La fin d'Excel pour la comptabilité client

Il y a quelques semaines, j’ai lu cet article du Wall Street Journal et j’y pense depuis. Dans celui-ci, des experts de la finance et de la comptabilité expliquent à quel point ils sont dépendants d'Excel pour leur travail.

Il se trouve que je me suis fixé pour objectif d’enterrer Excel.  Du moins en ce qui concerne la comptabilité clients.

Il y a deux ans, j’ai créé Quadient AR, une entreprise dont la mission est de rendre la collecte de créances rapide, facile et hautement prédictive. Avant, je possédais plusieurs entreprises et j’ai vécu de première main les complexités liées à l’exécution d'un processus de recouvrement géré dans Excel. J’ai appris que si vous n’êtes pas très, très prudent, le simple fait d’utiliser Excel peut mettre toute votre entreprise en danger.

J’avais besoin de connaître les montants qui allaient arriver sur mon compte et quand. J’avais besoin de garder mon flux de trésorerie cohérent. J’avais besoin de tous les avantages que je pouvais obtenir. Je voulais avoir le contrôle et je ne pouvais tout simplement pas l’obtenir avec Excel.

Je passais des heures sur mes tableaux Excel pour trouver quel client n'avait pas payé et je le relançais manuellement. Je ne disposais d'aucune indication de problèmes récurrents avec certains clients. 

Mon équipe financière a essayé de développer des stratégies pour optimiser ces processus de recouvrement en organisant plusieurs réunions récurrentes avec l’équipe de vente au cas où ils auraient besoin d’eux pour aider à collecter une créance.

Ils ont établi des procédures, passé de nombreux appels et envoyé mails après mails aux clients qui n'avaient pas payé. Nous avons perdu beaucoup de temps pour des résultats médiocres. Mon équipe passait trop de temps avec les clients qui allaient nous payer et pas assez de temps pour ceux qui avaient le plus besoin d’attention. Les réponses se cachaient plus profondément dans les données historiques. Trop profondément pour Excel. 

C’est à ce moment-là qu’une partie de l’idée de Quadient AR a commencé à se former. En fin de compte, nous avons développé Quadient AR par nécessité. Il devait y avoir un moyen plus facile, alors l’automatisation du processus de collecte d’espèces est devenue, eh bien, soyons honnêtes avec la formulation – une obsession. Oui, je l’ai dit. Je suis obsédé et c’est avec une conviction absolue que je crois que vous devriez vous joindre à moi en creusant un trou et en enterrant Excel et en vous engageant à ne plus jamais l’utiliser pour gérer vos comptes clients. C’est tout simplement trop risqué et trop douloureux. Sortons une fois par an le jour des morts pour vous rappeler pourquoi vous l’avez enterré mais pour l’amour de Dieu où une amulette de protection.

Quadient AR a été créé pour soulager l'expérience de recouvrement. Cette solution a été conçue pour regrouper toutes les informations de votre ERP, CRM et autres applications de facturation consolidées en un seul endroit.

Vous pouvez créer des workflows de recouvrement à la volée, définir des limites de crédit pour les clients en fonction de leur historique de paiement et mettre à jour leurs contacts de facturation. Tout est facilement accessible et mis à jour en temps réel. Il n’y a pas de formules compliquées ou d'ajustements manuels des chiffres.

Si l’automatisation des comptes clients est la prochaine évolution de la comptabilité SaaS, pourquoi les entreprises utilisent-elles toujours Excel ? Deux raisons à mon sens :

1. C’est ce qu’ils connaissent : Selon ce même article du WSJ, « l’une des raisons pour lesquelles Excel perdure est le temps que les employés passent à s’en occuper ».

C’est logique. La plupart des entreprises commencent à utiliser Excel lorsqu’il n’y a pas trop d’entrées à suivre. Ils s’y tiennent lorsque l’entreprise se développe en raison de leur familiarité avec le logiciel, pas parce que c’est un système facile à utiliser. Excel est un outil très familier – et il y a une résistance naturelle au changement.

Les organisations financières s’y tiennent même si une petite erreur dans une formule ou une virgule décimale ajoutée là où elle ne devrait pas être menace de tout faire s'écrouler. Cela peut être incroyablement coûteux. Dans ce même article du WSJ, une entreprise explique avoir perdu près d’un demi-million d'euros à cause d’une erreur dans Excel.

Et des erreurs comme celle-ci se produisent tout le temps. Parce que dans Excel, vous devez faire correspondre manuellement les paiements aux factures, transférer les données et espérer que toutes vos formules sont correctes. Avec le recul, cela représente une quantité folle de travail supplémentaire.

C’est un peu comme utiliser un ordinateur sous MSDOS. Bien que DOS ait été une percée à son époque, nous avons heureusement progressé depuis.

2. Les professionnels de la comptabilité clients ne savent pas que l’automatisation est une option : gérer les recouvrements à l’aide de l’apprentissage automatique et de l’IA est un nouveau concept, et de nombreux professionnels de la finance ne savent tout simplement pas qu'une telle option technologique existe. 

Excel existe depuis 1985. Essayez simplement de rechercher sur Google « modèles de comptabilité clients », vous trouverez des centaines de milliers de résultats - la plupart sont des modèles Excel téléchargeables.

Il est compréhensible que, à moins d’être un technicien, suivre toutes les innovations n’est pas toujours facile. Les meilleures équipes comptables ont par contre déjà très bien compris combien elles ont à gagner avec l’automatisation et quel impact immédiat cela peut avoir sur leurs résultats. Comme réduire leur délai moyen de recouvrement de 30%, réduire leurs coûts, créer un meilleur environnement de travail avec moins de tâches administratives et plus de temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques.

Excel est mort pour la comptabilité clients. 

Quadient AR marque l'avènement d'une nouvelle ère.

Je suis très excité d’en faire partie et je crois que vous le serez aussi.