Selon une étude réalisée par PYMNTS et Versapay, 86 % des directeurs financiers considèrent la numérisation des processus financiers tels la gestion des comptes fournisseurs comme la clé du succès de leur organisation. Trouver la solution d’automatisation appropriée peut toutefois s'avérer complexe.
Heureusement, il existe des recommandations éprouvées pour vous aider à trouver le logiciel parfait, celui qui vous permettra d’accomplir vos missions en toute sérénité.
Constituez une équipe
Vous souhaitez prendre une décision vraiment éclairée ? Commencez par réunir une équipe capable de vous aider à comprendre les besoins de votre organisation. L’adoption de nouveaux logiciels a un impact sur plusieurs départements, de la direction générale à l’informatique en passant par la comptabilité. L'expertise de chacun sera précieuse afin d'obtenir une idée précise de vos besoins. Ces experts vous guideront dans la mise en œuvre de la solution choisie et vous détailleront comment ce choix s’aligne sur votre stratégie d’entreprise.
Dresser une vision de l’avenir
Avant de sélectionner une solution d’automatisation des comptes fournisseurs, il est important d'analyser votre situation et vos objectifs finaux. Il est dès lors essentiel de consulter toutes les parties prenantes. Il vous faut ensuite vous poser toute une série de questions concernant vos processus d'approbation et de paiement. Commencez par documenter chacune des étapes, depuis la réception d’une facture jusqu’à son paiement.
Quels sont les points bloquants ou les problématiques rencontrées lors du processus ? Identifiez les difficultés telles que les pertes de temps lors de la saisie de données, les difficultés à suivre les approbations, le manque de transparence ou de suivi des processus ou le manque d’accessibilité des données.
Une fois que vous avez déterminé vos problèmes majeurs, vous pouvez définir des objectifs tangibles à atteindre. Par exemple, vous cherchez peut-être à :
- Réduire votre consommation de papier
- Gagner du temps lors du traitement des factures fournisseurs
- Diminuer ou optimiser votre DPO (délai moyen de paiement des fournisseurs)
- Accroître la transparence des audits
- Minimiser les coûts de traitement par facture
- Améliorer vos KPI’S
Avec cette liste à l’esprit, vous pouvez chercher une solution qui vous permettra d’atteindre les objectifs définis. Si vous cherchez par exemple à améliorer vos KPI’S, vous chercherez en priorité une solution avec des capacités de reporting robustes afin que vous puissiez facilement identifier les problèmes qui doivent être résolus. Ces fonctionnalités seront également précieuses pour réduire vos délais de paiement des fournisseurs, car la solution mettra en évidence les points bloquants rencontrés.
Si vous cherchez à réduire le temps de traitement, vous aurez besoin d’une solution avec une grande transparence, vous permettant d'identifier rapidement ce qui ralentit votre processus. Vous souhaitez également trouver un système vous permettant de configurer des matrices d’approbation, en veillant à ce que chaque facture soit rapidement acheminée vers le bon interlocuteur en vue de sa résolution. Ces fonctionnalités faciliteront également les audits à l’avenir, car elles fourniront une vision claire de chaque étape du traitement des factures, de leur réception
Lorsque vous cherchez à digitaliser votre poste fournisseur, il y a une question centrale et cruciale que vous allez vous poser : cette solution d’automatisation est-elle compatible à votre système comptable ou ERP existant ? La solution que vous allez retenir devrait avoir la capacité de communiquer de manière fluide avec votre logiciel financier à partir d’un tableau de bord simple et intuitif qui ne vous oblige pas à passer continuellement d’un système à l’autre.
Il est toutefois indispensable de se poser plusieurs autres questions :
- Puis-je facilement importer des listes à partir de mon logiciel de comptabilité ?
- Les informations sur les transactions telles que les bons de commande ou les paiements sont-elles facilement accessibles ?
- Pourrai-je exporter des informations vers mon système financier existant ?
Il est également impératif de confirmer les intégrations qui sont prises en charge. Toutes les solutions d’automatisation ne sont pas identiques, et il est important d'en sélectionner une qui soit compatible avec vos systèmes existants.
Réfléchir aux différentes options
Prendre le temps de bien choisir le logiciel adéquat est essentiel. Étudiez les démos, les études de cas et les témoignages pour vous assurer que la solution choisie répond aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous que l'éditeur offre un accompagnement pour que votre équipe soit rapidement opérationnelle. Pensez aussi à demander des tableaux de bord personnalisables. Prenez le temps de choisir la solution qui répond le mieux à vos besoins.
Comme pour toute nouvelle technologie, il y aura une courbe d’apprentissage pour votre équipe, et il est important de travailler avec une entreprise prête à s’assurer de votre succès après la mise en place du projet.
