Meilleures pratiques en matière de processus d’approbation des factures pour moderniser vos comptes fournisseurs

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Nous avons interrogé plus de 200 professionnels des comptes fournisseurs et constaté qu’ils passent 20 % de leur temps à gérer les approbations. Passer un jour sur cinq de la semaine à faire le suivi des collègues pour approbation n’est pas seulement une utilisation inefficace des ressources, cela peut être frustrant et causer des problèmes entre les ministères.

Pourquoi est-ce le cas? Les canaux d’approbation AP sont mal définis ou n’ont pas la technologie nécessaire pour être gérés efficacement. Cela rend les organisations plus vulnérables à la fraude et aux abus. Par exemple, une employée de l’Oregon a détourné 4,5 millions de dollars américains d’une entreprise en 15 ans en approuvant des paiements de factures frauduleux sur son compte personnel. Des pratiques telles que le fait que la même personne approuve les factures et les paiements peuvent faciliter la fraude pour toute entreprise. Étant donné que les approbateurs jouent un rôle essentiel dans le contrôle du flux financier, il est important de prêter attention à leur efficacité. Voici quelques recommandations pour vous aider à créer un canal d’approbation AP solide et sécurisé.

Meilleures pratiques en matière de canal d’approbation

Les canaux d’approbation sont des règles désignant les factures, les bons de commande, les dépenses et les paiements aux gestionnaires ou aux chefs d’équipe pour approbation. Une fois qu’une facture a été codée et appariée à un bon de commande, elle sera dirigée vers l’approbateur désigné pour l’étape suivante, qui est généralement un paiement.

Après avoir configuré des canaux d’approbation pour des milliers de professionnels AP, nous recommandons les meilleures pratiques suivantes :

• Créer des approbations à plusieurs niveaux : configurez au moins deux niveaux d’approbation. Vous pouvez également catégoriser cela en définissant un seuil en dollars, par exemple les factures supérieures à 1 000 $ vont à deux approbateurs différents. Certains systèmes vous permettent de modifier ce flux afin qu’une facture ne puisse être traitée qu’après approbation par les deux approbateurs.
• Approbations distinctes pour les factures et les paiements : le responsable qui approuve les factures doit être différent du chef d’équipe qui approuve les paiements. Cela améliorera votre stratégie de prévention des risques liés à l’acheminement frauduleux des fonds de l’entreprise.
• Formalisez votre matrice d’approbations : documentez une structure organisationnelle formelle de vos canaux d’approbation et suivez-la. La structure devrait clairement définir qui est l’approbateur, quel délai il a pour l’approbation et qui serait l’approbateur secondaire en son absence.
• Séparer les tâches : Les PCGR (principes comptables généralement reconnus) recommandent la séparation des tâches pour les pratiques exemplaires comptables. La séparation des fonctions interdit l’acquisition de décisions financières par une seule personne.
• Créez un workflow d’approbation de bon de commande : configurez des règles internes pour effectuer un achat avant de passer une commande. Vous pouvez commencer par créer une demande d’approbation interne qui est autorisée par un responsable ou un service financier, puis envoyée au fournisseur. Divers systèmes de gestion des flux de travail permettent de configurer des actions basées sur des déclencheurs pour gérer les bons de commande.

Automatisation des canaux d’approbation

Les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre des contrôles sophistiqués des canaux d’approbation peuvent également explorer un logiciel d’automatisation. L’automatisation des points d’accès offre des canaux d’approbation personnalisables en fonction des exigences de l’entreprise. Par exemple, Beanworks est l’une des rares solutions logicielles AP offrant une structure organisationnelle hautement personnalisable avec des flux de travail d’approbation distincts pour tous les processus comptables - bons de commande, factures et paiements.

Voici les trois principaux avantages :

• Limite l’accès non autorisé : seuls les approbateurs autorisés peuvent vérifier l’état, l’historique, les rapports précédents et approuver une facture ou un paiement.

• Routage personnalisé: la facture peut être acheminée en fonction de l’emplacement, du département, du projet, du fournisseur, etc. Par exemple, un employé de Vancouver peut coder une facture au responsable marketing de l’entreprise à New York. Ce responsable marketing peut collaborer sur le document en saisissant des commentaires ou des questions en ligne, sans avoir à parcourir une trace papier ou par e-mail. Cela crée une piste d’audit électronique de toutes les étapes d’approbation effectuées pour chaque document.

• Sous-ensembles d’approbation : Les directeurs financiers peuvent créer des sous-ensembles ou un critère pour certains types de factures. Par exemple, une facture peut être marquée comme approuvée après l’approbation de l’un des deux approbateurs. Les entreprises peuvent modifier davantage ce flux afin qu’une facture ne soit approuvée que lorsque tous les approbateurs ont été examinés et acceptés.

Nous entendons souvent parler de la mise à jour constante des processus pour garder notre entreprise compétente, tout en continuant à « faire » avec des systèmes obsolètes. Parfois, même un changement mineur peut avoir un impact plus important. General Electric a mentionné que l’amélioration de 1% de la récupération du pétrole valait 80 milliards de barils supplémentaires par an, soit l’équivalent de milliards de dollars de revenus supplémentaires. À une époque où le bras financier d’une entreprise est plus important que jamais, nous vous recommandons d’investir dans la gestion du processus d’approbation. Il peut vous aider à réduire les coûts en éliminant les inefficacités, en gardant votre équipe concentrée sur un travail plus stratégique et en protégeant les dépenses de votre organisation.