郵便料金計器のリースについて｜クアディエントはオーダーメイドのプランをご提案
請求書や見積書、DMなど、毎日のように大量の郵便物を送付している企業では事務作業の負担が大きく、業務効率化が重要な課題といえます。
そこでおすすめしたいのが、郵便業務の負担を軽減する「郵便料金計器」というソリューションです。
郵便料金計器の概要や基本的な使い方を解説するとともに、導入費用を抑えるための方法もご紹介します。
郵便料金計器とは
郵便料金計器とは「料金計器別納」として郵便物を差し出す際に必要な機器です。
通常、封書などをポストに投函したり郵便局の窓口で差し出す際には、郵便物の重量に応じて切手を貼らなければなりません。
日本郵便の料金計器別納というサービスを利用すれば、切手を貼る代わりに印影（料金スタンプ）を印字することで郵便物を差し出せるのです。
郵便料金計器は、郵便物の重量を計測したうえで料金を算出し、印影を印字するための専用機器であり、2024年8月時点において日本郵便が指定している209機種のみが利用できます。
郵便料金計器の使い方
機械の操作が苦手な方や、郵便料金計器を使ったことがない方にとっては、複雑な操作が必要なのではないかと不安に感じてしまうこともあるでしょう。
しかし、郵便料金計器の使い方は非常にシンプルで、誰でも簡単に操作ができます。
郵便料金計器は、郵便物の重量を計測するスケール（はかり）と、ボタンとディスプレイが配置された操作パネル、封筒を差し込む部分のフィードによって構成されています。
基本的な操作方法と手順は以下の通りです。
- 電源ボタンを押して電源を入れる
- 郵便物をスケールの上にのせる
- ディスプレイに重量と郵便料金が表示される
- 「スタートボタン」を押す
- スケールから郵便物を取りフィード部分に挿入する
- 印影が正常に印刷されているかを確認
なお、一連の操作方法は以下の動画でも詳しく解説されているため、こちらもぜひご覧ください。
https://www.youtube.com/watch?v=fN4D9AqukE0
郵便料金計器のメリット・デメリット
郵便料金計器を導入することで、ユーザーにとってはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
また、反対にデメリットとして考えられるポイントもご紹介します。
メリット
郵便料金計器の主なメリットとして考えられるのは以下の3点です。
切手の購入・管理が不要
郵便料金計器を導入する最大のメリットは、切手の購入や管理が不要になることです。
郵便物の量が多いと大量の切手をつねにストックしておく必要があるほか、いつ・誰が・どの切手を使用したのか記録し、適切に管理しておくことも求められます。
しかし、郵便料金計器であればこのような手間がかからず、切手を紛失するリスクもなくなります。
事務作業の効率化
大量の郵便物を差し出す際には、郵便局の窓口に直接持ち込み、その場で料金を精算するという方法もあります。
しかし、職場と郵便局の往復に手間がかかるほか、万が一郵便局の営業時間が過ぎてしまうと差し出しが遅れてしまうリスクもあるでしょう。
郵便料金計器を導入することで窓口に持ち込む手間がなくなり、計器を通した後はすぐにでもポストに投函できるため、郵便局の営業時間を気にする必要もなくなります。
経費精算の効率化
切手をまとめて購入したときや、郵便局の窓口に持ち込んだ場合などは、都度領収証をもらい経費精算を行わなければなりません。
郵便料金計器は使用した分が自動的に集計され、口座振替として支払うこともできるため、経費精算の業務を大幅に効率化できるメリットがあります。
デメリット
郵便料金計器の唯一のデメリットは、計器本体が高額で導入時のコスト負担が大きいことです。
郵便料金計器を導入するユーザーは大量の郵便物を差し出す機会の多い企業や団体がメインであり、一般のユーザーにはほとんど普及していません。
大量生産によって製造コストを下げることも難しく、高額な本体価格がネックとなり導入を見送る企業も少なくないのです。
郵便料金計器の価格相場
郵便料金計器の価格帯はメーカーや機種のグレードなどによっても大きく異なります。
たとえば、中小企業やスタートアップ企業など比較的規模の小さいオフィス向けの郵便料金計器であれば、10万円から数十万円程度が相場となっています。
一方、中規模またはそれ以上の規模のオフィスに適した上位グレードともなれば、50万円程度の価格帯が多いようです。
なお、郵便関連のさまざまなソリューションを提供しているクアディエントでは、オフィスの規模や郵便物の月間使用通数などに応じて最適な郵便料金計器とお見積額を提示させていただきます。
郵便料金計器の導入にあたっては“リース”も検討してみよう
郵便料金計器を導入するためにまとまった額の費用がかかると聞くと、購入を躊躇してしまう企業も多いかもしれません。
特に中小企業やスタートアップ企業などは、導入したくても資金的な余裕がなく断念せざるを得ないケースもあるでしょう。
このような問題を解決するためにおすすめなのが、郵便料金計器のリースという選択肢です。
郵便料金計器を購入するのではなく、リース契約を結ぶことで初期費用を大幅に抑えられ、資金的な余裕がない企業でも導入のハードルが低下します。
また、将来的に事業内容や業務プロセスの変更などによって郵便料金計器を使用しなくなった場合でも、契約を更新しない選択肢をとることで無駄な出費を抑えられるでしょう。
さらに、万が一不具合や故障が発生した場合でも迅速なアフターケアができるほか、使用しなくなった機器の引き取りも可能なため処分方法に悩む心配もありません。
郵便料金計器のリースのご相談ならクアディエントまで
長期間にわたって郵便料金計器を使用し続けることを前提にトータルコストを考えると、購入とリースのどちらが適しているのか判断に迷ってしまうこともあるでしょう。
また、郵便料金計器を取り扱っているリース会社を探すのも手間がかかるほか、アフターケアも含めると信頼できるメーカーの製品が理想的です。
郵便料金計器のリースに関して不安やお悩みがあれば、クアディエントまでお気軽にご相談ください。
郵便料金計器をはじめとしてレターオープナーやインサーター、郵便管理ソフトウェアなど郵便業務に関連したソリューションを多数取り扱っており、これまで培ってきたノウハウ・知見をもとに最適なご提案をさせていただきます。
郵便料金計器の機能やグレードによっても毎月のリース料金は異なるため、まずは一度お問い合わせください。
まとめ
郵便料金計器は切手を貼る代わりに印影を印字するための機器であり、日本郵便が提供する料金計器別納を利用するうえでは不可欠です。
特に大量の郵便物を差し出す機会が多い企業や団体にとっては、郵便料金計器を導入することで業務効率化が期待できますが、本体価格は安価なものではないため経営者にとっては難しい判断を迫られることもあるでしょう。
しかし、郵便料金計器のリース契約を結ぶことで導入のハードルは下がり、資金に余裕がない企業でも検討しやすくなります。
郵便料金計器のリース契約をお考えの際には、ぜひクアディエントまでご相談ください。
