健康診断に必要な書類とは？結果の郵送を楽にするソリューション
この記事では、健康診断にはどのような書類が必要なのかを解説します。
また、健康診断の結果を郵送する際に生じる3つの課題についても解説します。
健康診断結果の郵送における課題を解消するためのツールである郵便料金計器の紹介もしますので、ぜひ最後までお読みください。
健康診断に必要な書類等
健康診断には、次のような書類などが必要です。
- 医療機関から送付される問診票（必要な場合は承諾書も）
- 健康保健組合や事業所により発行された受診券
- 健康保険証またはマイナンバーカード
- 検便容器、検尿容器
- 眼鏡、コンタクトケース
- 服薬中の薬またはお薬手帳
- ペースメーカー手帳
- マスクや髪留め、靴下、羽織もの、小さなポーチなど
以上の一覧をチェックリストのように利用すれば、健康診断に必要な書類等を忘れずに済むでしょう。
健康診断結果の郵送における課題
健康診断結果を郵送するには、次のような課題があります。
- コストと労力
- タイミングと配送の遅延
- 重大な個人情報を含むためご配送や紛失があってはならない
- 膨大な量の結果をスピーディーに発送しなくてはならない
- 宛先ごとに送付枚数や送付物が異なるため処理が煩雑
コストと労力
健康診断結果を郵送するには、企業にとって多くのコストと労力がかかります。具体的には、印刷や封筒への梱包などの労力や、郵送費用などのコストがかかります。特に大規模な企業では、数千人分の結果を処理する必要があり、かなりのコストや労力がかかることがわかるでしょう。
タイミングと配送の遅延
健康診断結果を郵送する場合、従業員が結果を受け取るまでに時間がかかります。また、従業員が不在の場合、再配達の依頼などをしなければならず、健康診断結果の受け取りがより遅くなってしまう場合があります。健康診断の結果、再検査や追加の医療措置が必要な場合に、問題に発展してしまう可能性もあるでしょう。
要重な個人情報を含むため誤配送や紛失があってはならない
健康診断の結果はそれ自体が重大な個人情報です。従業員の健康に関する情報が載っているため、丁重に扱うべき重要な書類と言えます。そのため、健康診断結果の誤配送や紛失は絶対にあってはなりませんが、人の手による作業ではミスが起こりかねません。
膨大な量の結果をスピーディーに発送しなくてはならない
健康診断の結果しだいでは精密検査が必要な人もいます。また、単純に健診の結果を早く知りたいという人もひるでしょう。そのため、一度健康診断を実施したら、膨大な量を捌きつつ、なるべくスピーディーに発送することが求められます。スピーディーな作業が求められる環境では、必然的にミスが起こりやすくなるでしょう。
宛先ごとに送付枚数や送付物が異なるため処理が煩雑
健康診断後に送付する書類は、全員が全く同じ枚数、同じ種類であるとは限りません。再検査が必要な方にはその案内を出す必要があり、また、男女で異なる検査の案内を同封しなければならないといったケースも多いです。
封入封かん機（インサーター）なら健康診断の書類の郵送が楽に
ここまでの内容からも分かるとおり、健康診断の結果の送付にはさまざまな課題があります。そこでおすすめしたいのが封入かん機（インサーター）というソリューションです。
ここでは封入封かん機を導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。
バーコード付与による正確な仕分け
書類ごとに識別用のバーコードを付与することで自動で仕分けを行います。封入する書類の間違いがなくなることで個人情報を漏洩のリスクを防止できるほか、折り畳みや詰め込みも機械が行うため、綺麗な封入封かんが可能となるでしょう。
短時間に大量の健康診断結果の処理が可能
弊社で取り扱っている封入封かん機では、1時間当たり最大7,000通の処理が可能です。これによりスピーディーな発送ができていない、もしくはスピーディーさを重視しすぎたことでミスが続出しているといった企業の課題が解決されるでしょう。
人件費を大幅削減
健康診断の結果を送付する過程において、スピーディーさを担保するために書類の用意、仕分け、折り込み、など1つずつの作業に人員を1人以上配置している企業もあるのではないでしょうか。封入封かん機であれば、これらの作業を機械1つが代用してくれる上、人間の手で作業するよりも正確かつスピーディーになるため、大幅な人件費削減と作業効率の向上に繋がります。
▶封入封かん機（インサーター）の価格帯とは？扱える書類の種類や機種の比較も紹介
封入封かん機（インサーター）の購入はクアディエントまで
封入封かん機（インサーター）の購入を検討している方は、クアディエントにご相談ください。クアディエントの封入封かん機は、シンプルな操作性と優れた静音性により簡単に導入できます。また、安心の保守サービスがあるほか、代替機対応により万が一機器が故障しても業務を止めることなく対応できるメリットもあります。クアディエントでは、用途や規模に合わせた7種類の封入封かん機をご用意しておりますので、用途に合わせた機器の購入を検討してみてください。
まとめ
健康診断の結果を郵送するには、さまざまな課題があります。特に、健康診断結果を郵送するための準備に多くの労力がかかっており、業務効率化の足かせになっています。
そこで、大量の郵便物を効率的に郵送するための機器である封入封かん機（インサーター）の導入を検討してみてください。郵便切手を購入したり貼り付けたりする手間を削減できるだけでなく、郵便料金の計算も簡単にできます。クアディエントでは封入封かん機の販売をしておりますので、お気軽にご相談ください。
