Cette société de gestion immobilière est spécialisée dans la gestion d’appartements et de lotissements. Elle est le point de contact de plus de 1 700 locataires et 90 propriétés en Angleterre et au Pays de Galles. Elle offre une gamme complète de services, y compris la gestion des réparations et de l’entretien des biens. Leur équipe de gestionnaires immobiliers effectue des inspections régulières des propriétés et établit de solides relations de travail avec les résidents et les prestataires.Ils s’appuient sur une équipe administrative.
Le défi : gérer efficacement les communications à haut volume à destination des locataires
Dans le cadre de ses responsabilités en matière de gestion des frais de service, l’entreprise envoie plus de 15 000 courriers par an, comprenant des factures, des courriers d’information et d’autres documents, aux locataires. Alors qu’un flux constant de courriers sont envoyés tout au long de l’année, il y a des périodes de pointe, en particulier en septembre lorsque les factures et les dossiers budgétaires annuels sont émis, et en mars/avril.
Lors de ces périodes de pointe, le personnel administratif consacrait parfois jusqu’à deux semaines uniquement à la production et à l’envoi du courrier – impression, insertion dans des enveloppes, ajout d’affranchissement et envoi dans le système
postal.
Les courriers sont adaptés aux différents loctaires, chacun contient une lettre, un ou plusieurs documents uniques et un autre document standard. La précision dans la préparation du courrier est donc une priorité.
« L’excellence et la rapidité du service que nous offrons à nos résidents sont notre priorité absolue », explique le Directeur Financier de l’entreprise. « Notre courrier doit être professionnel, précis à 100 % et délivré à temps. Le temps consacré par le
personnel à l’activité garantissait la gestion des détails, mais nous avons également vu que cette technologie était l’opportunité de nous concentrer sur la qualité en automatisant le processus. »
Le processus : personnalisation et formation
L’entreprise a donné à Quadient un aperçu de ce qu’elle espérait réaliser en introduisant la technologie dans le processus manuel existant et a fourni des exemples de courrier.
Une fois qu’une solution a été recommandée, Quadient a guidé le personnel de l’entreprise à l’utilisation du système.
La solution : Quadient Impress Distribute
Quadient Impress Distribute est une solution d’envoi de documents multicanale dans le cloud qui gère la préparation et l’envoi des communications. Les documents sont simplement importés dans l’application Impress Distribute pour que le centre de production de courrier certifié de Quadient puisse imprimer, trier, mettre sous pli, affranchir et envoyer les documents. Les canaux de livraison numériques sont également pris en charge afin que les documents puissent être envoyés par courrier
électronique suivi. « C’est un processus très contrôlé », explique le client, « Chaque
code résident unique détermine que les bons documents vont à la bonne personne à chaque fois. »
Le résultat : un gain de temps et des courriers envoyés de n’importe où
La transition d’un processus manuel à un processus basé sur la technologie a aidé l’entreprise à réaliser des économies et à gagner du temps. « Pour nous, il s’agit d’utiliser au mieux nos compétences pour atteindre nos objectifs de service », explique le client. « Désormais, nos experts peuvent consacrer leur temps au service de nos clients et s’assurer que notre courrier de haute qualité continue de les tenir informés,
tandis que l’usine de production s’occupe de l’impression et de l’envoi, ce dans quoi elle excelle. »
L’entreprise a l’assurance de l’exactitude du courrier avec les codes des résidents et le personnel peut suivre les envois grâce à un tableau de suivi clair et précis. En 2020, lorsque les entreprises sont largement passé au télétravail de leur personnel, la solution a permis à l’entreprise de maintenir ses opérations car le courrier de l’entreprise pouvait être traité et envoyé sans que le personnel ait besoin d’être au bureau.
« Il est rassurant de savoir qu’en adoptant des méthodes de travail flexibles, nous pouvons continuer à fonctionner dans des circonstances changeantes », ajoute le client.
