請求書や納品書、ダイレクトメールなど、大量の書類を郵送する場合、封筒の中に入れる書類を三つ折りにしなければならないこともあるでしょう。
手間のかかる作業ではありますが、三つ折り機とよばれる専用の機械を使用することで効率化を実現できます。
三つ折り機を使うメリット
三つ折り機とは、請求書や領収書、注文書などの書類を封筒に入れる際に、紙を三つ折りにするための機械のことを指します。
手作業ではなく三つ折り機を導入し自動化することで、どういったメリットが得られるのでしょうか。
作業品質の均一化
書類の折り方にはさまざまな種類がありますが、なかでも三つ折りはきれいに三等分の折り目をつけることが難しいものです。手作業の場合、きれいに三つ折りができることもあれば、上下に折り目が偏ってしまうなどのムラができてしまいます。
三つ折り機を使用することにより、このようなムラを防止し作業品質の均一化を図ることができます。
生産性の向上
大量の書類を手作業で折り曲げるには時間と手間がかかり、生産性の低下も招くおそれもあります。
三つ折り機を使用することで、短時間に大量の書類をきれいに処理でき、業務効率化や生産性の向上も実現できます。
三つ折り機の使い方
機械の操作が苦手であったり、複雑な操作に不安を抱いたりして、三つ折り機の導入を躊躇してしまう方もいるでしょう。
メーカーや機種によっても操作方法はわずかに異なりますが、基本的には書類をセットしてボタンを押すだけで三つ折りを自動化してくれます。
機械によっては、三つ折り以外にも二つ折りや四つ折りなど多様な折り方に対応しているものも多いため、それぞれの折り方を選択する必要はありますが、簡単な手順を覚えてしまえば操作自体は決して難しいものではありません。
そのため、三つ折り機を使用したことがない方でも短時間で使いこなせるはずです。
三つ折り機の選ぶ基準は？
三つ折り機はさまざまなメーカーが販売しており、機種の種類も豊富にあります。そのようななかで、どういったポイントに注意して選べば良いのでしょうか。
処理速度
処理速度とは、一定時間内に処理可能な書類の枚数を指します。機種によっても表記の仕方は異なりますが、多くの場合は1分または1時間あたり◯枚といった表記となっています。
一般的な三つ折り機では、1分あたり100枚から200枚程度の処理速度が平均的です。
折り種類
折り種類とは、三つ折りや二つ折り、四つ折りなどの折り方を指します。
上位機種ほど折り種類は豊富で、特殊な折り方にも対応できますが、ベーシックな機種であっても三つ折りや二つ折り、四つ折りなどの基本的な折り方は選択可能です。
対応可能な書類サイズ
三つ折り機によっても対応可能な書類のサイズは異なります。たとえば、コンパクトなベーシックモデルの場合はA3からB6サイズの書類に対応している一方で、上位機種になるとA3からA7まで多様なサイズに対応するものもあります。
また、機種によってもフィーダー（書類を格納する部分）の容量は異なります。
本体サイズ
三つ折り機のなかには、デスクの上に設置できるコンパクトなものから、プロフェッショナル仕様の大型のモデルも存在します。
上位機種は本体サイズも大きい傾向にあることから、機能面と設置場所とのバランスを考慮して選ぶことが大切です。
三つ折り機の平均価格帯
事務作業を大幅に効率化できる三つ折り機は便利なツールですが、コスト面が気になるという方も多いはずです。
三つ折り機の価格は機能や性能によっても大きく異なりますが、平均的な相場は以下の通りです。
エントリーモデル・ベーシックモデル：10万円以下
上位モデル：20〜50万円
卓上に設置できるようなコンパクトなエントリーモデルであっても、5万円から10万円程度の価格帯のものが多い傾向にあります。
一方、高性能な上位モデルともなると、数十万円と高額な費用がかかるものも少なくありません。
▶︎作業時間や工数削減に効果を発揮！郵便業務の効率化はどんな方法がある？
三つ折り機はどんな企業におすすめ？
三つ折り機は高額であることから、導入効果を含めて慎重に検討したいという方も多いでしょう。そこで、どのような企業に導入が適しているのか詳しく解説します。
取引先と書類のやり取りをする機会が多い企業
三つ折り機は膨大な書類整理や事務作業に追われている企業におすすめです。昨今は注文書や請求書などをオンラインでやり取りする企業も増えていますが、取引先の要望によって書類を郵送するケースも少なくありません。
そのような企業にとっては、三つ折り機を導入することで事務員の負担が減り生産性向上につながるでしょう。
大企業や官公庁
大企業や官公庁などの場合、法的手続きに則って郵送で文書のやり取りをするケースも少なくありません。
組織の規模が大きいと書類の種類や量も増えることから、数十万円以上の上位モデルが選ばれることも多いようです。
▶︎あなたの会社にピッタリな封入封かん機はどれ？企業規模や処理数別に紹介
封入封かん機（インサーター）の導入も検討すべき？
三つ折り機、または紙折り機とは、書類の折り曲げに特化した機械のことを指します。しかし、一連の事務作業を振り返ってみると、紙を折り曲げた後は封筒に入れるという作業もあり、これらを含めて自動化したいというケースも多いでしょう。
そのような場合には、封入封かん機の導入も検討する必要があります。インサーターともよばれるこの機械は、「書類の折り畳み」と「封筒への書類封入」、そして「封筒の糊付け」を自動化します。
操作も簡単でシンプルな機種が多く、三つ折り機と同様に書類と封筒をセットしボタンを押すだけで面倒な封入作業を自動化できます。
1時間あたり数千通もの書類を処理できるものもあり、封入封かん機を導入することでこれまで数時間単位で要していた膨大な書類発送の業務を大幅に効率化できるでしょう。
また、封入封かん機は三つ折り機と比較しても導入コストや設置場所に大きな差はなく、より多機能であることから合理的な選択といえます。
▶︎封入封かん機（インサーター）の価格帯とは？扱える書類の種類や機種の比較も紹介
Quadientのインサーターなら封入封かん作業も簡単！
封入封かん機にはどのような機種があるのでしょうか。郵便関連のさまざまなソリューションを提供しているQuadientのインサーターをいくつかご紹介します。
DS-40i
DS-40iはコンパクトなエントリーモデルで、約1,000通の書類を1時間で処理可能です。
三つ折り以外にも二つ折りや四つ折りにも対応でき、本体サイズは幅42cm、高さ54cm、奥行き65.8cmとデスクにも設置できるサイズ感です。小規模事業者や特定の部署内で使用する場合などにおすすめのインサーターといえるでしょう。
DS-64i
DS-64iは、1時間に約2,500通の処理が可能な中堅モデルです。
内三つ折りのほか、ゼット折り、二つ折り、四つ折りに対応でき、最大5枚までの書類を同時に折り曲げることができます。
ただし、本体の幅は136cmと大型のため、専用の設置スペースを確保しなければなりません。
DS-77iQ
高機能なインサーターをお探しの方は、DS-77iQがおすすめです。処理性能は1時間あたり3,800通で、二つ折りの場合は最大10枚まで対応できます。
また、バーコードやQRコードの読み込みにも対応しており、大量の書類を整理しながら適切に処理することが可能です。
DS-85i
大企業や官公庁など、膨大な量の郵送業務に追われる現場に最適なのがDS-85iです。
1時間あたり4,000通の処理が可能で、7インチの大型ディスプレイを搭載しており直感的な操作ができます。
内三つ折り、ゼット折り、二つ折り、四つ折りと多様な折り方に対応でき、フィーダー容量も325枚と大容量を誇ります。
まとめ
書類の郵送作業において三つ折りは手間と時間のかかる作業であり、少しでも効率化したいと考える方は多いでしょう。
書類折りに特化した三つ折り機も業務効率化に有効ですが、封入封かん機（インサーター）は封入作業にも対応できるためおすすめです。
大企業や官公庁はもちろん、書類のやり取りをする機会が多い中小企業も封入封かん機の導入をご検討ください。
