Excel est mort dans les comptes clients

Il y a quelques semaines, j’ai lu «Finance Pros Say You’ll Have to Pry Excel Out of Their Cold, Dead Hands» dans le Wall Street Journal et j’y pense depuis.   Il se trouve que j’ai pour mission d’enterrer Excel et, ce faisant, d’aider à sauver les utilisateurs d’Excel, du moins en ce qui concerne la gestion de leurs comptes clients.

Il y a deux ans, j’ai cofondé YayPay, une entreprise dont la mission est de rendre la collecte d’argent rapide, facile et hautement prédictive.  Avant YayPay, je possédais plusieurs entreprises et j’ai vécu de première main la douleur liée à l’exécution de votre processus de recouvrement dans Excel. J’ai appris que si vous n’êtes pas très, très prudent, le simple fait d’utiliser Excel peut mettre toute votre entreprise en danger.

J’avais besoin de savoir à quoi m’attendre sur mon compte et quand.  J’avais besoin de garder mon flux de trésorerie cohérent.  J’avais besoin de tous les avantages que je pouvais obtenir.  Je voulais avoir le contrôle et je ne pouvais tout simplement pas l’obtenir avec Excel.

Si je passais des heures à regarder mon rapport de vieillissement Excel, je pourrais trouver qui chasser pour le paiement, mais le processus était très manuel.  Il n’y avait aucune indication de problèmes récurrents comme les clients qui prenaient l’habitude de payer en retard.

Mon équipe financière a essayé de comprendre les astuces et de développer des stratégies sur la façon de s’aligner les unes avec les autres en organisant plusieurs réunions récurrentes, tout en essayant de continuer à parler avec l’équipe de vente au cas où ils auraient besoin d’eux pour aider à collecter de l’argent aussi.

Ils ont établi des procédures, pilonné ces téléphones et envoyé des e-mails après les e-mails, le tout manuellement, quel que soit l’historique des paiements du compte.  Cela a fait perdre beaucoup de temps et les résultats ont été médiocres.  Ils passaient trop de temps sur les clients qui allaient nous payer de toute façon et pas assez de temps sur ceux qui avaient le plus besoin d’attention. Les réponses se cachaient plus profondément dans les données historiques et c’était beaucoup plus que ce qu’Excel pouvait gérer.

C’est à ce moment-là qu’une partie de l’idée de YayPay a commencé à se former. En fin de compte, nous avons développé YayPay par nécessité. Il devait y avoir un moyen plus facile, alors l’automatisation du processus de collecte d’espèces est devenue, eh bien, soyons honnêtes avec la formulation –  une obsession. Oui, je l’ai dit. Je suis obsédé et c’est avec une conviction absolue que je crois que vous devriez vous joindre à moi en creusant un trou et en enterrant Excel et en vous engageant à ne plus jamais l’utiliser pour gérer vos comptes clients. C’est tout simplement trop risqué et trop douloureux. Sortons une fois par an le jour des morts pour vous rappeler pourquoi vous l’avez enterré mais pour l’amour de Dieu où une amulette de protection.

YayPay a été créé pour soulager toutes les douleurs des collections que nous avons tous vécues.   Il a été conçu pour conserver toutes les informations de comptes clients de votre ERP, CRM et autres applications de facturation consolidées en un seul endroit.  Tous les appels, notes et e-mails enregistrés - toute l’activité et les détails facilement accessibles.

Vous pouvez créer des workflows de recouvrement à la volée, définir des limites de crédit pour les clients en fonction de leur historique de paiement et mettre à jour leurs contacts de facturation.  Tout est facilement accessible et mis à jour en temps réel.  Il n’y a pas de tracas avec des formules compliquées ou des ajustements manuels aux chiffres. Ne vous inquiétez pas des petites erreurs presque impossibles à trouver.

Si l’automatisation des comptes clients est la prochaine évolution de la comptabilité SaaS, pourquoi les entreprises utilisent-elles toujours Excel ?  Deux raisons :

1. C’est le diable qu’ils connaissent: Selon ce même article du WSJ, « l’une des raisons pour lesquelles Excel perdure est le temps que les employés passent à s’en occuper ».

C’est logique.  La plupart des entreprises commencent à utiliser Excel lorsqu’il n’y a pas trop d’entrées à suivre. Ils s’y tiennent lorsque l’entreprise se développe en raison de leur familiarité avec elle, pas parce que c’est un système facile à utiliser.   Excel est un outil très familier – et il y a une résistance naturelle au changement.

Les organisations financières s’y tiennent même si une petite erreur dans une formule ou une virgule décimale a ajouté là où elle ne devrait pas être – et tout le système pourrait être jeté.  Cela peut être incroyablement coûteux.   Faisant référence au même article du WSJ, le bureau du shérif du comté de Clallam a perdu près d’un demi-million de dollars à cause d’une erreur dans Excel.   Et des erreurs comme celle-ci se produisent tout le temps.  Ils se produisent parce que dans Excel, vous devez appliquer manuellement les paiements aux factures correctes, transférer les données et espérer que toutes vos formules sont exactement correctes.  Il y a une quantité folle de travail supplémentaire qui y est associée.   C’est comme utiliser votre ordinateur sous DOS au lieu de MacOS ou Windows.  Bien que DOS ait été une percée à son époque, nous avons heureusement progressé en cours de route depuis lors.  Pourtant, la marge d’erreur et le temps qu’il faut pour gérer votre RA dans Excel ne rappellent-ils pas la définition même de la folie d’Einstein ?  Celui qui dit : « faire la même chose encore et encore et anticiper des résultats différents » ?

2. Les professionnels de la RA ne savent pas que l’automatisation est une option: l’idée de gérer les collections à l’aide de l’apprentissage automatique et de l’IA est un nouveau concept, de sorte que de nombreux professionnels de la finance ne savent tout simplement pas qu’elle existe. Passer de l’ancien monde de l’excellence au nouveau monde de la science des données?

Excel existe depuis 1985.  Essayez simplement de rechercher sur Google « modèles de comptes clients », vous trouverez des centaines de milliers de résultats - la plupart sont des modèles Excel téléchargeables.

Il est compréhensible que, à moins d’être un technicien, suivre toutes les innovations n’est pas toujours facile.  Ceux qui sont au sommet de leur art, cependant, les premiers utilisateurs avant-gardistes, comprennent très bien combien ils ont à gagner avec l’automatisation de la RA et quel impact immédiat cela peut avoir sur leurs résultats. Comme réduire leur DSO jusqu’à 30%!, économiser des coûts, créer un meilleur environnement de travail financier avec moins de travail administratif et plus de temps pour se concentrer sur les aspects de service à la clientèle de la RA.

Excel est mort pour l’industrie des comptes clients.

YayPay entre dans une nouvelle ère de commerce autonome.

Je suis très excité d’en faire partie et je crois que vous le serez aussi.