« C’était juste des boîtes et des boîtes » - Comment Minikahda Club a battu la paperasse avec Beanworks
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Minikahda Club est un club de golf et un parcours ancré dans l’histoire et la tradition. Il a accueilli l’US Open en 1916 et le Walker Club en 1957 et a été fondé en 1898.
Mais le club du Minnesota avait désespérément besoin de mettre à jour ses processus de comptes fournisseurs (AP) aux temps modernes.
Tout a été fait manuellement, ce qui a nécessité des heures de saisie de données – et a conduit à d’énormes piles de paperasse et de classeurs difficiles à suivre.
« Notre grenier n’était que des boîtes et des boîtes de paperasse », a déclaré le contrôleur, Randy Zats. « C’était coûteux, lourd, inefficace et improductif – une catastrophe qui attendait de se produire. »
« Nous avions vraiment besoin de quelque chose pour nous alléger sur nos pieds. »
Toute solution devait être facile à utiliser et compatible avec le logiciel de comptabilité de l’équipe, ce que tous les fournisseurs de logiciels ne pouvaient pas faire.
Il y avait 15 personnes dans l’entreprise qui approuvaient des factures chaque mois, mais elles étaient coincées avec une façon de travailler qui était lourde en papier et qui provoquait une déconnexion entre les départements.
« Le changement peut être difficile pour les personnes habituées aux anciennes méthodes, mais il y a tellement d’avantages, et Beanworks est très convivial. » – Nyng Yang, spécialiste AP, Minikahda Club
« C’était très compartimenté avec beaucoup de silos », souligne Zats. « Les factures allaient au bureau central, elles allaient aux gestionnaires, elles allaient aux employés, donc c’était très difficile à contrôler. »
Les gestionnaires coderaient manuellement chaque facture à la main, puis la remettaient à l’équipe AP pour la saisir dans Jonas, leur système financier principal. Pour être sûr qu’ils avaient payé une facture, une copie du chèque serait placée au-dessus de celle-ci, puis la facture serait classée. Il n’est donc pas étonnant que leurs bureaux aient été remplis de classeurs pour contenir tout ce papier.
« Minikahda Club a pu repérer 10 000 USD en trop-payés. » – Randy Zats, contrôleur AP, Minikahda Club
Reprendre le contrôle
Ce qui était essentiel pour l’équipe AP du Minikahda Club, c’était de reprendre le contrôle de ses processus financiers, notamment en s’attaquant à des problèmes tels que les factures en double.
Ils se sont tournés vers Beanworks qui est un partenaire de Jonas, et les résultats ont été impressionnants.
« Il récupère les factures en double », a déclaré Nyng Yang, spécialiste de l’AP. « Je n’ai pas besoin de faire tout ce travail acharné, en vérifiant tous les numéros individuels. »
En obtenant une vue d’ensemble de tous les paiements et fournisseurs, Minikahda a pu repérer 10 000 USD en trop-payés, y compris les crédits et les paiements en double.
« Finalement, nous avons pu mieux contrôler le processus », a déclaré Zats.
Et il y avait d’autres avantages lorsque le club est passé au travail à distance. Au lieu d’avoir à examiner les factures physiques, les gestionnaires peuvent les approuver ou les désapprouver en ligne.
Par exemple, la directrice générale du club peut utiliser l’application mobile Beanworks pour faire ces approbations instantanément, où qu’elle soit dans le club ou hors site.
« Beanworks change la donne. » – Louisa Bergsma, directrice de l’exploitation, Minikahda Club
Yang a déclaré que la fonction de recherche sur Beanworks a facilité la recherche d’articles tels que les factures.
« Le changement peut être difficile pour les personnes habituées aux anciennes méthodes, mais il y a tellement d’avantages, et Beanworks est très convivial », a-t-elle déclaré.
Tout cela a permis à l’équipe d’avoir une plus grande visibilité sur les finances du club, ce qui a rendu la fin de mois et l’audit beaucoup plus faciles.
Zats a ajouté: « Le mot clé est le contrôle. Une fois que nous fermons, nous savons que nous avons tout, qu’il n’y a pas quelque chose de caché dans un tiroir de bureau ou quelque chose qui va revenir dans une semaine.
« Cela a repoussé la responsabilité envers les gestionnaires parce que tout le monde surveille leurs budgets et leurs indicateurs. »
En conséquence, l’équipe peut avoir plus confiance en ses finances, et même leur audit de cette année était « un rêve ».
Grâce à Beanworks, l’équipe AP du Minikahda Club peut vraiment dis-le est maintenant plus léger sur ses pieds.
Louisa Bergsma, directrice de l’exploitation, a déclaré : « Beanworks change la donne. Il a mis l’accent sur le service dans un département de service. Il a accéléré la rapidité avec laquelle ils peuvent répondre aux demandes d’information des ministères et réduit le stress en facilitant la gestion des coupures de fin de mois.
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