切手を貼ることなく、手軽に郵便物を差し出すことのできる郵便サービスに料金計器別納があります。
原則として印影に印字された日に差し出さなければなりませんが、万が一当日中に出せなかった時はどうすれば良いのでしょうか。
本記事では、料金計器別納における基本的な差出方法のおさらいと、日付当日に出せなかった場合の救済策について解説をしていきましょう。
郵便料金計器を使った基本的な差出方法
郵便物を差し出す場合、通常であればハガキや封書に切手を貼り、ポストへ投函または郵便局の窓口へ差し出す必要があります。しかし、大量の郵便物がある場合、1枚ずつ切手を貼り付けるのは手間がかかるほか、サイズや重さの異なる郵便物があると料金を間違えてしまう可能性もあるでしょう。
このような作業の手間やミスを低減するために、日本郵便では「料金計器別納」とよばれるサービスを提供しています。
料金計器別納とは、郵便料金計器とよばれる専用の機器を用いて郵便物の料金を正確に計測し、切手の代わりに専用の印影を印字することで郵便物を差し出すことのできるサービスです。
料金計器別納のサービスを利用するためには、あらかじめ郵便料金計器を郵便局窓口へ持ち込み、承認請求書とよばれる書類を提出し承認を受けておく必要があります。
料金計器別納で郵便物を差し出す際には、以下のようなルールを守らなければなりません。
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印影に印字された日に差し出す
郵便料金計器を使用すると、承認局の名前と日付が印字されます。郵便物の差し出しは、原則として印影に記載されている日に投函しなければなりません。
承認局へ差し出す
上記で説明した通り、印影には郵便料金計器の承認を得た承認局が印字されるため、郵便物を差し出す際には原則として承認局へ投函しなければなりません。
一部の郵便物は承認局の受持取扱地域・隣接地域のポストへ投函も可能
書留ではない一般の郵便物、基本料金が適用されるゆうメール・ゆうパケットの場合は、承認局の受持取扱地域、または隣接する地域のポストに投函が可能です。ただし、郵便区内特別郵便物など、料金割引を受ける郵便物や荷物は承認局への差し出しが必須です。
印影した日付に出せなかった場合の対処
上記で説明したように、料金計器別納で郵便物を差し出す場合、原則として印影に印字された当日中に差し出さなければなりません。しかし、差し出すタイミングによっては、当日の集荷が終わっているなど当日中の差し出しが難しいケースもあるでしょう。
そのような場合の対処方法を2つ紹介します。
翌日中に郵便局に届ける方法
1つ目は、印影に記載された日の翌日に承認局へ持ち込む方法です。
差し出す郵便物と一緒に、郵便料金計器の計示額報告書を記入し、承認局へ翌日中に届けることで差し出しが可能です。
ちなみに、これは「未使用印影の届出」ともよばれます。
日付の上部に黒い横線を引く方法
承認局への持ち込みが難しい場合には、印影の上部に黒い横線を引いて差し出す方法もあります。
日付と承認局が記載された印影の上部分に、ボールペンなどで黒い線を横に引くことで、翌日まで受け付けてもらえます。
差し出しできる場所も決められているので注意！
料金計器別納では、原則として承認局へ差し出さなければならないと紹介しましたが、一定の条件を満たしていればそれ以外の地域やポストへの差し出しも認められます。
具体的にどのような場所へ差し出しが可能なのか、それぞれのパターンに分けて詳しく解説しましょう。
1.申請登録した郵便局の窓口
申請登録した郵便局とは、上記でも説明した承認局のことを指します。書留の郵便物も含めて差し出しが可能です。
2.申請登録した郵便局の集配管轄局の窓口
郵便局は複数のエリアを管轄し、小規模な郵便局を配下にもっていることがあります。承認局までの距離が遠い場合などは、最寄りの集配管轄局の窓口に郵便物を差し出すことも可能です。
3.上記集配局の管内ポスト
料金計器別納は必ずしも郵便局の窓口でなくとも、そのままポストに投函することも可能です。承認局および集配管轄局の管内にあるポストであるかを確認のうえ投函しましょう。
ただし、ポストに投函できるのは、書留ではない一般の郵便物、基本料金が適用されるゆうメール・ゆうパケットに限られます。
また、印影に印字された日に差し出しが難しい場合には、黒い横のラインを引きポストに投函してください。
4.上記集配局の管轄地域に隣接する集配局の管内ポスト
集配局内の管内ポストと同様に、管轄地域に隣接している集配局の管内ポストにも投函が可能です。
こちらも上記と同様、投函できるのは書留ではない一般の郵便物、基本料金が適用されるゆうメール・ゆうパケットのみに限られます。また、印影に印字された日に差し出しが難しい場合には、黒い横のラインを引きポストに投函してください。
5.他局差出申請を提出した郵便局の管内ポスト
承認局とは別の郵便局へ郵便物を差し出したい場合、他局差出申請とよばれる手続きを経ることで、別の郵便局を特例承認局として指定でき、差し出しが可能となります。
Quadientの郵便料金計器で毎日の郵便作業を効率化しよう！
料金計器別納を利用するためには、あらかじめ郵便局へ郵便料金計器を持ち込み、承認を得る必要があります。
承認を得られる郵便料金計器は日本郵便で定められており、2023年7月時点で202機種にのぼります。現在、郵便料金計器を提供しているメーカーは数社に限られており、なかでも多様な機種がラインナップされているのがQuadient（クアディエント）です。
Quadientの郵便料金計器は、小規模なオフィスに適した「iX-3」から、中規模から大規模オフィスに適した「iX-5」、「iX-7」まで揃っており、1分間に45通から150通まで大量の処理が可能です。
また、単に印影を印字するだけでなく、自社のロゴマークや広告なども封筒に印字できるため、企業のイメージアップにもつながるでしょう。
部署ごとに郵便物の発送履歴を管理できるため、郵便料金や処理枚数などのコスト管理に手間を要する心配がありません。
ちなみに、「iX」シリーズよりもさらに手軽な「IS-280」は、コンパクトな本体でデスクの上にもすっぽり収まります。小規模オフィスはもちろんのこと、個人事業主でも手軽に導入できるでしょう。
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まとめ
料金計器別納は切手を貼る手間がなく手軽に郵便物を差し出すことのできるサービスです。原則として印影に印字された日付に差し出さなければなりませんが、どうしても難しい場合には印影の上部に黒い横のラインを引いて差し出すか、翌日中に承認局の窓口へ差し出す方法もあります。
万が一、日付が過ぎていた場合、黒いラインを記載しないまま差し出してしまうと戻ってきてしまう可能性もあるため、正しいルールを把握したうえでミスのないように処理をしましょう。
料金計器別納に不可欠な郵便料金計器をお探しの方は、ぜひ一度Quadientまでお問い合わせください。
