Des centaines de professionnels des comptes fournisseurs consacrent au moins 20 % de leur temps à la gestion des approbations, ce qui représente une journée complète par semaine. Avec une charge de travail aussi conséquente accaparée par des tâches chronophages et inefficaces, les équipes comptables ne peuvent pas se concentrent sur des priorités stratégiques. Heureusement, il existe une solution.
Si cette situation vous est familière et que vous partagez cette frustration, cet article est fait pour vous. Nous y aborderons les bonnes pratiques à adopter pour moderniser le processus d'approbation de votre équipe comptable et optimiser l'utilisation du temps de votre équipe.
Dans de nombreuses organisations, les canaux d’approbation sont souvent mal définis et les organisations n'ont pas la technologie nécessaire pour gérer efficacement les flux de validation. C'est souvent dû au manque de temps ou de budget des organisations pour adopter des solutions automatisées. Toutefois, ce manque d'automatisation peut entraîner des problèmes bien plus graves, comme une augmentation de la fraude et le risque d'erreurs manuelles telles que des surpaiements ou des paiements en double.
Heureusement, une solution d'automatisation des comptes fournisseurs simple comme Quadient Comptes Fournisseurs, peut donner aux équipes comptables les moyens de réussir. Cette solution permettrait non seulement d'éliminer les processus manuels, mais aussi de mieux protéger les résultats financiers de l'entreprise.
Les avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs
La solution d'automatisation des comptes fournisseurs de l'éditeur français Quadient offre de nombreux avantages, notamment :
- Gains de temps
- Réduction des coûts
- Amélioration de la collaboration
- Réduction des risques
De plus, il y a de nombreux autres avantages, comme des processus personnalisables et une meilleure visibilité sur chaque étape du processus par les membres de l'équipe. La gestion des approbations est un exemple spécifique où une solution d'automatisation des comptes fournisseurs peut avoir un impact immédiat et positif.
Bonnes pratiques en matière de canaux d'approbation
Les canaux d’approbation permettent de transférer les factures, les bons de commande, les dépenses et les paiements aux gestionnaires ou décideurs pour recueillir leur approbation. Mais lorsqu'un processus est manuel, il peut parfois bloquer et entraîner des erreurs manuelles. Pire, ces processus peuvent être manipulés ou falsifiés, entraînant une augmentation de la fraude.
Après avoir configuré des canaux d’approbation pour des milliers de professionnels, nous recommandons les bonnes pratiques suivantes :
- Créer des approbations à plusieurs niveaux : configurez au moins deux niveaux d’approbation. Vous pouvez également les catégoriser en définissant un seuil en euros, par exemple les factures supérieures à 1 000 € sont approuvées par deux approbateurs différents. Certains systèmes vous permettent de modifier ce flux afin qu’une facture ne puisse être traitée qu’après approbation par les deux approbateurs.
- Approbations distinctes pour les factures et les paiements : le responsable qui approuve les factures doit être différent de celui qui valide les paiements. Cette séparation améliorera votre stratégie de prévention des risques.
- Formalisez votre matrice d’approbations : documentez une structure organisationnelle formelle de vos canaux d’approbation et suivez-la. La structure devrait clairement définir qui est l’approbateur, quel délai il a pour l’approbation et qui serait l’approbateur secondaire en son absence.
- Séparer les tâches : Les PCGR (principes comptables généralement reconnus) recommandent la séparation des tâches. La séparation des fonctions interdit la prise de décisions financières par une seule personne.
- Créez un workflow d’approbation de bon de commande : configurez des règles internes pour effectuer un achat avant de passer une commande. Vous pouvez commencer par créer une demande d’approbation interne qui est autorisée par un responsable ou un service financier, puis envoyée au fournisseur. Divers systèmes de gestion des flux permettent de configurer des actions basées sur des déclencheurs pour gérer les bons de commande.
Automatisation des canaux d’approbation
La solution Quadient Comptes Fournisseurs peut vous aider à créer des canaux d'approbation personnalisés en fonction des exigences uniques de votre organisation. La solution vous offre la flexibilité de créer des processus d'approbation distincts pour tous vos processus comptables – des bons de commande, aux factures, aux paiements, avec des niveaux et des approbations distincts pour chacun.
En plus des avantages évidents en termes de gain de temps, l'automatisation des canaux d'approbation offre :
- Un accès restreint : seuls les approbateurs autorisés peuvent consulter le statut et l'historique d'un bon de commande et approuver une facture ou un paiement.
- Des envois personnalisés : créez des circuits d'approbation distincts pour les factures en fonction du site, du département, du projet, du fournisseur, etc.
- Pistes d'audit dans le cloud : suivez électroniquement chaque étape du processus de traitement d'une facture, pour une piste d'audit incontestable et facile d'accès.
Choisir une solution robuste d'automatisation des comptes fournisseurs
Il est important de donner à vos équipes comptables les meilleures solutions et de mettre en place une gestion automatisée des processus d'approbation, afin d'éliminer les inefficacités et protéger votre trésorerie.
Quadient Comptes Fournisseurs, la solution de l'éditeur français Quadient, peut automatiser vos flux de travail d'approbation des comptes fournisseurs. Réservez une démonstration dès aujourd'hui !
