Introduzione
I dipendenti impiegano molto tempo per portare a termine attività ripetitive. I processi che dovrebbero richiedere alcuni giorni per essere completati spesso finiscono per richiedere settimane. Se la vostra piccola o media impresa (SMB) sta ancora elaborando i processi manualmente, allora è giunto il momento di modernizzarli.
È qui che entra in gioco l'automazione dei processi aziendali (BPA). La BPA sfrutta la tecnologia per automatizzare i processi aziendali e consente di snellire le operazioni e aumentare l'efficienza.
Perché l'automazione dei processi aziendali è utile?
L'automazione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Miglioramento dell'esperienza del cliente: l'esperienza del cliente è essenziale per mantenere e far crescere il giro d'affari. Personalizzare le comunicazioni e distribuirle in base alle preferenze dei clienti offre nel complesso una migliore esperienza.
- Riduzione delle spese operative: la riduzione o la sostituzione delle comunicazioni cartacee consentirà di risparmiare sui costi postali e sulle forniture postali.
- Miglioramento della sicurezza e della conformità: l'automazione della consegna dei documenti riduce il rischio di errore umano e garantisce che il cliente riceva i documenti giusti.
- Aumento del coinvolgimento e della produttività dei dipendenti: l'eliminazione delle attività dispendiose in termini di tempo consente ai dipendenti di concentrarsi sul vostro core business.
- Risparmio di tempo: riduzione significativa del tempo necessario per preparare le comunicazioni in outbound.
Esempi di automazione dei processi aziendali
L'automazione dei processi aziendali ha infinite applicazioni per diversi settori e funzioni.
In questa sezione condivideremo alcuni esempi di clienti che hanno utilizzato la piattaforma Impress di Quadient per semplificare i processi di comunicazione in uscita e creare relazioni di spessore con i propri clienti.
ONTO Group automatizza le comunicazioni per gli orari scolastici con Quadient Impress
ONTO Group è un'azienda di tecnologie per l'istruzione che supporta le scuole di tutto il Regno Unito e di Dubai, Malawi e Sudafrica nell'utilizzo dei dati. Nel 2020, l'azienda era "desiderosa di trovare la soluzione migliore per soddisfare un'esigenza imprevista nel modo più rapido ed efficace possibile".
ONTO Group si è avvalsa di Quadient Impress per elaborare orari personalizzati che tenessero conto dei cambiamenti di programma imposti agli istituti scolastici nel corso di quei periodi particolarmente difficili e per inviare rapidamente i documenti ai genitori. Queste tabelle orarie fatte su misura avevano una veste grafica professionale, venivano generate e stampate in meno di due ore e facevano risparmiare moltissime giornate lavorative. La raccolta automatica dei dati supporta il processo per l'inserimento accurato ed efficiente delle informazioni.
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Il software e l'hardware di Quadient rivoluzionano i processi documentali di Automated HealthCare Solutions
Automated HealthCare Solutions (AHCS) elabora settimanalmente richieste di rimborso per 2 milioni di dollari e invia in media 100.000 comunicazioni al mese. Poiché il flusso di cassa dell'azienda è legato alle denunce di sinistro, è fondamentale che le richieste vengano elaborate in modo tempestivo. Con la crescita del giro d'affari, la quantità di carta e di documentazione da organizzare, assemblare e spedire stava diventando sempre più difficile da gestire manualmente, finendo per costare una fortuna per AHCS in manodopera e spese di affrancatura.
Automatizzando i processi con le soluzioni hardware e software di Quadient, AHCS ha eliminato il processo di preparazione manuale dei documenti, estremamente dispendioso in termini di tempo, e ha ottimizzato le risorse dei dipendenti. Il processo manuale di AHCS, che durava dalle 6 alle 8 ore, è stato ridotto a meno di 2 ore, con un risparmio di manodopera nei fine settimana e per gli straordinari. Entro il primo anno, AHCS è riuscita a risparmiare oltre $ 250.000 solo in costi di affrancatura, ripagando l'investimento effettuato in meno di 10 mesi.
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Una società immobiliare raggiunge nuovi livelli di efficienza, risparmio sui costi e sicurezza con Quadient Impress
La società immobiliare Tri-Hill era frustrata e insoddisfatta in ragione dell'altissimo numero di ore di lavoro manuale necessarie per consegnare ai locatari i rendiconti del canone di locazione. I leader di Tri-Hill desideravano reindirizzare quelle lunghe ore dedicate a compiti amministrativi verso attività volte a far crescere il fatturato. Necessitavano di una soluzione in grado di snellire il processo di fatturazione degli affitti e di fornire una procedura efficiente e sicura per l'invio della posta cartacea. La risposta è stata Quadient Impress Distribute.
Questo software basato sul web ha permesso a Tri-Hill di stampare le bollette, smistare, inserire, sigillare, affrancare le buste e consegnare centinaia di pezzi di posta attraverso lo United States Postal Service® da qualsiasi computer, il tutto da una postazione remota. L'azienda ha anche ottenuto la possibilità di inviare documenti elettronicamente tramite e-mail, fax o SMS.
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In questa sezione condivideremo alcuni esempi di clienti che hanno utilizzato la piattaforma AR YayPay by Quadient per semplificare i processi di fatturazione attiva e ricevere più rapidamente i pagamenti.
StackAdapt risparmia in media 10-15 ore a settimana con YayPay
Prima di implementare la soluzione AR di YayPay, StackAdapt incontrava seri problemi su due aspetti fondamentali: fornire un'esperienza cliente fluida ed efficiente e prevedere i pagamenti e i flussi di cassa con precisione.
Dopo aver implementato YayPay, i vantaggi sono diventati immediatamente tangibili:
- Risparmio di tempo pari di 10 - 15 ore/settimana
- Clienti più soddisfatti
- Piena trasparenza in merito allo storico dei pagamenti dei loro clienti
- Miglioramento delle attività svolte in autonomia dai clienti, con conseguente miglioramento dell'engagement
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Cheetah Digital riduce gli arretrati del 35%
Cheetah Digital non disponeva di un processo di sollecito automatizzato dei pagamenti. Pertanto, i clienti ricevevano una fattura e poi non ricevevano più alcuna comunicazione, oppure la ricevevano solo quando la fattura era gravemente in ritardo. Gli incaricati al recupero crediti, tutta gente nuova del mestiere, si approcciavano al loro portafoglio in modi diversi: fogli di calcolo, rapporti, ecc. Il loro approccio, però, mancava di coerenza e nessuno nella compagnia aveva la minima visibilità su ciò che stesse accadendo.
Con l'implementazione della soluzione YayPay AR, l'azienda ha ottenuto i seguenti risultati:
- Riduzione complessiva dei tempi di pagamento di 20 giorni
- Riduzione del 35% degli arretrati
- Flussi di lavoro automatizzati integrati nell'attività dei team vendita e degli addetti alla riscossione
- Reporting interno per una trasparenza globale sull'intero portafoglio dei crediti
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Con YayPay, ServiceRocket è riuscita ad automatizzare e a scalare in modo significativo il flusso di lavoro della riscossione crediti
ServiceRocket è leader globale nell'adozione di software per le grandi aziende. Dotata di un numero di risorse relativamente esiguo e di numerose sedi, la supervisione sui processi lasciava a desiderare.
L'azienda stava cercando di potenziare le attività di riscossione dei crediti commerciali per meglio supportare la crescita. Inoltre, voleva dare ai propri team di riscossione che gestivano le relazioni con i clienti una maggiore trasparenza sui conti dei clienti al di fuori della piattaforma NetSuite. In questo modo, ServiceRocket poteva adottare un approccio più olistico alla gestione dell'esperienza del cliente.
Con l'implementazione di YayPay, l'azienda ha subito notato dei miglioramenti:
- Il software ha aiutato ServiceRocket a sfruttare meglio l'investimento nell'ERP Net-Suite e a convogliare più denaro nell'azienda.
- La società ha registrato un miglioramento nella velocità di riscossione dei pagamenti.
- Miglioramento dei tempi medi di pagamento del 10% dopo aver automatizzato la gestione delle fatture attive.
- Il team Finanza di ServiceRocket ora ha più tempo per lavorare a "cose che rappresentano un miglioramento netto per l'azienda, e non solo su elaborazioni operative", e le comunicazioni interne sugli account dei clienti sono più allineate e trasparenti
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Conclusione
L'automazione dei processi aziendali può essere utilizzata per snellire pressoché tutti i processi aziendali, in modo da garantire una maggiore efficienza, ridurre i costi, recuperare tempo e offrire un servizio migliore alla clientela. È giunto il momento per le PMI di investire in un software BPA e rendere la propria attività a prova di futuro.
