Kent Group, qui regroupe KENT Marine Equipment & KENT Techniques Avancées, est un acteur majeur de la distribution de pièces et de matériel technique pour la marine, le nautisme, et les véhicules terrestres spéciaux. Le groupe compte environ 80 collaborateurs répartis sur 2 agences, à Nantes (Loire-Atlantique) et Vallauris (Alpes-Maritimes), et est actif en France ainsi qu’à l’international grâce à son service export dédié. Avec ses 35 millions d’euros de chiffre d'affaires annuel et un portefeuille de plus de 3 500 clients, Kent Group se distingue par sa vaste gamme de produits (11 000 références en stock). L’entreprise était ainsi confrontée à la complexité de gérer un volume important de factures et de documents au quotidien.
Jusqu’alors client d’une machine de mise sous pli de Quadient, c’est l’arrivée de Pierre Armand en tant que Directeur Administratif et Financier de Kent Group il y a trois ans, qui a lancé le groupe vers la modernisation de ses processus à travers une véritable transformation digitale. Notamment avec l’adoption de la solution de dématérialisation des factures de Quadient.
Dématérialisation des factures Kent Group : une évidence
Il y a trois ans, le processus de facturation de Kent Group était laborieux et chronophage. Pierre Armand décrit l'ancienne méthode : “Tous les matins, la comptable passait trois à quatre heures à imprimer, trier, mettre sous pli et affranchir les factures, une tâche fastidieuse et sans réelle valeur ajoutée. L’envoi des premières relances était géré par une hôtesse d’accueil, en plus de ses tâches quotidiennes, ce qui lui prenait aussi beaucoup de temps.”
Désireux d’apporter des améliorations significatives dans son équipe, il a contacté Quadient qui entretenait déjà une bonne relation avec la holding à laquelle appartient Kent Group. La présentation de la solution de dématérialisation des factures de Quadient lui a permis de se projeter et les nombreux avantages qui s’offraient à lui ont permis de convaincre le directeur financier. Il précise d’ailleurs que la relation commerciale avec Quadient a été déterminante, leur interlocuteur avait parfaitement compris les besoins de Kent Marine, inscrivant leur collaboration dans la durée.
Le déploiement de la solution Quadient chez Kent Marine a été efficace, en tout sur une période d’un mois qui comprenait les ajustements nécessaires pour finaliser l'intégration.
« Le facteur clé de succès, c’est de bien préparer le terrain avec un nettoyage rigoureux des données. Une fois que cela est fait, la solution Quadient fonctionne comme une machine bien huilée ».
Pierre Armand se souvient que l'un des principaux défis a été la libération des factures vers l'usine pour l'impression. Malgré ce challenge, l'équipe de Quadient a été très réactive et à l’écoute des préoccupations de Pierre, ce qui a permis d'éviter tout impact négatif sur les opérations ou les flux de trésorerie.
Le choix de Quadient, un gain en productivité et sérénité
Depuis la mise en place opérationnelle de la solution, le système fonctionne de manière parfaitement fluide. Cette phase de déploiement a permis à Kent Marine de constater l'efficacité et la réactivité de Quadient, renforçant ainsi leur confiance dans la solution et le partenaire choisis.
Depuis la mise en place de la solution Quadient, Kent Group a constaté des améliorations notables en termes de productivité et d'efficacité. Le temps autrefois consacré à des tâches manuelles est désormais réinvesti dans des activités à plus forte valeur ajoutée, et l’entreprise s’est dotée d’un système de facturation plus rapide, fiable et conforme aux normes en vigueur.
« Faire de la mise sous pli, c’est d’un autre âge. Quadient nous a permis de nous projeter dans une ère moderne, plus efficace et moins stressante, » souligne Pierre Armand. De plus, les ajustements demandés, tels que l'automatisation des relances comptables, ont été rapidement intégrés, libérant encore plus de ressources internes.
Grâce à la solution de dématérialisation des factures de Quadient, Kent Group a non seulement modernisé ses processus internes, mais a également amélioré sa productivité et réduit les erreurs, tout en se conformant aux futures obligations légales. Kent Marine recommande vivement cette solution à toute entreprise cherchant à optimiser ses processus de facturation.
