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En mars 2020, l’Association for Institutional Research (AIR) a dû s’adapter à une nouvelle réalité. Comme pour les entreprises du monde entier, elles devaient assurer la continuité des activités alors que leur petite équipe (alors seulement 30 personnes) ne pouvait plus aller au bureau.
Ce n’était pas aussi difficile que cela aurait pu l’être. AIR, l’organisation professionnelle des chercheurs institutionnels des universités collégiales et des campus, avait déjà connu un processus de numérisation bien avant que la pandémie de COVID-19 ne frappe.
« À partir du début de 2019, nous avons commencé à tout déplacer en ligne afin qu’il puisse être accessible à distance », a déclaré Charlie McCumber, directeur des finances chez AIR. « Lorsque la pandémie a frappé en mars 2020, ce n’était pas un grand coup de pouce pour nous de passer complètement au travail en ligne. »
« Nous nous étions préparés à la pandémie sans le savoir. »
– Charlie McCumber, directeur des finances, AIR
Pour l’équipe des finances, la flexibilité était essentielle. Il se compose de McCumber, le directeur financier, et d’un autre comptable, par l’intermédiaire desquels toutes les fonctions, y compris les comptes fournisseurs, les comptes clients et les audits, doivent passer. « 99% de ce que nous faisons maintenant est en ligne, et nous nous dirigions dans cette direction avant la pandémie », a déclaré McCumber. « Nous nous étions préparés à la pandémie sans le savoir. » L’organisation est passée à Quadient Comptes Fournisseurs pour automatiser ses comptes fournisseurs il y a plus de deux ans. Néanmoins, il y avait encore des processus sur papier qui devaient être traités une fois le bureau fermé.
« Certaines personnes envoyaient encore des chèques papier à notre bureau si elles n’utilisaient pas notre adresse de boîte verrouillée », a déclaré McCumber. Un autre défi consistait à trouver un moyen sûr pour les entrepreneurs d’envoyer par courriel des détails contenant des renseignements financiers sensibles requis à des fins fiscales.
Le plus grand défi pour l’organisation a été de tenir une énorme conférence annuelle virtuellement plutôt qu’en personne. AIR a également dû décider quoi faire d’un bâtiment que l’organisation possédait à Tallahassee. À l’origine, le plan était de ramener tout le monde d’un immeuble de bureaux loué à cette propriété – mais maintenant que le travail à domicile semble être là pour rester, il sera vendu. La fatigue du zoom, un problème familier pour les employés de bureau au cours de la dernière année, était un autre problème.
« Je pense qu’il y a encore beaucoup d’apprentissage à faire sur l’aspect des réunions virtuelles », a déclaré McCumber. Les problèmes de connexion et l’étiquette d’utilisation de la vidéo doivent être résolus. Un substitut parfait pour pouvoir passer par le bureau de quelqu’un n’a pas encore été trouvé.
La solution d’automatisation
Les choses sont peut-être plus faciles maintenant, mais elles n’ont pas toujours été ainsi avant que les opérations financières ne soient automatisées chez AIR.
« L’un des problèmes que nous avions auparavant, c’est que tous les responsables de programme qui approuvent les choses n’étaient pas présents tous les jours », a expliqué McCumber. « Certains étaient éloignés en permanence. Devoir leur envoyer des copies de choses par e-mail et leur dire « pouvez-vous approuver cela » et parfois devoir imprimer les e-mails était très lourd.
« Passer à Sage Automation avec Quadient Comptes Fournisseurs a rendu les choses un million de fois plus faciles. Les gens peuvent envoyer des documents dans le système, les rejeter et les renvoyer si nécessaire. C’est très gérable pour la petite équipe comptable que nous avons. » Les gens semblent moins intimidés par une liste d’articles dans leur file d’attente d’approbation qu’une pile de documents papier sur leur bureau », a-t-il ajouté.
L’ensemble du processus, de la réception d’une facture au paiement, prenait généralement une semaine avant Quadient Comptes Fournisseurs. « Nous aimons pouvoir traiter les choses le jour même si nécessaire. » Les fournisseurs envoient leurs factures à une adresse e-mail spécifique. L’équipe des comptes les traite, puis ils sont acheminés électroniquement aux approbateurs. Cela a permis d’économiser non seulement du temps, mais aussi de l’argent, car AIR ne réduit plus les chèques coûteux pour payer les fournisseurs.
Un autre avantage de l’utilisation de Quadient Comptes Fournisseurs est que la fonction de reporting vous donne une vue d’ensemble de ce que vous avez dépensé. « Je peux choisir une plage de dates – le premier trimestre de l’année, par exemple – et voir un total. Toutes ces données et toutes ces factures se trouvent dans un seul endroit numérique, et il n’est pas nécessaire de feuilleter les classeurs », a déclaré McCumber. Le temps passé à classer a également été économisé. La tradition annuelle de transporter trois ou quatre boîtes par an jusqu’à un entrepôt a enfin pris fin.
Cinq choses que l’équipe des finances d’AIR a apprises pendant la pandémie
- Les compétences en gestion du temps sont essentielles : sans séparation physique entre la vie à la maison et au bureau, les gestionnaires et les employés doivent décider de la meilleure façon de gérer leur propre temps. « J’ai appris que les choses ne sont pas toujours aussi urgentes que je le pensais », a déclaré McCumber.
- Faites confiance à vos employés : les gestionnaires ne peuvent pas superviser leur main-d’œuvre de la même manière qu’auparavant, mais doivent leur faire confiance pour faire le travail.
- Utilisez la technologie pour gérer les affectations : des outils tels que Trello ou Tasks dans Microsoft Office peuvent vous aider à suivre les projets lorsque tout le monde travaille à distance.
- Soyez flexible: peut-être que votre journée n’est plus un neuf à cinq. Si le travail est encore fait, ce n’est pas grave. Il est essentiel d’être ouvert à de nouvelles méthodes de travail. Dans le même temps, les gestionnaires doivent échelonner le changement afin que les gens ne soient pas submergés par trop de choses à la fois.
- Automatisez-le : AIR a pu s’adapter relativement facilement à la pandémie grâce à la mise au point d’accès automatisée avec Quadient Comptes Fournisseurs et à une équipe habituée à travailler à domicile.
Orientation future
McCumber voulait employer un membre supplémentaire du personnel bien avant la COVID-19. L’incertitude apportée par la pandémie a rendu cela impossible, mais le membre de l’équipe qui gère les opérations comptables quotidiennes est en mesure de le faire parce que tout a été numérisé et déplacé dans le cloud.
« Si tout n’était pas en ligne et facile de créer des rapports, de déplacer les choses et d’obtenir des approbations, nous aurions probablement besoin de personnel supplémentaire – au moins une personne à temps partiel – pour nous aider à faire notre travail en temps opportun », a déclaré McCumber. En l’état, en utilisant Quadient Comptes Fournisseurs avec d’autres applications, l’équipe financière peut gérer.
AIR a pu récolter les fruits de son premier programme de numérisation, mais les améliorations ne s’arrêteront pas là. McCumber a l’ambition de rendre la fin de mois plus rapide et de mettre en œuvre de nouveaux processus budgétaires. Au-delà de cela, il a souligné l’importance de reconnaître le stress que les employés ont vécu et continuent de vivre.
« Tout le monde n’a pas la capacité de travailler une journée de huit heures parce qu’ils sont fatigués du cauchemar de faire face à cette pandémie », a-t-il déclaré. « Tout le monde n’a pas un excellent emplacement de bureau à domicile. » Comprendre cela a été la clé de l’approche d’AIR pour changer au cours des prochains mois, mais une chose est sûre : leur équipe a énormément bénéficié de l’automatisation et du travail à distance jusqu’à présent.
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