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Les dirigeants des collèges sont conscients de l’importance des données, mais n’ont pas toujours les outils nécessaires pour obtenir des résultats. Pour eux, l’Association for Institutional Research (AIR) aide à construire une approche fondée sur des données et à améliorer la prise de décision dans l’enseignement supérieur. En interne, leur équipe financière maîtrise déjà l’art d’utiliser l’analytique dans les rapports financiers. « L’ensemble de notre processus de comptes fournisseurs (PA) est basé sur le cloud », explique Charles McCumber, directeur des finances. Désormais à distance, la récupération et l’analyse des données AP ont lieu en temps réel.
« Il était simple à configurer et à utiliser et permettait des approbations de paiement rapides et faciles » – Charles McCumber, directeur des finances, AIR
Mais il y a quelques années à peine, le papier était partout. L’équipe des comptes fournisseurs d’AIR stockait les documents dans des boîtes physiques et les tâches AP sur papier se perdaient souvent dans les allers-retours entre l’employé et l’approbateur. « L’un des principaux défis consistait à obtenir des approbations en transmettant des lots de bons (documents justificatifs) aux personnes appropriées », explique McCumber. Le responsable devrait signer physiquement chaque chèque et le renvoyer à l’équipe AP pour traitement. « La récupération manuelle des documents était un grand défi », explique McCumber.
Au cours d’une journée typique, un commis ap entrerait les factures et les transmettait au directeur pour examen. « Après approbation, les chèques seraient imprimés et remis au directeur financier pour signature. Ensuite, les chèques ont été scannés, mis dans des enveloppes et postés. Enfin, les bons ont été déposés par les vendeurs dans des classeurs », décrit McCumber. Le cycle devenait encore plus laborieux si l’approbateur avait besoin de détails.
AIR reconnaît la valeur des données, mais des informations utiles peuvent se perdre dans une mer d’informations si elles ne sont pas facilement accessibles. Leurs principaux obstacles résidaient dans l’approbation et le paiement des factures. McCumber voulait automatiser les deux. « Nous avons choisi Beanworks parce qu’il s’intégrait à Sage 50, notre principal système comptable. Il était simple à configurer et à utiliser et permettait des approbations de paiement rapides et faciles », a souligné McCumber.
Quelle a été l’une des premières pratiques que McCumber a supprimées dès que l’AP est devenu automatisé? « J’aime le fait que nous n’ayons plus besoin d’imprimer physiquement ou d’envoyer des chèques par la poste », dit McCumber.
Au lieu de cela, AIR utilise le système ACH de Beanworks pour effectuer des paiements et a considérablement réduit les retards. Leur équipe ne consacre plus que 2 à 3 % de leur journée à ce flux de travail. « Plus de 50 % de nos fournisseurs utilisent ACH », ajoute McCumber.
« Si notre processus AP avec Beanworks n’avait pas été en place avant la pandémie, il serait extrêmement compliqué et presque impossible à gérer. » – Charles McCumber, directeur des finances, AIR
Avec tout centralisé, les employés n’ont pas besoin de courir après les traces papier ou d’analyser les fils de discussion des e-mails pour obtenir des réponses. « Nous n’avons plus de classeurs remplis de dossiers avec des lots de bons imprimés. Trouver des éléments archivés est beaucoup plus efficace maintenant. Nous passons beaucoup moins de temps à traiter les comptes créditeurs mensuels qu’auparavant », explique McCumber.
À l’heure actuelle, 11 gestionnaires délèguent des approbations. Même s’ils travaillent tous à domicile, les comptes fournisseurs continuent de naviguer en douceur. « Si notre processus d’AP avec Beanworks n’avait pas été en place avant la pandémie, il serait extrêmement compliqué et presque impossible à gérer », souligne McCumber.
AIR est déjà à l’avant-garde pour donner aux professionnels de l’enseignement supérieur les moyens de prendre de meilleures décisions à l’aide de données. Leur bras financier utilise la même vision pour pousser vers un flux de travail plus organisé. Les employés sont en mesure d’agir sur les données, de rationaliser les processus et de suivre le rythme de la croissance de l’entreprise. « Beanworks a aidé nos approbateurs en simplifiant le processus d’approbation », explique McCumber.
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