Nextware - Servizi informatici a 360°

Moderna e preparata, NextWare si pone sul mercato con una struttura avanzata composta da personale di pluriennale esperienza nel mondo informatico, sistemistico e telematico. Sempre alla ricerca delle più avanzate soluzioni tecniche del settore, NextWare è in grado di fornire al cliente la massima espressione tecnologica della soluzione acquistata, distinguendosi per professionalità e know-how nel settore informatico e delle telecomunicazioni. Con le procedure in corso per l'ottenimento della certificazione di qualità ISO 9002, NextWare è composta da uno staff FULL TIME a disposizione ogni giorno per aiutare il cliente nella scelta delle soluzioni migliori in grado di assicurare un servizio di assistenza tecnica post-vendita effettuato sia nel laboratorio interno, che direttamente presso la sede del cliente.

L'esigenza

Nextware aveva l'esigenza di un servizio di conservazione documentale a norma di legge con relativa custodia dei documenti. 

Attualmente la società eroga un servizio completo per la gestione degli illeciti stradali a diversi Comandi di Polizia.

Nello specifico è in grado di fornire ai diversi Comandi di Polizia:

1.     apparati elettronici per la rilevazione delle infrazioni stradali;

2.     una piattaforma documentale web proprietaria chiamata “Revolution” per la visualizzazione centralizzata di tutti documenti relativi alle infrazioni constatate che sono collezionati e quindi accessibili mediante diversi criteri di ricerca: il campo chiave principale è il numero di verbale relativo all’infrazione. Tale portale è accessibile oltre al personale Nextware di riferimento, ai vari responsabili dei comandi di Polizia e ai cittadini che hanno effettuato degli illeciti stradali.

La piattaforma è dotata di un sistema di sicurezza che profila gli utenti in modo che ognuno possa vedere i dati/informazioni di propria competenza e possa, eventualmente, aggiungere documentazione ed informazioni;

3.     la lavorazione della documentazione, relativa digitalizzazione, apposizione di codici a barre e caricamento a sistema delle informazioni estratte;

4.     creazione dei Plichi per la notifica, tramite Poste Italiane, ai singoli cittadini trasgressori;

5.     catalogazione fisica dei documenti cartacei in faldoni.

La soluzione Neopost per Nextware

Il servizio effettuato in collaborazione con il Consorzio SCAI,  prevede la conservazione a norma delle seguenti tipologie di documento:

-      Verbali

-      Attestati di Notifica

-      CAD

-      CAN

-      Comunicazioni effettivo conducente

-      Ingiunzioni di pagamento

-      Ricorsi

-      Visure

Ogni singolo nuovo documento verrà inviato al Consorzio SCAI giornalmente via canale sFTP in formato PDF. Inoltre Nextware si farà carico di accompagnare tale invio con un documento elettronico in formato CSV contenete tutte le chiavi estratte dei singoli documenti da Stt che sono necessarie per il processo di conservazione a norma.

Il Consorzio SCAI sarà inoltre responsabile della conservazione presso i propri archivi cartacei dei Faldoni contenenti i singoli documenti organizzati per numero di verbale.

I Faldoni saranno conservati per un periodo di 5 anni e dovranno poter essere inoltrati ad Nextware a fronte di una loro richiesta.

Il volume medio annuo atteso è di circa 300.000 faldoni/anno.

Il Consorzio SCAI effettuerà sulla documentazione PDF inoltrata dei controlli di congruità con le chiavi d’indice definite e segnalerà a Nextware eventuali anomalie.

Il risultato finale

Controllo di congruità dei documenti, effettuato sulle chiavi d’indice inviate dal cliente.

• Acquisizione dei documenti in PDF

• Le chiavi d’indice per singolo documento sono contenute in file CSV esterno.

2. Segnalazione delle anomalie via e-mail a un’utenza indicata dal Cliente.

3. Generazione dei report di lavorazione (ACK) e invio a un indirizzo e-mail indicato dal cliente.

4. Indicizzazione dei documenti secondo le chiavi d’indice individuate.

5. Conservazione a norma dei documenti

6. Adempimenti Normativi e Collaudi periodici

• Normativa di riferimento AgID e Codice dell’amministrazione Digitale e successive modifiche

• Collaudo periodico degli archivi conservati.

7. Supporto telefonico per problematiche relative all’utilizzo del Servizio.