Les gestionnaires des comptes fournisseurs peuvent être absents du bureau et il arrive que ce soit le moment où vous en avez le plus besoin. Cela peut être à ce moment-là qu’elle doit faire approuver une facture. Votre organisation a-t-elle mis en place un processus pour ne pas interrompre le cycle des approbations même lorsqu’un gestionnaire est absent ?
Les services des comptes fournisseurs qui s’appuient sur des approbations manuelles manquent souvent d’agilité et ne sont pas configurés pour réacheminer rapidement les factures en l’absence d’un approbateur. Ils perdent des heures à essayer de trouver la meilleure personne pour signer les factures ou attendre le retour de l’approbateur, ce qui entraîne des retards de paiement.
L’automatisation peut aider les équipes comptables à surmonter ces obstacles et à s’assurer que les contrôles appropriés sont maintenus même pendant les congés des approbateurs. La fonction de délégation de canal d’approbation de Quadient comptes fournisseurs permet aux entreprises de transférer l’autorité d’approbation à un autre collègue, soit temporairement pour couvrir des congés, soit de manière permanente. Cela permet d’éliminer les retards dans le paiement des fournisseurs.
Les équipes qui travaillent à distance ou qui affectent fréquemment de nouveaux approbateurs bénéficient de l’élimination des retards, ce qui est particulièrement important à des moments tels que la clôture en fin de mois.
Comme dans toute entreprise, lorsqu’un employé part en vacances ou quitte l’entreprise, ses tâches sont assignées à quelqu’un d’autre. Au sein de la solution Quadient comptes fournisseurs, lorsqu’un approbateur part, ses droits d’approbation de facture peuvent facilement être délégués à un autre gestionnaire.
La fonctionnalité est disponible pour les modules de facture et de bon de commande, et certains délégations de droits distinctes peuvent être attribuées pour chacun d’eux. Voici comment cela fonctionne.
Au fur et à mesure que votre organisation se développe, il est possible que vous vous connectiez avec davantage de fournisseurs pour les entreprises. Un flux de travail d’approbation manuelle peut devenir de plus en plus complexe à mesure que vous traitez davantage de factures. Avec l’automatisation, vous pouvez dire adieu aux suivis difficiles et garder une trace de la facture.
