封入封かん作業を素早く効率的にするコツとは？

封筒に書類を入れる封入作業、封筒に糊付けをして封をする封かん作業は、誰でもできる単純作業ですが、数が増えれば増えるほど時間を要します。

できるだけ短時間に多くの封入封かん作業をこなすためには、どのようなコツが求められるのでしょうか。

あわせて、企業全体の生産性向上に役立つ「封入封かん機」についても詳しく紹介します。

封入作業のコツ

大量の書類を効率よく素早く封入するためには、熟練の技術や経験が必要と思われがちですが、実は少しの工夫で作業を効率化することもできます。

そもそも封入作業を細分化してみると、以下のような工程に分けられます。

封入作業において重要なのは、なるべく一定の作業スピードを維持できるよう、流れるような作業手順を意識することです。

たとえば、右利きの方の場合、封入する書類を左側に配置しているとそれだけでわずかな時間のロスにつながります。

右手で書類をとり、両手で折りたたんだ後に左手で封筒をとれるような配置にしておけば、一連の作業を円滑に進められるでしょう。

また、書類を2つ折り、3つ折りにする際には表面が内側にくるように折りたたむのが一般的ですが、書類の束を表面が上にくるようにデスクの上にセットしておけば作業がスピーディーになります。

封筒に糊付けをして密封する封かん作業も、封入作業と同様に少しの工夫で効率化ができます。

まず、書類を封筒へ入れるたびに封かん作業をすると効率が悪いため、封入作業と封かん作業は別々で進めるのがおすすめです。

数十枚、数百枚単位での封入作業が完了したら、封筒を5〜10枚程度手にとり、のりしろの部分を重ならないようにきれいに並べます。

その状態で糊を一気に塗っていき、糊付けが終わったら1枚ずつ封かんしていきます。

封かん作業では、糊を手にもって封筒に塗り、糊を置いてから封をする、という作業の繰り返しとなります。

糊を手に持ち、もとの位置に戻す作業を極力減らすことによって作業の効率化が図れるようになります。

大量の書類を1枚ずつ封筒へ入れなければならない場合、上記で紹介したコツをマスターしても多くの時間を要してしまいます。

手作業である以上、短縮できる時間は限られており、数百枚、数千枚といった単位になるとそれだけで1日、または数日間のスケジュールを確保しなければならないでしょう。

そこでおすすめなのが、一連の作業を自動化できる「封入封かん機」の活用です。

封入封かん機は1,000通以上の封書をわずか1時間程度で処理できるほどの能力をもっています。

また、機種によっては、二つ折りや三つ折り、Z折りなど多様な折りたたみ方法に対応しており、サイズが異なる書類や封筒も自動的に処理できます。

封入作業および封かん作業は極めて単純な作業であり、わざわざ機械を導入しなくても人手をかければ作業が進むのではないか、と考える方も多いでしょう。

しかし、毎月のように多くの顧客にダイレクトメールを送付していたり、取引先に請求書や納品書などを郵送していたりする企業の場合、事務作業を担う社員の負担は大きいものです。

一つひとつの作業は単純で、誰でもできるのは事実ですが、あまりにも大量の作業に追われるとほかの業務に支障をきたしてしまうこともあるのです。

封入封かん機を導入することで、定型的な作業を減らし、その分をより生産性のある業務に費やすことが可能になります。

郵送業務を効率化するためのさまざまなソリューションを提供しているQuadientでは、封入封かん機と連携して利用できる専用のシステム「AIMS」も販売しています。

システム上で個別の郵便物の処理状況を瞬時に把握でき、処理漏れや封書の紛失などを未然に防ぐことも可能。

クライアントや顧客から問い合わせが来た際にも、社内での処理状況を迅速に把握し回答することができます。

最後に、Quadientが提供している封入封かん機のラインナップを紹介しましょう。

企業規模や処理する書類の量によってもおすすめの機種は異なるため、自社のニーズと照らし合わせながら検討してみてください。

※商品名に各種の詳細がご覧になれます。