Gardez les approbations de factures en mouvement, même lorsque les gestionnaires ne sont pas au bureau
Avouons-le, les gestionnaires sont souvent absents du bureau et c’est généralement au moment où vous en avez le plus besoin. Pour l’équipe des comptes fournisseurs(AP), c’est normalement à ce moment-là qu’elle doit faire approuver une facture. Votre organisation a-t-elle mis en place un processus pour maintenir les approbations en mouvement lorsqu’un gestionnaire est absent?
Les services AP qui s’appuient sur des approbations manuelles manquent souvent d’agilité et ne sont pas configurés pour réacheminer rapidement les factures en l’absence d’un approbateur. Ils perdent des heures à essayer de trouver la meilleure personne pour signer les factures ou attendre le retour de l’approbateur, ce qui entraîne des retards de paiement.
L’automatisation peut aider les équipes comptables à surmonter ces obstacles et à s’assurer que les contrôles appropriés sont maintenus même pendant que les approbateurs sont en congé. La fonction de délégation de canal d’approbation de Beanworks permet aux entreprises de transférer l’autorité d’approbation à un autre collègue, soit temporairement pour couvrir des vacances ou des congés, soit de manière permanente. Cela permet d’éliminer les retards dans le paiement des fournisseurs.
Les équipes qui travaillent à distance ou qui affectent fréquemment de nouveaux approbateurs bénéficient de l’élimination des retards, ce qui est particulièrement important à des moments tels que la clôture de fin de mois.
Comme dans toute entreprise, lorsqu’un employé part en vacances ou quitte l’entreprise, ses tâches sont assignées à quelqu’un d’autre. Au sein d’AP, lorsqu’un approbateur part, ses frais d’approbation de facture peuvent facilement être délégués à un autre gestionnaire.
La fonctionnalité est disponible pour les modules de facture et de bon de commande, et certains délégués distincts peuvent être attribués pour chacun d’eux. Voici comment cela fonctionne.
Au fur et à mesure que votre organisation se développe, il est possible que vous vous connectiez avec davantage de fournisseurs pour les entreprises. Un flux de travail d’approbation manuelle peut devenir de plus en plus complexe à mesure que vous traitez davantage de paiements. Avec l’automatisation, vous pouvez dire adieu aux suivis difficiles et garder une trace du papier.
