Fondée en 1957, Le Groupe Trouillet est une entreprise familiale spécialisée dans la carrosserie industrielle, l’entretien et la location de camions. Actif sur tout le territoire français à travers ses 3 usines et ses 11 agences de location et d’entretien de véhicules, le Groupe Trouillet fabrique, vend et loue des camions de toutes tailles, du 20m3 aux semi-remorques, et gère une flotte de 2000 véhicules.
Aujourd’hui, géré par la 3ème génération, le Groupe Trouillet préserve son savoir-faire historique et propose des produits et un service haut de gamme. Client de longue date des solutions courrier de Quadient, le Groupe Trouillet avait équipé chacune de ses agences, ses usines et son siège social d’une machine à affranchir afin de faciliter l’envoi de ses factures, contrats et autres types de documents liés à son activité.
Un défi de taille : se préparer à la future règlementation
Satisfaits des machines à affranchir de Quadient, le Groupe Trouillet aurait pu poursuivre ses envois papier encore quelques temps si la vision de son Directeur des Systèmes d’Information ne l’avait pas poussé à s’intéresser à la dématérialisation. Depuis 2020, toutes les entreprises doivent éditer des factures numériques afin d’adresser leurs demandes de paiement, via Chorus pro, pour des contrats conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, ce qui est parfois le cas du Groupe Trouillet.
« J’ai choisi d’initier ce projet de dématérialisation car il s’inscrit pour moi, dans l'ordre des choses. Le passage par des plateformes certifiées va être obligatoire sous peu, donc nous avons été en avance de phase. » Fabien Fontgarnand, Directeur des Systèmes d’Information.
Anticipant les évolutions réglementaires qui rendront la facturation électronique obligatoire entre entreprises à partir de 2026 pour les moyennes et grandes entreprises, le Groupe Trouillet s’est rapproché des experts de Quadient afin de réfléchir au processus idéal. Un mix entre des solutions hardwares et logicielles, plus en phase avec leurs aspirations.
Des considérations budgétaires ont également motivé cette réflexion. La dématérialisation s'avère économiquement plus rentable, notamment en ce qui concerne les envois via la plateforme Quadient, remplaçant à moindre coût les envois papier. Avec environ 1000 factures par mois pour la partie location, et entre 25 000 et 30 000 factures annuelles pour les agences, le groupe peut réaliser d’importantes économies.
La mise en place de la solution Quadient d'automatisation d’envoi des factures pour transformer ses processus de gestion
La solution d’automatisation des envois de Quadient a été l’option idéale pour répondre aux besoins d’envois multicanaux du Groupe Trouillet.
Le projet a impliqué la mise en place d'une plateforme certifiée accompagnée de développements informatiques, la substitution des envois physiques par des envois électroniques, notamment concernant les recommandés électroniques, et la préparation des équipes à l'utilisation de cette nouvelle technologie. Les collaborateurs du groupe ont été guidés et accompagnés tout au long du processus de mise en place par les experts de Quadient, garantissant une prise en main aisée grâce à des sessions de formation en ligne, notamment sur l'utilisation de l'imprimante virtuelle.
Comme en témoigne Fabien Fontgarnand « Les équipes de Quadient ont bien géré la mise en place du projet, le cadrage a été fait correctement, tout s’est déroulé sans soucis ».
Au quotidien, ce sont désormais 30 personnes réparties dans les agences et au siège, qui utilisent la solution Quadient , et bénéficient d’un nouveau processus fluide, simple et rapide.
La conduite du changement s'est révélée facile, avec une adhésion positive des équipes internes. Du côté des clients, la transition s'est faite avec peu de réticences, avec certains clients demandeurs de la dématérialisation et d'autres préférant encore recevoir des factures papier, ce qui est tout à fait possible avec Impress.
Par la même occasion le volume de machines à affranchir détenues par le Groupe Trouillet a pu être réduit, les portant à trois, deux en usine et une au siège où certains documents tels que les cartes grises, ne peuvent pas (encore) être dématérialisés.
La solution Quadient redéfinit l'efficacité opérationnelle et la satisfaction client !
L'adoption de la solution de Quadient a permis une transformation remarquable de la gestion documentaire du Groupe Trouillet. La dématérialisation a entraîné une efficacité opérationnelle optimale, notamment dans le domaine de la location.
Fabien Fontgarnand souligne « Sur le poste location, nous gagnons énormément de temps ! Avant, les 800 factures mensuelles de chaque agence étaient mises sous pli puis envoyées, représentant 3 jours de travail délégués à des personnes externes. Aujourd'hui, la responsable du pôle réalise cette tâche en quelques clics, en seulement 10 minutes et à moindre coût. »
De même, l'équipe de recouvrement a optimisé ses processus grâce à l'outil d'envoi de courrier recommandé, lui permettant de consacrer son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le Groupe Trouillet est fier d'offrir des outils performants à ses équipes, facilitant leur travail au quotidien. Fabien Fontgarnand témoigne également de l'expérience réussie du projet, saluant le professionnalisme des équipes de Quadient et soulignant la facilité de la conduite du changement au sein de l'entreprise.
Du côté des clients, l'adhésion est quasi-générale, avec peu de réticences, certains clients particulièrement demandeurs de dématérialisation sont ravis, et d'autres, préférant encore recevoir des factures papier, ne sont pas brusqués.
Cette réussite témoigne de l'excellence de la collaboration entre Groupe Trouillet et Quadient, illustrant comment la dématérialisation peut véritablement révolutionner les processus métier pour une productivité accrue et une satisfaction client optimale. En résumé, le Groupe Trouillet a réussi à moderniser ses processus d'envoi, réalisant des économies de temps et de coûts, tout en anticipant les évolutions réglementaires à venir.
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