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Le grand détective Sherlock Holmes a dit un jour : « C’est une erreur capitale de théoriser avant d’avoir des données. » Alors qu’il parlait de résoudre des crimes, on peut en dire autant de la tentative de rendre votre service des comptes fournisseurs plus efficace. Sans les informations appropriées, il est impossible de savoir où concentrer vos efforts.
Bien qu’il existe une multitude d’indicateurs de performance clés (KPI) qui peuvent être examinés, en voici quelques-uns qui vous fourniront les informations exploitables nécessaires pour élever votre équipe AP au niveau supérieur.
Nombre moyen de jours de retard de paiement
Ce chiffre représente le nombre moyen de jours qu’il faut à votre entreprise pour payer ses fournisseurs, ce qui donne une idée de la façon dont les comptes fournisseurs sont gérés. En règle générale, il est préférable d’avoir un nombre plus élevé, car cela signifie que vous avez plus de liquidités en main pour des investissements à court terme et augmenter votre fonds de roulement. Cela dit, un chiffre trop élevé peut également être un signe avant-coureur que l’organisation est incapable de payer ses factures à temps. Un nombre trop faible peut indiquer que votre entreprise ne profite pas pleinement des conditions offertes par vos fournisseurs.
Coût de traitement par facture
De nos jours, chaque centime compte. Il est important de minimiser les dépenses dans la mesure du possible. Si votre organisation traite toujours les factures manuellement, il y a de fortes chances que vous dépensiez trop.
Pour trouver votre prix de traitement par facture, vous devez prendre le montant qu’il en coûte pour traiter une facture, en intégrant les coûts de main-d’œuvre, d’infrastructure, les fournitures et les frais de transaction, et diviser le tout par le nombre de factures sur une période donnée.
Erreurs de paiement
Selon OpsDog, les erreurs de paiement d'un fournisseur sont courantes et peuvent souvent être aussi simples qu’une adresse mal renseignée ou un montant de paiement incorrect.
Cependant, ce n’est pas parce que l’erreur occasionnelle est inévitable que ce nombre doit être ignoré. Des erreurs de paiement fréquentes peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et avoir un impact sur les conditions qu’ils sont prêts à offrir.
Pour déterminer le taux en pourcentage, divisez le nombre de paiements sortants qui contenaient une erreur par le nombre total de transactions sur une période donnée.
Paiements en double
Étroitement lié à la mesure précédente, le suivi des paiements en double vous permettra de savoir à quelle fréquence vous payez la même facture plusieurs fois. Comme dans l’équation précédente, il vous suffit de diviser le nombre total de paiements en double par le nombre total de transactions globales sur une période donnée.
Bien que l’objectif soit d’atteindre le nombre le plus bas possible, il convient de noter que, selon l’APQC , même les entreprises les plus performantes ont généralement un taux d’environ 0,8%, la médiane étant de 1,5%. Tout ce qui dépasse 2 % est considéré comme peu performant.
Factures traitées par employé
En calculant cela, vous aurez une idée de la productivité de votre équipe des comptes fournisseurs – plus le score est bas, moins vous êtes efficace. Cela peut être dû à une dépendance excessive à l’égard de pratiques comptables non automatisées telles que la saisie manuelle des données, l’utilisation de factures papier ou un processus d’approbation mal défini.
Seuls deux chiffres sont nécessaires pour trouver ce nombre. Prenez vos factures mensuelles moyennes et divisez-les par le nombre moyen d’employés travaillant au traitement des factures.
Le tarif idéal pour votre équipe spécifique variera en fonction des normes de l’industrie.
Optimiser les résultats
L’adoption d’une solution d’automatisation comme Quadient Comptes Fournisseurs peut aider les organisations à améliorer chacune des mesures décrites ci-dessus.
Avec une vision complète des comptes fournisseurs, votre entreprise peut gérer stratégiquement vos délais de paiement, en veillant à ce que vous ne dépensiez pas plus rapidement que nécessaire, mais que vous restiez à l’heure et en règle.
L’abandon des comptes fournisseurs manuels réduit également les coûts. En moyenne, une facture non automatisée peut vous coûter jusqu’à 15 €. En utilisant Quadient Compres Fournisseurs, le montant tombe à 5 € ou moins.
En éliminant les processus chronophages tels que la saisie de données et grâce à des flux de travail d’approbation personnalisés, le logiciel réduit également le temps nécessaire au traitement des factures, garantissant ainsi que votre équipe fonctionne aussi efficacement que possible. Quadient Comptes Fournisseurs aide également votre équipe à obtenir une précision des données de 99 %. En outre, il utilise la synchronisation à 2 voies avec votre logiciel de comptabilité pour vérifier quelles factures ont été payées, ce qui permet d’éliminer les paiements en double.
Doté des bonnes informations et de l’automatisation, vous pouvez optimiser votre processus de comptes fournisseurs, protéger les flux de trésorerie de votre entreprise et maintenir les relations importantes avec les fournisseurs que vous avez établies.
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