Simplifiez vos communications client : automatisation des contrôles qualité manuels

C'est une situation que nous avons tous déjà vécue : notre super nouvelle idée est retardée parce que l’informatique a besoin de plus de temps que prévu pour tout faire fonctionner. Mais que se passe-t-il lorsque les retards s'accumulent ? C'est alors l’ensemble de votre projet qui est menacé en raison d'un manque de ressources informatiques.

Ce scénario est malheureusement très présent dans le secteur des communications client, où une seule équipe jongle avec toutes les demandes de création et de mise à jour des modèles de communications pour l’ensemble de l’entreprise, tout gardant un oeil sur les évolutions réglementaires. Quand un projet, quel que soit sa taille, est menacé par la lenteur du service informatique, les employés ont naturellement tendance à essayer de trouver une solution par eux-mêmes.

Les solutions alternatives – les solutions dont vous avez besoin, mais pas celles que vous méritez

Développer une solution alternative rapide peut se révéler extrêmement simple. Nous avons tous déjà écrit des mails et des lettres. En quelques jours, il est possible de créer une liste de modèles Word dans un dossier partagé, de former rapidement vos collègues et employés et de passer un accord avec votre imprimeur pour définir qui sera en charge de coller les timbres sur les enveloppes. Vous êtes maintenant prêt à mettre en œuvre vos idées, avec l’avantage de ne plus dépendre des équipes informatiques.

Parfois, cependant, quand quelque chose semble trop beau pour être vrai... C’est le cas. Vous pensez avoir résolu le problème, alors qu’en réalité, vous avez créé une multitude de problèmes de contrôle qualité et mise en conformité. En l’absence de contrôles sur l’image de marque et le ton de voix, des communications qui ne respectent pas les directives de l’entreprise pourraient être envoyées. Vous pourriez être surpris de découvrir à quel point vos équipes marketing sont contrariées lorsque votre logo n’est pas au bon endroit sur une page, ou lorsque vous êtes surpris à vous adresser au client en utilisant un vocabulaire qui n'est pas en accord avec votre style officiel. 

Sans aucune limitation sur l’utilisation ou la personnalisation des modèles, il n’y a même aucune garantie que vos équipes utiliseront les modèles que vous avez fournis. Tout étant complètement ouvert, rien n’empêche un employé entreprenant d'améliorer vos modèles de communication originaux avec leurs propres idées. Même s’ils choisissent d’utiliser les textes officiels, il est difficile d’empêcher vos équipes de modifier les textes approuvés, de modifier chaque mail ou lettre, ou même de commettre des erreurs importantes.

Contrôle qualité – la fonction que vous ne vous attendiez pas à assumer

La liberté créée par votre solution artisanale nécessite la constitution d'une équipe de contrôle qualité. Les contrôles qualité, autrefois seulement nécessaires pour les stagiaires, deviennent indispensables pour l'ensemble du service et votre taux de contrôle flirte avec les 100%. Il n’existe aucun moyen automatisé de transmettre ces communications à vos chefs d’équipe, de sorte que davantage d’étapes manuelles sont ajoutées au processus, et avec chacune d’entre elles les risques augmentent. La communication est au final soit livrée en retard, soit livrée de manière incorrecte (même les chefs d’équipe font des erreurs), ou se perd à jamais dans le processus. 

Une solution, des conséquences

Déployez correctement votre solution rapide et vous avez mis en place un processus lent et inefficace qui nécessite plus de ressources que vous ne le pensiez à l’origine. Si vous vous trompez, vous avez des clients qui reçoivent des communications incorrectes à partir desquelles ils sont légalement autorisés à prendre des décisions importantes.

Manquer un mot peut sembler anodin, mais quand la communication est une police d’assurance et que le mot n’est « pas »... vous imaginez bien le problème (et oui, chez Quadient, nous avons été témoins de ce type d'erreur !).

Aucune des situations ci-dessus ne se termine bien. Au mieux, le retour sur investissement de votre projet n'est pas bon. Au pire, vous êtes convoqué devant le conseil d’administration pour expliquer pourquoi votre service fait l’objet d’une enquête par les organismes de réglementation, et le logo de votre entreprise se retrouve à l’écran derrière le présentateur du journal télévisé. Parfois, les solutions simples peuvent être horriblement compliquées.

Simplifier le contrôle de la qualité des communications

Utiliser la suite Office pour d'autres fonctions que celles prévues peut avoir des conséquences négatives inattendues, mais avec les services de communication client SaaS basés sur le cloud disponibles, vous pouvez obtenir rapidement une solution qui allie la validation du contenu à l’efficacité des processus.

Si les modèles de communication peuvent toujours être créés par des utilisateurs non techniques, un service SaaS complet place leur contenu sur des mises en page verrouillées et conformes à vos directives de marque. Les données peuvent ensuite être directement transposées dans chaque communication pour une personnalisation complète. Des contenus et images différents peuvent même être automatiquement assignés selon les profils des clients. Les communications générées sont ensuite automatiquement transmises aux clients sur leur canal de communication préféré. Vos communications peuvent être entièrement automatisées, éliminant ainsi tout risque d’erreur.

Si vous avez besoin de personnaliser certains champs manuellement, le contenu peut également être verrouillé, de sorte que vos collègues ne puissent modifier que les zones, les mots ou les valeurs qui amélioreront l’expérience client, limitant ainsi les risques d’erreurs. Il est également possible d'afficher une liste de contrôle à côté de votre modèle, garantissant un niveau de qualité encore plus élevé.

Avec un service de communication SaaS complet, vous pourrez réduire vos processus de contrôle qualité tout en maintenant une attention particulière à vos clients les plus précieux. Il est ainsi possible de personnaliser le flux d’approbation pour chaque modèle afin que les communications soient envoyées à la bonne personne ou à la bonne équipe pour validation avant qu’elles ne soient automatiquement envoyées.

Bouge de là, Microsoft Office...

Il est toujours tentent de développer une solution alternative lorsque l'on rencontre des blocages au déploiement d'une solution. Avec la promesse de résultats rapides et d’un contrôle complet, ces solutions sont très attirantes. Malheureusement, elles ne répondent en réalité jamais aux attentes. Il existe heureusement une solution : Inspire Evolve promet un déploiement en quelques heures, des gains de performances pour l'ensemble de l’entreprise, une automatisation complète et la possibilité de garder un contrôle total sur le contenu.

Les solutions temporaires ne sont plus nécessaires – de nos jours, une solution de communication SaaS peut rapidement vous fournir tout ce dont vous avez besoin.