Principaux KPI que tous les professionnels de l’AP devraient suivre

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Le grand détective Sherlock Holmes a dit un jour : « C’est une erreur capitale de théoriser avant d’avoir des données. » Alors qu’il parlait de résoudre des crimes, on peut en dire autant de la tentative de rendre votre service des comptes fournisseurs plus efficace. Sans les informations appropriées, il est impossible de savoir où concentrer vos efforts.

Bien qu’il existe une multitude d’indicateurs de performance clés (KPI) qui peuvent être examinés, en voici quelques-uns qui vous fourniront les informations exploitables nécessaires pour élever votre équipe AP au niveau supérieur.

Jours payables en souffrance

Ce nombre représente le nombre moyen de jours qu’il faut à votre entreprise pour payer ses fournisseurs, ce qui donne une idée de la façon dont les comptes fournisseurs sont gérés. En règle générale, il est préférable d’avoir un nombre plus élevé, car cela signifie que vous avez plus de liquidités en main pour des investissements à court terme et augmenter votre fonds de roulement. Cela dit, un nombre élevé peut également être un signe avant-coureur que l’organisation est incapable de payer ses factures à temps. Un nombre inférieur peut indiquer que votre entreprise ne profite pas pleinement des conditions offertes par vos fournisseurs.

Pour calculer le DPO, divisez vos comptes créditeurs moyens par le coût des biens vendus. Multipliez ensuite le résultat par le nombre de jours de la période comptable.

Coût de traitement par facture

De nos jours, chaque centime compte. Il est important de minimiser les dépenses dans la mesure du possible. Si votre organisation traite toujours les factures manuellement, il y a de fortes chances que vous dépensiez trop.

Pour trouver votre prix de traitement par facture, vous devez prendre le montant qu’il en coûte pour traiter une facture, y compris la main-d’œuvre, l’infrastructure, les fournitures et les frais de transaction, et le diviser par le nombre de factures sur une période donnée.

Erreurs de paiement

Selon OpsDog, les erreurs de paiement du fournisseur sont courantes et peuvent souvent être aussi simples qu’une adresse mal tapée ou un montant de paiement incorrect.

Cependant, ce n’est pas parce que l’erreur occasionnelle est inévitable que ce nombre doit être ignoré. Des erreurs de paiement fréquentes peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et avoir un impact sur les conditions qu’ils sont prêts à offrir.

Pour déterminer le taux en pourcentage, divisez le nombre de paiements sortants qui contenaient une erreur par le nombre total de transactions sur une période donnée.

Paiements en double

Étroitement lié à la mesure précédente, le suivi des paiements en double vous permettra de savoir à quelle fréquence vous payez la même facture plusieurs fois. Comme dans l’équation précédente, il vous suffit de diviser le nombre total de paiements en double par le nombre total de transactions globales sur une période donnée.

Bien que l’objectif soit d’atteindre le nombre le plus bas possible, il convient de noter que, selon l’APQC , même les plus performants ont généralement un taux d’environ 0,8%, la médiane étant de 1,5%. Tout ce qui dépasse 2 % est considéré comme peu performant.

Factures traitées par employé

En calculant cela, vous aurez une idée de la productivité de votre équipe des comptes fournisseurs – plus le score est bas, moins vous êtes efficace. Cela peut être dû à une dépendance excessive à l’égard de pratiques ap non automatisées telles que la saisie manuelle des données, l’utilisation de factures papier ou un processus d’approbation mal défini.

Seuls deux chiffres sont nécessaires pour trouver ce nombre. Prenez vos factures mensuelles moyennes et divisez-les par le nombre moyen d’employés travaillant dans AP.

Le tarif idéal pour votre équipe spécifique variera en fonction des normes de l’industrie.

Optimiser les résultats

L’adoption d’une solution d’automatisation comme Beanworks peut aider les organisations à améliorer chacune des mesures décrites ci-dessus.

Avec une vue de bout en bout du processus AP, votre entreprise peut gérer stratégiquement vos jours payables impayés, en veillant à ce que vous ne dépensiez pas d’argent plus rapidement que nécessaire, mais que vous restiez à l’heure et en règle.

L’abandon des comptes fournisseurs manuels réduit également les coûts. En moyenne, une facture non automatisée peut vous coûter jusqu’à 15 USD. En utilisant Beanworks, le montant tombe à 5 $ US ou moins.

En éliminant les processus chronophages tels que la saisie de données et grâce à des flux de travail d’approbation personnalisés, le logiciel réduit également le temps nécessaire au traitement des factures, garantissant ainsi que votre équipe fonctionne aussi efficacement que possible. Beanworks aide également votre équipe à créer des entrées de grand livre AP en quelques secondes, avec une précision de 99 %. En outre, il utilise la synchronisation à 2 voies avec votre logiciel de comptabilité pour vérifier quelles factures ont été payées, ce qui permet d’éliminer les paiements en double.

Doté des bonnes informations et de l’automatisation, vous pouvez optimiser votre processus de comptes fournisseurs, protéger les flux de trésorerie de votre entreprise et maintenir les relations importantes avec les fournisseurs que vous avez établies.

 

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