Toutes les tâches AR ne sont pas égales. Ce sont les plus importants
Malgré de nombreux progrès, les scientifiques n’ont toujours pas compris comment ajouter plus d’heures à la journée. Heureusement, la technologie a produit de nombreux outils pour vous aider à tirer le meilleur parti des heures dont vous disposez.
Ceci est particulièrement important dans les comptes débiteurs, où la santé financière d’une entreprise est directement liée au temps qu’il faut pour être payé.
Heureusement, il existe quelques meilleures pratiques et outils qui peuvent rendre le processus plus efficace, en assurant un bon nombre de jours de ventes (DSO) et, par extension, en protégeant nos flux de trésorerie.
Organisez vos factures dans des compartiments
La première étape lors de l’organisation de la RA consiste à diviser les factures en compartiments vieillissants. En règle générale, cela se fera comme suit:
- 1-30 jours de retard
- 31-60 jours de retard
- 61-90 jours en retard
- 91-120 jours en retard
- 121 jours en retard et plus
En règle générale, il est préférable de s’attaquer aux comptes des plus récents.
Obtenir les données pour créer ces compartiments peut nécessiter beaucoup de main-d’œuvre si vous comptez toujours sur des processus manuels. Pour créer le rapport, les personnes doivent généralement télécharger les données vieillissantes de leur logiciel de comptabilité, les analyser, puis entrer les informations dans une feuille de calcul qui peut être partagée.
Les employés passent jusqu’à 19% de leur semaine simplement à chercher des informations.
En revanche, les solutions d’automatisation permettent d’accéder à des tableaux de bord avec des rapports détaillés disponibles en appuyant simplement sur un bouton. En s’intégrant à votre ERP, trouver les données et les métriques dont vous avez besoin n’a jamais été aussi facile.
Jetez un coup d’œil à l’avenir
Savoir quels comptes présentent un plus grand risque de retard de paiement aide les représentants des comptes clients à hiérarchiser leur journée. Après tout, il ne sert à rien de dépenser autant d’énergie sur des comptes qui paient régulièrement à temps que ceux qui sont susceptibles de traîner les pieds.
Les solutions d’automatisation intègrent l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour faciliter ce processus. Avec YayPay, le logiciel est équipé de deux algorithmes spécifiques à cet effet. Le premier prédit les paiements à temps en examinant les factures actuelles et en analysant si elles sont susceptibles d’être payées avant la date d’échéance. Le second est utilisé pour évaluer les factures en souffrance et prédire leur retard.
Avec une précision allant jusqu’à 94 % , l’analyse prédictive de YayPay aide les équipes des comptes clients à aborder les comptes clients de manière proactive.
Automatisation Grab AR par la Long-Tail
Bien que chaque compte et facture soit important pour votre entreprise, certains sont incontestablement plus importants que d’autres. C’est-à-dire que votre équipe ne devrait probablement pas consacrer autant de temps et d’efforts à effectuer un paiement sur une facture de cent dollars qu’elle le ferait sur une facture de 100 000 $.
La règle des 80/20 est un modèle largement accepté qui suggère que 80% de vos revenus proviennent probablement de 20% de vos clients. Ensuite, il y a les centaines, voire les milliers de petites transactions qui composent le reste. C’est ce qu’on appelle les factures à longue traîne. Sur un graphique mesurant le retour sur investissement par client par rapport à la clientèle, ils créent la partie longue et étroite du graphique.
L’utilisation de l’approche à long terme implique l’automatisation des comptes débiteurs pour toutes les factures de faible valeur, ce qui permet à l’équipe de se concentrer sur les transactions en dollars plus élevés, qui peuvent nécessiter une gestion prudente et attentionnée.
Vous pouvez également appliquer la même stratégie à votre flux de travail d’équipe. Une journée typique dans la vie d’un cadre de la RA est composée d’une poignée de priorités critiques pour l’entreprise et d’un certain nombre de petites « tâches à longue traîne » telles que la saisie de données, la composition et l’envoi d’e-mails, la réponse aux questions des clients, etc.
Permettre à une solution d’automatisation de gérer ces tâches banales libère votre équipe de RA pour qu’elle puisse se concentrer sur des activités qui amélioreront activement les DSO et les flux de trésorerie. Le logiciel envoie automatiquement des factures, ainsi que des rappels de suivi jusqu’au paiement de la facture. Le portail en libre-service permet aux clients d’effectuer des paiements, de consulter leurs factures et de soulever rapidement tout litige qu’ils pourraient avoir.
L’équipe des comptes clients peut également utiliser le temps supplémentaire pour se concentrer sur des choses telles que l’amélioration de votre stratégie de recouvrement et s’assurer que la gestion de votre compte s’aligne sur les objectifs de l’équipe de vente.
Pour plus d’informations sur la façon d’aborder stratégiquement les comptes clients, consultez le livre électronique de YayPay: Devenez un héros des revenus: Crédit 2 Cash.
