Malgré de nombreux progrès, les équipes en charge des comptes clients n'ont souvent pas assez d'heures dans une journée pour accomplir leur travail. Heureusement, la technologie peut aujourd'hui les aider à tirer le meilleur parti des heures dont elles disposent.
Il existe également toute une série de bonnes pratiques qui peuvent améliorer les processus et assurer des délais de paiement optimaux et, par extension, améliorer le flux de trésorerie de l'entreprise.
Triez vos factures par ancienneté
La première bonne pratique consiste à organiser vos factures par date. En règle générale, voici les catégories retenues :
- 1-30 jours
- 31-60 jours
- 61-90 jours
- 91-120 jours
- 121 jours et plus
Il est préférable de se concentrer sur les factures les plus récentes.
Obtenir les données pour créer ces catégories peut nécessiter beaucoup de temps avec des processus manuels. Pour finaliser ce tri, il faut télécharger les données du logiciel de comptabilité, les analyser, puis entrer les informations dans une feuille de calcul qui peut ensuite être partagée.
Les employés passent jusqu’à 19% de leur semaine à chercher des informations.
En revanche, les solutions d’automatisation permettent d’accéder à des tableaux de bord avec ces informations en un clic. Avec l'intégration de ces solutions à votre ERP, trouver les données et les chiffres clés dont vous avez besoin n’a jamais été aussi facile.
Anticipez
Savoir quels comptes présentent un plus grand risque de retard de paiement aide les équipes à prioriser leurs tâches. Il est inutile de dépenser de l’énergie pour des comptes qui paient régulièrement à temps.
Les solutions d’automatisation s'appuient sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour faciliter ce processus. Avec Quadient Comptes Clients, deux algorithmes spécifiques vous épaulent pour hiérarchiser les clients. Le premier prédit les paiements à temps en examinant les factures actuelles et en analysant si elles sont susceptibles d’être payées avant la date d’échéance. Le second est utilisé pour évaluer les factures en retard et prédire la durée de celui-ci.
Avec une précision allant jusqu’à 94 % , l’analyse prédictive de Quadient Comptes Clients aide les équipes comptables à aborder les comptes clients de manière proactive.
L'automatisation de vos petites factures
Bien que chaque facture soit importante pour votre entreprise, certaines le sont plus que d’autres. C’est-à-dire que votre équipe ne devrait probablement pas passer autant de temps sur une facture à cent euros ou à 100 000 €.
La règle des 80/20 est un modèle largement accepté qui suggère que 80% de vos revenus proviennent probablement de 20% de vos clients. Ensuite, il y a les centaines, voire les milliers de petites transactions qui composent le reste de votre flux de trésorerie. C’est ce qu’on appelle la longue traîne. Sur un graphique mesurant le retour sur investissement par client par rapport à la clientèle, ils créent la partie longue et étroite du graphique.
L’utilisation d'une approche à long terme de cette longue traîne implique l’automatisation des comptes clients pour toutes les factures de faible valeur, ce qui permet à l’équipe de se concentrer sur les transactions aux montants plus élevés, qui peuvent nécessiter une gestion prudente et attentionnée.
Vous pouvez également appliquer la même stratégie à vos processus de travail. Une journée typique dans la vie d’un gestionnaire de comptes clients est composée d’une poignée de priorités critiques pour l’entreprise et d’un certain nombre de petites « tâches à longue traîne » telles que la saisie de données, la composition et l’envoi de mails, la réponse aux questions des clients, etc.
Permettre à une solution d’automatisation de gérer ces tâches banales libère votre équipe pour qu’elle puisse se concentrer sur des activités qui amélioreront activement vos délais d'encaissement et votre flux de trésorerie. Le logiciel envoie automatiquement des factures, ainsi que des rappels de suivi jusqu’au paiement. Le portail en libre-service permet aux clients d’effectuer des paiements, de consulter leurs factures et de soulever rapidement tout litige qu’ils pourraient avoir.
L’équipe des comptes clients peut également utiliser le temps supplémentaire pour se concentrer sur des choses telles que l’amélioration de votre stratégie de recouvrement et s’assurer que la gestion de vos priorités s’aligne sur les objectifs de l’équipe commercial.
Pour plus d’informations sur la façon d’aborder stratégiquement les comptes clients, contactez nos experts Quadient Comptes Clients.
