Introduzione
Negli ultimi anni si è registrato un aumento nella domanda di automazione dei processi aziendali (BPA, Business Process Automation) in aziende di tutte le dimensioni. Poiché le piccole e medie imprese (PMI) dispongono spesso di personale e risorse limitati, possono trarre notevoli vantaggi dall'automazione dei propri processi. In questo articolo passeremo in rassegna i 10 vantaggi più importanti della BPA per la vostra azienda.
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
Per "automazione dei processi aziendali" si intende l'impiego della tecnologia per automatizzare l'espletamento di attività che, altrimenti, richiederebbero l'intervento umano. La BPA riassegna la responsabilità dell'espletamento dei lavori di routine dagli esseri umani alle macchine.
La BPA utilizza una logica basata su regole per avviare una serie di processi automatizzati senza necessità dell'intervento umano. Viene talvolta definita automazione aziendale o trasformazione digitale. La BPA non è solo l'implementazione di una tecnologia, ma trasforma completamente il modo in cui un'azienda opera nel suo quotidiano.
La BPA può apportare benefici a pressoché tutte le aree della vostra azienda. Dal reparto marketing alle vendite, dalle risorse umane alla finanza, l'automazione consente di ottenere di più lavorando in modo più intelligente, e non con maggiore sforzo. Tutti i processi di natura ripetibile, che richiedono continuità e che devono essere esenti da errori possono trarre beneficio dalla BPA.
Aziende di tutte le dimensioni implementano comunemente la BPA nell'ambito della propria strategia di trasformazione digitale.
I 10 principali vantaggi dell'automazione dei processi aziendali
L'automazione dei processi aziendali elimina quei "colli di bottiglia" che si traducono in perdite di tempo e di ricavi. I miglioramenti in termini di efficienza vanno a vantaggio di ogni aspetto dell'attività aziendale, dall'aumento della produttività e della conformità, al miglioramento dell'esperienza del cliente e delle prestazioni complessive.
Ecco i 10 vantaggi principali dell'automazione dei processi aziendali:
- Fa risparmiare tempo
L'automazione dei processi aziendali permette di risparmiare tempo e fatica dedicati al lavoro manuale. Permette inoltre di ottenere maggiori risultati con sforzi minori, dando ai dipendenti il tempo di concentrarsi su attività con maggior valore aggiunto. L'automazione anche di un solo processo può far risparmiare diverse ore al giorno.
- Miglioramento dell'efficienza operativa
L'automazione dei processi aziendali offre alle imprese una serie di vantaggi operativi. Ad esempio, i processi automatizzati eliminano la necessità di verificare che un dato processo proceda da un passaggio al successivo.
La BPA aiuta inoltre a individuare eventuali problemi e colli di bottiglia nei flussi di lavoro dei processi. La risoluzione di questi problemi si tradurrà in una maggiore efficienza.
- Migliora la produttività
La BPA accelera i processi, di modo che il lavoro venga completato più rapidamente, con un conseguente sostanziale miglioramento della produttività.
- Standardizza le operazioni
La BPA aiuta a standardizzare i processi e a ottenere risultati sempre omogenei. Inoltre:
Aumenta trasparenza e responsabilità. Poiché ogni attività di un processo viene registrata, fornisce un audit trial che consente di verificare cosa è stato fatto, chi l'ha fatto e quando.
- Riduce i costi
I processi aziendali, se eseguiti manualmente, possono comportare un notevole spreco di risorse. L'automazione delle attività riduce al minimo i costi operativi, aumentando così i margini di profitto. La BPA garantisce che le risorse siano utilizzate in modo ottimale, e che gli sprechi vengano eliminati.
Forrester osserva che la BPA ha il potenziale per ridurre i costi operativi fino al 90%.
- Riduce al minimo l'errore umano
Anche i dipendenti più solerti a volte commettono errori, specialmente quando sono alle prese con attività monotone e ripetitive. Dopotutto, errare è umano. A differenza degli esseri umani, invece, i computer non si stancano né si distraggono, ecco perché l'automazione dei flussi di lavoro riduce notevolmente il rischio di errore umano.
- Migliora il morale dei dipendenti
Le attività manuali ripetitive influiscono negativamente sul morale dei dipendenti. L'eliminazione delle attività manuali grazie a strumenti di automazione consente al dipendente di concentrarsi su progetti di valore aggiunto più elevato, attività che lo motivano e lo responsabilizzano. Il risultato? Una forza lavoro più presente e motivata.
- Semplifica la gestione dei documenti
I processi manuali rendono le attività di gestione e manutenzione documentale una vera e propria sfida. La gestione manuale dei dati, infatti, richiede molto tempo e aumenta la possibilità di errori.
Le soluzioni di automazione documentale, come Quadient Impress, snelliscono radicalmente la gestione dei documenti. L'automazione, infatti, semplifica l'organizzazione e il recupero dei dati, mentre l'accesso basato sui ruoli protegge i dati riservati. Le informazioni, precise e senza errori, vengono spostate da un processo ad un altro senza intoppi.
- Riduce i rischi di mancata conformità
L'automazione dei processi aziendali semplifica la conformità, evitando che le aziende violino le normative e incorrano in sanzioni.
Il software BPA registra ogni dettaglio di un processo, e queste informazioni possono essere utilizzate per dimostrare la conformità nel corso di un audit.
- Offerta dell'esperienza cliente più soddisfacente
L'automazione permette di risparmiare il tempo che i dipendenti dedicano ad attività monotone, consentendo loro di dedicare più tempo e sforzi per soddisfare le esigenze della clientela.
L'automazione dei processi aziendali consente alle aziende di reagire più rapidamente, offrire esperienze personalizzate e esperienze coerenti su tutti i canali. Ciò migliora drasticamente l'esperienza complessiva del cliente, e aiuta le aziende a differenziarsi dai loro concorrenti.
Conclusione
L'automazione dei processi aziendali sta rapidamente diventando per le aziende di tutte le dimensioni un elemento indispensabile per garantire un successo costante. Come spiegato qui, l'automazione dei processi offre alle aziende una miriade di vantaggi. È giunto quindi il momento che le PMI implementino una soluzione BPA per sfruttarne i vantaggi e competere meglio nell'agguerrito panorama commerciale odierno.
