties om aan de specifieke behoeften van elk bedrijf te voldoen. De SaaS-oplossing van Quadient kan ondernemingen bijvoorbeeld helpen hun documenten en communicatie aan te passen met lettertypen en stijlen die passen bij hun huisstijl.
Verbeterde beveiliging
Leveranciers van SaaS-software doen vaak aanzienlijke investeringen in beveiliging, waardoor bedrijfsgegevens worden beschermd tegen online bedreigingen. Quadient heeft een speciaal team om de beveiliging van zijn infrastructuur te beheren en houdt zich aan internationale best practices op het gebied van cyberbeveiliging.
Sparen op lange termijn
Hoewel de maandelijkse kosten zich kunnen opstapelen, realiseren veel bedrijven besparingen op de lange termijn door lagere onderhouds- en IT-beheerkosten. Hoewel het een uitdaging is om te kwantificeren, wordt algemeen aanvaard dat SaaS-oplossingen over het algemeen kosteneffectiever zijn omdat SaaS-providers profiteren van schaalvoordelen en eerlijkere prijzen kunnen bieden.
Proefversies
Veel SaaS-softwareleveranciers bieden gratis proefperiodes of proefversies aan, zodat bedrijven een oplossing kunnen testen voordat ze zich vastleggen. Andere, zoals Quadient, stellen bedrijven in staat om te beginnen met beperkte financiële risico's en toewijding.
Technische schaalbaarheid
SaaS-oplossingen kunnen zich aanpassen aan de grootte van uw bedrijf, zodat u de middelen kunt vergroten of verkleinen op basis van uw behoeften zonder dat u nieuwe software of hardware hoeft aan te schaffen. Quadient biedt een platform voor documentbeheer dat zich aanpast aan de behoeften van zijn klanten op het gebied van documentvolumes.
Samengevat combineren Software-as-a-Service (SaaS)-aanbiedingen flexibiliteit en toegankelijkheid met economische voordelen, terwijl het de complexiteit van IT-beheer voor bedrijven vermindert, waardoor ze voor veel organisaties een aantrekkelijke optie zijn. Het is echter essentieel om een betrouwbare aanbieder te selecteren en rekening te houden met de specifieke behoeften van uw bedrijf voordat u een verbintenis aangaat.
Quadient is een wereldleider op het gebied van Customer Communication Management en biedt 's werelds nummer één SaaS-oplossing voor documentbeheer.
