Choisir la bonne solution en matière d’automatisation des comptes fournisseurs

Selon l’étude réalisée par PYMNTS et Versapay, 86 % des directeurs financiers considèrent la numérisation des processus financiers tels la gestion des comptes fournisseurs comme la clé du succès de leur organisation. Trouver la solution d’automatisation appropriée peut toutefois s'avérer complexe. 

Heureusement, il existe des recommandations éprouvées pour vous aider à trouver le logiciel parfait, celui qui vous permettra d’accomplir vos missions en toute sérénité

Organiser une équipe

Vous souhaitez prendre une décision vraiment éclairée ? Commencez par constituer une équipe qui peut vous aider à comprendre les besoins de votre organisation. L’adoption de nouveaux logiciels a un impact sur plusieurs départements, de la direction générale à l’informatique en passant par les comptes fournisseurs. Les informations et expériences de chacun aideront à fournir une idée précise de ce qui est nécessaire. Ces experts vous guideront dans la mise en œuvre de la solution et vous montreront comment ce choix s’aligne sur votre stratégie d’entreprise.

Dresser une carte de l’avenir

Avant de sélectionner un logiciel d’automatisation du poste fournisseur, il est important de reconnaître où vous en êtes et où vous souhaitez vous retrouver à la fin du projet. Il est dès lors essentiel de consulter toutes les parties prenantes. Vient ensuite la série de questions concernant les process comme celles relatives au fonctionnement de votre workflow de validation actuel. Commencez par documenter chaque étape, depuis la réception d’une facture jusqu’à son paiement.

Quels sont les points de douleur ou les problématiques rencontrées lors du processus ? Où y a-t-il des goulots d’étranglement? Vous pouvez inclure à votre liste la perte de temps lors de la saisie de données, la difficulté à retrouver les approbations, le manque de transparence ou de surveillance du processus, le manque d’accessibilité aux données ou l’excédent budgétaire dépensé sur chaque transaction.

Une fois que vous avez déterminé les problèmes, vous pouvez définir des objectifs tangibles que vous aimeriez atteindre. Par exemple, vous cherchez peut-être à :

• Réduire la consommation de papier
• Gagner sur le temps de traitement des factures fournisseurs
• Diminuer le DPO (délai moyen de paiement des fournisseurs)
• Accroître la transparence des audits
• Minimiser les coûts de traitement par facture
• Améliorer les KPI’S 

Avec cette liste à l’esprit, vous pouvez rechercher une solution qui permettra d’atteindre les objectifs de votre équipe. Par exemple, lorsque vous cherchez à améliorer les KPI’S, vous souhaitez trouver une solution qui possède des capacités de reporting robustes afin que vous puissiez facilement identifier les problèmes qui doivent être résolus. Cela aidera également les équipes qui cherchent à réduire les délais de paiement des fournisseurs, car cela mettra en évidence les goulots d’étranglement.

Pour les équipes qui cherchent à réduire le temps de traitement, vous aurez besoin d’une solution avec une grande transparence, vous permettant de voir ce qui ralentit votre processus. Vous souhaitez également trouver un système vous permettant de configurer des matrices d’approbation, en veillant à ce que chaque facture soit rapidement acheminée vers le bon interlocuteur en vue de sa résolution. Ces fonctionnalités faciliteront également les audits à l’avenir, car elles fourniront une piste claire pour chaque étape de la facture, de la réception jusqu’au paiement.

Identifier les dépendances

Lorsque vous cherchez à digitaliser votre poste fournisseur, il y a une question centrale et cruciale que vous allez vous poser : la solution d’automatisation peut-elle s’intégrer ou pas à votre système comptable ou ERP existant ? La solution que vous allez choisir devrait avoir la capacité de communiquer de manière transparente avec votre logiciel financier existant et de le faire à partir d’un tableau de bord simple et intuitif qui ne vous oblige pas à passer continuellement d’un système à l’autre.

Il est toutefois indispensable de se poser plusieurs autres questions :  

• Puis-je facilement importer des listes à partir de mon logiciel de comptabilité pour le codage ?
• Les informations sur les transactions telles que les bons de commande ou les paiements peuvent-elles être facilement accessibles ?
• Pourrai-je réexporter des informations vers mon système financier existant ?

Il est également avantageux de confirmer quelles intégrations sont prises en charge. Toutes les solutions d’automatisation ne sont pas identiques, et il est important de sélectionner celle qui est compatible avec vos systèmes existants.

Réfléchir aux différentes options

Avant toute décision, il est indispensable de prendre le temps d’effectuer vos recherches. Bien que les coûts totaux soient toujours une préoccupation majeure, prenez le temps de visionner les démonstrations des différents logiciels. Vous pouvez aussi demander des études de cas et des témoignages à l’éditeur afin d’étudier ce que pensent vos pairs de cette solution.

Autre question importante à prendre en compte : le processus d’intégration de l’éditeur choisi et l’accompagnement qu’il offre après l’installation. Comme pour toute nouvelle technologie, il y aura une courbe d’apprentissage pour votre équipe, et il est important de travailler avec une entreprise prête à s’assurer que vous êtes opérationnel avec succès après la mise en place du projet.

Les tableaux de bord et les vues personnalisables doivent également figurer en haut de votre liste de contrôle. De la direction aux collaborateurs de la comptabilité fournisseurs, tous ceux qui accèdent au système auront des besoins différents, et une approche unique peut être fonctionnelle, mais pas pratique ou mieux adaptée pour fournir des performances optimales.

La mise en œuvre de ces pratiques simples vous aidera dans la sélection du bon logiciel tout en garantissant que ce que vous adopterez correspondra le mieux aux besoins de votre organisation.

Pour en savoir plus sur la façon dont l’automatisation peut améliorer votre processus de comptabilité fournisseurs, regardez notre webinar avec Markess sur : « Comment améliorer vos délais de paiement en digitalisant votre cycle fournisseurs »