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Minikahda Club est un club de golf et un parcours ancré dans l’histoire et la tradition. Il a accueilli l’US Open en 1916 et le Walker Club en 1957 et a été fondé en 1898.
Mais le club du Minnesota avait désespérément besoin de mettre à jour ses processus de comptes fournisseurs (AP) aux temps modernes.
Tout a été fait manuellement, ce qui a nécessité des heures de saisie de données – et a conduit à d’énormes piles de paperasse et de classeurs difficiles à suivre.
« Notre grenier était plein de cartons de paperasse », a déclaré le contrôleur, Randy Zats. « C’était coûteux, lourd, inefficace et improductif – une épée de damoclès au-dessus de l'équipe. »
« Nous avions vraiment besoin de quelque chose pour alléger nos processus. »
Toute solution devait être facile à utiliser et compatible avec le logiciel de comptabilité de l’équipe, ce que tous les fournisseurs de logiciels ne pouvaient pas faire.
Il y avait 15 personnes dans l’entreprise qui approuvaient des factures chaque mois, mais elles étaient coincées avec une façon de travailler qui était lourde en papier et qui provoquait une déconnexion entre les départements.
« Le changement peut être difficile pour les personnes habituées aux anciennes méthodes, mais il y a tellement d’avantages, et Beanworks est très convivial. » – Nyng Yang, spécialiste AP, Minikahda Club
« C’était très compartimenté avec beaucoup de silos », souligne Zats. « Les factures allaient au bureau central, elles allaient aux gestionnaires, elles allaient aux employés, donc c’était très difficile à contrôler. »
Les gestionnaires codaient manuellement chaque facture à la main, puis la remettaient à l’équipe AP pour la saisir dans Jonas, leur système financier principal. Pour être sûr qu’ils avaient payé une facture, une copie du chèque était placée au-dessus de celle-ci, puis la facture était classée. Il n’est donc pas étonnant que leurs bureaux aient été remplis de classeurs pour ranger tout ce papier.
« Minikahda Club a pu repérer 10 000 USD de trop-payés. » – Randy Zats, contrôleur AP, Minikahda Club
Reprendre le contrôle
Ce qui était essentiel pour l’équipe AP du Minikahda Club, c’était de reprendre le contrôle de ses processus financiers, notamment en s’attaquant à des problèmes tels que les factures en double.
Ils se sont tournés vers Quadient qui est un partenaire de Jonas, et les résultats ont été impressionnants.
« Il repère les factures en double », a déclaré Nyng Yang, spécialiste de l’AP. « Je n’ai pas besoin de faire tout ce travail de fourmi, en vérifiant tous les numéros individuels. »
En obtenant une vue d’ensemble de tous les paiements et fournisseurs, Minikahda a pu repérer 10 000 USD en trop-payés, y compris les crédits et les paiements en double.
« Finalement, nous avons pu mieux contrôler le processus », a déclaré Zats.
Et il y avait d’autres avantages lorsque le club est passé au travail à distance. Au lieu d’avoir à examiner les factures physiques, les gestionnaires peuvent les approuver ou les refuser en ligne.
Par exemple, la directrice générale du club peut utiliser l’application mobile Quadient Comptes Fournisseurs pour faire ces approbations instantanément, où qu’elle soit dans le club ou hors site.
« Quadient Comptes Fournisseurs change la donne. » – Louisa Bergsma, directrice de l’exploitation, Minikahda Club
Yang a déclaré que la fonction de recherche sur Quadient Comptes Fournisseurs a facilité la recherche d’articles tels que les factures.
« Le changement peut être difficile pour les personnes habituées aux anciennes méthodes, mais il y a tellement d’avantages, et Quadient Comptes Fournisseurs est très intuitif », a-t-elle déclaré.
Tout cela a permis à l’équipe d’avoir une plus grande visibilité sur les finances du club, ce qui a rendu la fin de mois et l’audit beaucoup plus faciles.
Zats a ajouté: « Le mot clé est le contrôle. Une fois que nous fermons, nous savons que nous avons tout, qu’il n’y a pas une facture cachée dans un tiroir de bureau ou quelque chose qui va nous revenir dans une semaine.
« Cela a redonné de la responsabilité aux gestionnaires parce que tout le monde surveille ses budgets et ses indicateurs. »
En conséquence, l’équipe peut avoir une meilleure confiance en ses finances, et même leur audit de cette année était « un rêve ».
Grâce à Quadient Comptes Fournisseurs, l’équipe AP du Minikahda Club peut vraiment être allégée de la pression et du stress liés aux processus manuels.
Louisa Bergsma, directrice de l’exploitation, a déclaré : « Quadient Comptes Fournisseurs change la donne. Le logiciel a accéléré la rapidité avec laquelle nous pouvons répondre aux demandes d’information et réduit le stress en facilitant la gestion des clotûres de fin de mois.
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