Il est indéniable qu’un ERP est un excellent outil, polyvalent, sur lequel les entreprises s’appuient fortement. Mais est-il capable de vous aider à optimiser votre cycle de facturation à l’encaissement ? Probablement pas.
Les ERP ne sont tout simplement pas conçus pour les comptes clients, même lorsqu’ils offrent des modules dédiés. En général, les ERP ne disposent pas des outils de reporting approfondis et de collaboration client qui facilitent le déroulement des processus liés à la comptabilité client. Ils nécessitent également de nombreuses tâches manuelles qui consomment un temps précieux.
L’adoption d’une solution d’automatisation peut non seulement réduire la charge de travail, mais aussi améliorer l’expérience client et faire des comptes clients un moteur de croissance pour l’organisation.
L’importance des données et des rapports
Bien que les ERP offrent généralement des analyses liées aux comptes clients, les options sont limitées et rigides. Le problème est que la plupart des entreprises disposent d’une énorme quantité de données non structurées qu’elles doivent évaluer. Des mesures précieuses telles que les jours de vente en souffrance (DSO), le montant total de votre poste client, les tendances des payeurs et autres ne sont pas disponibles pour les organisations qui s’appuient uniquement sur l’ERP. En conséquence, ils ont probablement une abondance de données brutes, mais aucun moyen réel de maximiser leur potentiel.
L’un des meilleurs moyens pour les entreprises de résoudre ce problème est de créer des rapports personnalisés. Cela peut à terme représenter une charge importante pour le service informatique, ou si le processus est externalisé, cela peut être coûteux. Peut-être encore plus problématique, l’extraction manuelle de données à partir d’une variété de sources pour les reportings clients peut entraîner des erreurs, créant des difficultés lorsqu’il s’agit de prendre des décisions financières éclairées.
69% des travailleurs interrogés par Experian révèlent que de mauvaises données sapent leurs stratégies commerciales.
Les rapports avancés disponibles via une solution d’automatisation comme Quadient Comptes Clients vous permettent de créer rapidement des rapports personnalisés et de les convertir facilement en tableaux et graphiques qui vous aideront à prendre des décisions stratégiques éclairées.
En appuyant sur un bouton, une organisation peut identifier les factures en retard, le montant des créances et les comptes qui risquent de prendre du retard. En fournissant des informations sur des domaines tels que les tendances des payeurs, le nombre moyen de jours de défaillance et les délais de paiement, les équipes en charge des comptes clients peuvent identifier de manière proactive les problèmes dans le cycle de la facturation à l’encaissement et les résoudre en amont.
Les avantages de la collaboration avec les clients
Bien que cela puisse sembler évident, le perfectionnement de votre cycle de facturation nécessitera l’aide de vos clients. Après tout, ce sont eux qui paient les factures. Cela signifie communiquer régulièrement avec eux pour s’assurer que les factures ont été reçues, qu’il n’y a pas de questions liées à celles-ci et que tous les problèmes sont identifiés et résolus rapidement.
Contrairement à un ERP, un logiciel d’automatisation facilite la création d'envois automatiques de mails et suit toutes les communications clients. Ce contact régulier maintient votre entreprise dans l’esprit du client et aide à assurer un paiement rapide.
Un portail en ligne permet également aux clients de signaler rapidement des problèmes ou désaccords concernant une facture. Les ERP sont rarement conçus pour gérer les différentes étapes requises pour répondre à ces défis. La possibilité pour le client de signaler directement les litiges en ligne élimine également le besoin de longs appels téléphoniques et de mails sans fin pour expliquer le problème.
Les pièges du traitement manuel
Parce qu’ils ne s’intègrent pas à vos autres systèmes, les ERP ne disposent pas toujours des données les plus récentes. Si les informations client changent, elles doivent être saisies manuellement dans l’ERP. Le manque de communication entre les solutions signifie également passer d’un programme à l’autre comme Excel, e-mail, CRM et autres lors de l’examen des informations de compte. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs.
Les solutions d’automatisation centralisent toutes les informations, en s’intégrant entre vos différents systèmes tels que ERP, CRM et autres. Pour cette raison, vous avez facilement accès à des données à jour à tout moment et vous éliminez la possibilité d’erreur humaine lors de la saisie des données. Tous ces facteurs facilitent et accélèrent l'encaissement de vos factures.
Les entreprises qui mettent en œuvre l’automatisation des comptes clients constatent une diminution moyenne de 7 jours de leurs délais de recouvrement.
Bien qu’un ERP soit un outil inestimable pour les entreprises, il a besoin d’aide pour s’assurer que vos comptes clients fonctionnent à leur plus haut niveau possible. Pour en savoir plus sur la façon d’améliorer votre processus de comptabilité clients, demandez une démo à nos experts Quadient Comptes Clients.
