Vous souhaitez optimiser le cycle facture-encaissement ? Votre ERP aura besoin d’aide
Il est indéniable qu’un ERP est un excellent outil, un outil polyvalent sur lequel les entreprises s’appuient fortement. Mais est-il assez solide pour vous aider à optimiser notre cycle de facturation à l’encaissement? Probablement pas.
Les ERP ne sont tout simplement pas conçus pour les comptes clients, même lorsqu’ils offrent des modules de RA. En général, les ERP ne disposent pas des outils de reporting approfondis et de collaboration client qui facilitent le déroulement du processus. Ils nécessitent également de nombreuses tâches manuelles qui consomment un temps précieux.
L’adoption d’une solution d’automatisation peut non seulement réduire la charge de travail, mais aussi améliorer l’expérience client et faire de la RA un moteur de croissance pour l’organisation.
L’importance des données et des rapports
Bien que les ERP offrent généralement des analyses liées aux comptes clients, les options sont limitées et rigides. Le problème est que la plupart des entreprises disposent d’une énorme quantité de données non structurées qu’elles doivent évaluer. Des mesures précieuses telles que les jours de vente en souffrance (DSO), la RA totale ouverte, les tendances des payeurs et autres ne sont pas disponibles pour les organisations qui s’appuient uniquement sur l’ERP. En conséquence, ils ont probablement une abondance de données brutes, mais aucun moyen réel de maximiser leur potentiel.
L’un des meilleurs moyens pour les entreprises de résoudre ce problème est de créer des rapports personnalisés. Cela peut être une ponction sur l’informatique, ou si le processus est envoyé à une entreprise externe, cela peut être coûteux. Peut-être encore plus problématique, l’extraction manuelle de données à partir d’une variété de sources pour les rapports clients peut entraîner des erreurs, créant des difficultés lorsqu’il s’agit de prendre des décisions financières éclairées.
69% des travailleurs interrogés par Experian révèlent que de mauvaises données sapent leurs stratégies commerciales.
Les rapports avancés disponibles via une solution d’automatisation comme YayPay vous permettent de créer rapidement des rapports personnalisés et de les convertir facilement en tableaux et graphiques qui vous aideront à prendre des décisions stratégiques éclairées.
En appuyant sur un bouton, une organisation peut identifier les factures en souffrance, le montant de l’argent en souffrance et les comptes qui risquent de prendre du retard. En fournissant des informations sur des domaines tels que les tendances des payeurs, le nombre moyen de jours de défaillance et les DSO, les équipes de RA peuvent identifier de manière proactive les problèmes dans le cycle de la facturation à l’encaissement et les résoudre de front.
Les avantages de la collaboration avec les clients
Bien que cela puisse sembler évident, le perfectionnement de notre cycle de facturation à l’encaissement nécessitera l’aide de vos clients. Après tout, ce sont eux qui paieront la facture. Cela signifie communiquer régulièrement avec eux pour s’assurer que les factures ont été reçues, qu’il n’y a pas de questions liées à la facture et que toutes les erreurs sont reconnues et résolues rapidement.
Contrairement à un ERP, un logiciel d’automatisation facilite la création de cadences d’e-mails et suit toutes les communications clients. Ce contact régulier garde la question à l’esprit du client et aide à assurer un paiement rapide.
Un portail en libre-service donne également aux clients la possibilité de se connecter et d’effectuer des paiements à leur convenance. Plus il est facile pour vos clients de le faire, plus il est probable que cela soit résolu en temps opportun.
Le portail leur permet également de soulever rapidement des litiges en cas de problème ou de désaccord concernant une facture. Les ERP sont rarement conçus pour gérer les différentes étapes requises pour résoudre ces problèmes. La possibilité pour le client d’enregistrer immédiatement les litiges en ligne élimine également le besoin de longs appels téléphoniques et d’e-mails sans fin pour expliquer le problème.
Les pièges du traitement manuel
Parce qu’ils ne s’intègrent pas à vos autres systèmes, les ERP ne disposent pas toujours des données les plus récentes. Si les informations client changent, elles doivent être saisies manuellement dans l’ERP. Le manque de communication entre les solutions signifie également passer d’un programme à l’autre comme Excel, e-mail, CRM et autres lors de l’examen des informations de compte. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs.
Les solutions d’automatisation centralisent toutes les informations, en s’intégrant entre vos différents systèmes tels que ERP, CRM et autres. Pour cette raison, vous avez facilement accès à des données à jour à tout moment et vous éliminez la possibilité d’erreur humaine lors de la saisie des données. Tous ces facteurs facilitent et accélèrent la transformation de vos factures en espèces.
Les entreprises qui mettent en œuvre l’automatisation de la RA constatent une diminution moyenne de 7 jours de leur DSO.
Bien qu’un ERP soit un outil inestimable pour les entreprises, il a besoin d’aide pour s’assurer que vos comptes clients fonctionnent à leur plus haut niveau possible. Pour en savoir plus sur la façon d’améliorer votre processus de RA, lisez le Manuel sur le fonds de roulement de YayPay.
