TELUS World of Science : « Beanworks a permis à notre équipe AP de gagner beaucoup de temps »
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Bien que le TELUS World of Science à Edmonton (TWOSE) soit bien connu pour mobiliser les passionnés de sciences, il fait également des progrès pour se moderniser et se redéfinir dans le monde post-pandémique.
L’année dernière, l’organisation à but non lucratif a installé des panneaux solaires pour réduire son empreinte carbone et générer une conversation sur le changement climatique. Il modernise également ses théâtres et galeries existants avec de nouvelles technologies pour maintenir l’état d’esprit numérique d’abord.
Mais l’approche prospective ne se limite pas à la communauté externe. L’organisation adopte une approche holistique pour se positionner dans le monde distant en remplaçant les processus obsolètes par des outils intelligents et agiles, l’un d’entre eux étant l’automatisation des comptes fournisseurs (PA). « Nous allons effectuer un audit à distance pour la première fois avec Beanworks AP automation », explique Melissa Van Yken, assistante financière chez TWOSE.
« Avant l’automatisation, nous passions des dossiers avec des factures papier que les gestionnaires devaient approuver. Nous devions nous rappeler à qui nous avions donné le dossier et quand était la date limite d’approbation. »
Nettoyer l’encombrement
Le plus grand défi qui a motivé TWOSE à automatiser l’AP était un processus d’approbation lent et frustrant. Avec 50 gestionnaires chargés d’approuver plus de 200 factures par mois, l’équipe financière s’enlisait dans les retards. « Avant l’automatisation, nous passions des dossiers avec des factures papier que les gestionnaires devaient approuver. Nous devions nous rappeler à qui nous avions donné le dossier et quand était la date limite d’approbation », explique Van Yken.
Historiquement, tous les documents étaient enregistrés sous forme de copies papier, qui étaient stockées dans des classeurs. Pour surmonter le problème du papier, l’équipe financière a mis à niveau vers le système de gestion de documents en ligne SharePoint, mais cela n’a pas tout à fait résolu leurs défis AP. « Il était tout simplement difficile de suivre les approbations parce que tout était géré manuellement. Cela a rendu le processus financier long et ardu. Nos gestionnaires n’ont pas non plus aimé le processus d’approbation », explique Van Yken.
Cela a inspiré leur recherche d’une solution qui pourrait relier toutes les pièces manquantes ensemble. « Beanworks AP automation a relevé nos défis dans tous les domaines de l’AP, de l’approbation des factures à la piste d’audit numérique », souligne Van Yken. Le logiciel s’est intégré à leur système financier principal, Sage 300, et a synchronisé tous les flux de travail sur une plate-forme centrale.
Accédez au point d’accès n’importe où, n’importe quand
Le succès de TWOSE dépend de sa capacité à accueillir de nouvelles expositions et de nouveaux programmes. Cela signifie que l’organisation à but non lucratif travaille constamment avec différentes parties, y compris de nouveaux fournisseurs nécessitant des paiements en temps opportun, et des parties prenantes telles que le directeur financier qui souhaitent une visibilité en temps réel sur les finances. « La plupart de nos employés travaillent à domicile, de sorte que l’accès aux documents ap et aux flux de travail s’est nettement amélioré avec l’automatisation », explique Van Yken. C’est essentiel pour un organisme sans but lucratif qui gère les transactions avec les donateurs et les fournisseurs à travers le pays.
« L’élément d’automatisation aide vraiment parce que maintenant tous nos documents AP sont dans une seule plate-forme numérique. Cela a réduit tout le papier de notre bureau qui, autrement, serait assis sur des tables. »
Pour éliminer les retards d’approbation qui ont été exacerbés par le travail à distance, TWOSE a immédiatement mis en ligne le processus AP. Cela a corrigé l’écart de collaboration entre l’équipe AP, les approbateurs et les fournisseurs.
Désormais, les fournisseurs peuvent envoyer des factures à un compte de messagerie dédié qui télécharge automatiquement la facture dans le système. Une fois le codage terminé, le personnel de l’AP peut l’aligner pour approbation. Le responsable assigné reçoit ensuite une notification par e-mail concernant la facture en attente, l’invitant à se connecter au logiciel et à examiner la facture ou à examiner les détails en effectuant une recherche rapide dans le système. Si l’approbateur rejette la facture, il doit en préciser la raison. Mais si tout semble bien, la facture peut être approuvée en un clic. L’accès aux applications mobiles simplifie davantage le flux de travail.
« Le processus d’approbation s’est nettement amélioré. Auparavant, j’essayais de suivre les courriels et de faire un suivi auprès des gestionnaires pour leur rappeler les approbations. Maintenant, c’est juste un système complètement différent pour le suivre », explique Van Yken.
Gérer les dépenses en ligne
Au milieu des commandes à domicile et du travail à distance, TWOSE ne pouvait pas compter sur les employés qui envoyaient leurs reçus de dépenses par courrier électronique ou postal, en particulier lorsque plus de 30 cartes de crédit d’entreprise étaient utilisées. Pour accélérer la soumission des reçus et le remboursement des dépenses, TWOSE a transféré l’ensemble du cycle vers le cloud. « L’élément d’automatisation aide vraiment parce que maintenant tous nos documents AP sont dans une seule plate-forme numérique. Cela a réduit tout le papier de notre bureau qui serait autrement assis sur des tables », note Van Yken.
Quel que soit l’endroit d’où les employés travaillent, ils peuvent prendre des photos de leurs reçus de dépenses et les soumettre via l’application mobile Beanworks. Les reçus sont automatiquement téléchargés dans le système pour approbation et paiement.
Optimisez la capacité du cloud
Bien que TWOSE ait dû fermer temporairement son espace physique en raison de la pandémie, son unité financière a beaucoup mûri en raison de la nécessité. « Nous avons automatisé les bons de commande, les approbations de factures et les dépenses des employés », explique Van Yken.
Non seulement cette intégration des flux de travail facilite l’utilisation immédiate des données, mais elle maintient également l’agilité dont TWOSE a besoin pour fonctionner efficacement. Au lieu de s’appuyer sur un mélange d’outils chronophages tels que le papier et le courrier électronique, ils peuvent simplement gérer les points d’accès via une seule plate-forme. « Beanworks a permis à notre équipe AP de gagner beaucoup de temps », déclare Van Yken.
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